201107141111Word 2010一頁合併2筆資料

Microsoft Office Word 2010的「合併列印」功能很好用,利用一個Word檔案,配合以WordExcelAccess建立的名單資料表,輕鬆的就可以做「合併列印」的動作。這項功能會節省很多的時間與人力,適合用在「列印標籤、名條」、「邀請函」、「製作獎狀」、「感謝狀」...等任何想的到的文件都可以利用這個好用的功能。如果合併的資料較少,可以設定一頁合併多筆資料,以節省紙張。本文以製作通知單為例,說明應用Word 2010「合併列印」的功能,一頁合併2筆資料的操作方法:

1.使用Word 2010合併列印」的功能之前,必須先建立一個資料表格,如圖示的Excel 2010檔案,已經建立一個「姓名」的工作表,資料表格內含標題名稱和資料。

2.開啟Word 2010,製作開會通知單,如圖示。

3.因為資料較少,點選「版面配置\版面設定\」,準備將版面設定為一頁2筆資料單面雙頁(一張紙可以列印2筆資料)。

4.在「邊界」的索引標籤,「多頁」的選項選擇「單面雙頁」。

5.點選「確定」。

6.選取輸入的文字,點選「常用\複製」的按鈕,複製選取的文字。

7.將游標移到文字的最後面,如圖示。

8.按鍵盤的「Enter」換行,將游標移到下一頁,如圖示。

9.點選「常用\貼上」,將複製的資料貼上,如圖示。

10.縮小顯示的比例,同時顯示2筆資料,如圖示。

11.點選「郵件\選取收件者\使用現有清單」,準備選取已經建立的 Eecel 2010姓名資料檔案。

12.選擇Excel 2010檔案,點選「開啟」。

13.選擇工作表「姓名」,點選「確定」。

14.選取第1篇文章通知單的姓名「陳蕙芯」,點選「插入合併欄位\姓名」。

15.如圖示,已經插入「姓名」欄位。選取通知單的稱謂「小姐」,點選「插入合併欄位\稱謂」。

16.如圖示,已經插入稱謂。在稱謂欄位的後面,點選「規則\Next Record (下一筆記錄)」。

說明:

1)一定要插入「Next Record (下一筆記錄)」,否則,同一頁的2筆合併資料會出現同一個人。

2)「Next Record (下一筆記錄)」的插入位置,一定要在第一篇文章所有合併資料的後面。

17.如圖示,已經插入 <<Next Record (下一筆記錄)>>

18.依照上述插入合併欄位的方法,在第2篇文章也插入「姓名」和「稱謂」,如圖示。

19.點選「預覽結果」,瀏覽合併以後的資料。

20.如圖示,已經正確合併資料,兩篇一樣的文章,出現不同的收件者。

21.點選「完成與合併\編輯個別文件」,將所有的合併資料輸出到另一個Word文件。

22.點選「確定」,合併所有文件。

23.已經合併所有文件,可以檢查或者修改合併以後的資料。

24.檢查或修改完成之後,點選「檔案\列印\列印」,完成通知單的製作。


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