201107132203Word 2010合併列印

Microsoft Office Word 2010的「合併列印」功能很好用,利用一個Word檔案,配合以WordExcelAccess建立的名單資料表,輕鬆的就可以做「合併列印」的動作。這項功能會節省很多的時間與人力,適合用在「列印標籤、名條」、「邀請函」、「製作獎狀」、「感謝狀」...等任何想得到的文件都可以利用這個好用的功能。本文以製作感謝狀為例,說明Word 2010「合併列印」的操作方法:

1.使用Word 2010「合併列印」的功能之前,必須先建立一個資料表格,如圖示的Excel 2010檔案,已經建立一個「姓名」的工作表,資料表格內含標題名稱和資料。

2.開啟Word 2010,製作一張感謝狀,如圖示。

3.點選「郵件\啟動合併列印\一般 Word 文件」。也可以點選「逐步合併列印精靈」,依照指示的步驟,完成文件的合併,操作方法詳見:Word 2003 的合併列印

4.點選「選取收件者\使用現有清單」,準備選取已經建立的 Excel 2010檔案。

5.選擇Excel 2010檔案,點選「開啟」。

6.選擇工作表「姓名」,點選「確定」。

7.選取感謝狀的姓名「洪欣怡」,點選「插入合併欄位\姓名」。

8.如圖示,已經插入「姓名」欄位。

9.選取感謝狀的稱謂「小姐」,點選「插入合併欄位\稱謂」。

10.如圖示,已經插入「稱謂」欄位。

11.點選「預覽結果」,可以預覽合併的資料。

12.如圖示,出現第1筆資料「洪欣怡 小姐」,點選「下一筆記錄」,可以檢視其它資料。

13.如圖示,出現第2筆資料「郭嘯天 先生」。

14.點選「完成與合併\編輯個別文件」,將所有的合併資料輸出到另一個Word文件。

15.點選「確定」,合併所有文件。

16.已經合併所有文件,可以檢查或者修改合併以後的資料。

17.檢查或修改完成之後,點選「檔案\列印\列印」,完成感謝狀的製作。

18.如果不需要修改合併後的資料,也可以在合併時,點選「完成與合併\列印文件」,直接列印合併的文件。

19.點選「醒目提示合併欄位」,合併的文字會加上灰色的網底,如圖示。


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