200610290724如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇

上帝在造人時,給了人類很強的CPU,但是給的RAM卻不夠大。若我們常常把大腦當作鬧鐘使用(例如提醒自己明天早上九點要打電話給客戶,早上起來要記得晾衣服等),一旦要記憶的東西太多,就會佔據原本大腦最強的功能—創意思考能力。GTD的目的,就是希望把事情紀錄在腦袋以外的工具,釋放出大腦的思考空間。上一篇我們討論了如何成為時間管理的黑帶高手的理論面,這一篇討論的是我自己目前使用的工具—Diddlebug

Diddlebug可以達到以下時間管理三個功能

 *鬧鐘:可以設定上百個手寫鬧鐘

 *收件匣:數位化收件匣,環保,快速,免費

 *ASAP下一步行動清單放置處(也就是上圖的TO DO):把所有雜事及任務的下一步清單放在一起,並用時間,場合,任務的方式組織起來。

從2003年到現在我使用Diddlebug已經滿三年了,但是對這個軟體的喜好與日俱增,也是我始終沒有改變過的GTD工具。相信PIL上面的朋友喜歡這個軟體的也不在少數,最早是當年2月gasoline[分享] GTD by Palm 心得中提到

………..在天馬行空的散亂思考期, 可以用Diddlebug將想到的塗鴉下來, 再利用抄送功能傳到想歸納的程式。目前我將Diddlebug當作最初未處理事件的"收件夾".將未組織的內容先丟在diddle bug,稍後用‘抄送’歸檔 ……


我先拋磚,等待美玉的出現,這是一篇很長的文章,我們這就開始吧…………..


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我的Diddlebug初始設定(可先跳過,看完全文再回來設定)

A. 無聲鬧鐘

預設無聲狀況(在”鬧響設定”設為無聲,但個別note可以設個別鬧響),讓DIBBLEBUG變成一個隨時提醒自己注意事項的沉默系統

B. 場合分類

我在Diddlebug中的場合(Context)分類如下,但是大家可以按照自己的方式來設定。開頭符號的意思如下:

a. #思考:如思考下一步行動,閱讀,文書處理,可能用到筆紙的行動


b. *溝通:當面溝通,打電話,或簡訊溝通


c. @電腦:需要使用電腦


d. @下一步NA:不屬於其他類別的放這裡


e. MLO/SOME/行事曆:抄送到MLO,行事曆等其他子系統


f. 習慣建立:為了養成自己某些習慣用的,如上班不遲到,每週例行事項等


C. 標籤,

我有一個特殊的場合叫做標籤(見上圖),目的是在”圖頁清單”檢視所有note時,知道每一個時段及星期幾的開始及結束位置。有每週週幾表示,大X,時區三種,這些標籤都設成重複事項。

a. 每週週幾表示:一個圓球是週一(時間設在每天凌晨),兩個圓球是週二


b. 大X:表示每天的結束及區隔有設時間及沒設時間的note


c. 一日中的時區:分隔上下午或回家等不同時段(下圖有黑方框者)


(說明:我所用的所有標籤,第一個x代表今天最後一件事,我設定在當天的11:59pm第二個X代表之後的事情沒有設定時間,我的設定時間是10年後,所以”以響鬧時間排序”時,沒有設定時間會集中在X的後面)

這樣子我們”以響鬧時間排序”時,就可以把每個行動在哪個時區弄得很清楚。



(說明:上圖的X代表今天最後一件事)


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1. 收件匣

DIDDLE非常合適作為收件匣,雜事有兩種,第一種只放入Diddlebug中,但是還沒設時間及沒有場所分類的NOTE。另一種是TO BE所產生的下一步行動,因為沒設時間及沒有場所分類,所以也是雜事一件。

Diddlebug作收件匣的優點

  • 記憶的NOTE量接近無限,我的一張NOTE就是一個下一步行動。
  • 我使用的TREO 650也是我的手機,所以隨身攜帶,這也是我唯一的隨身收件匣,所以我所有的雜事都固定集中在此,所以一隻手機,一個軟體搞定所有事情。
  • 我覺得中文以手寫輸入較為合適,以塗鴉方式寫入,不需辨認時間,不需字跡清楚,可以畫出特別符號,按了就寫,寫完就存,隨時收藏雜事。資料儲存為數位形式,又很環保。(只有開車時不方便)
  • 免費軟體,功能齊全,可以設置重複鬧鐘,也可以使用硬體鍵盤功能鍵,增快操控速度。Diddlebug在操作中相當穩定,且有繁體中文介面。軟體本身小而美,比BUGME等商業軟體要快很多。
  • Diddlebug有sort功能,有分類可以照場合來檢視,有”以響鬧時間排序”,也可”Sort by name”,可用來針對不同場合的下一步行動清單做好檢視的工作。

2. 加工及分派

加工及分派分為兩個動作,一個是清空收件匣,一個是加工處理雜事,一旦開始清空收件匣,最好就要清完再做其他的事情,所以要預留足夠時間來作這個動作。

加工及分派的作法

a. 首先,進入Diddlebug”未分類”的場合,將其中所有的雜事加工成行動,其次,標上場合分類,每一張NOTE都要,讓”未分類”的場合裡面是空的。


b. 按下”以響鬧時間排序”,找出”圖頁清單”中大X之後的事件(指還沒有設定時間的事項),每一張NOTE都設上鬧響時間(事實上只會跳出來不會響,因為我們整個程式預設為無聲),設定時間時,別忘了要有留下充分的時間可以預先準備,在事情要發生之前就要提醒自己。


c. 重要事項,可以用反白表示。(按快捷鍵w)


d. 如果是兩分鐘以下的下一步行動,就馬上處理。


e.清空收件匣要用批次處理的概念,不要太過頻繁清空,一天清空兩三次即可。


緊急而重要的事情當然立刻分配時間及場合的標籤。我放在Diddlebug的下一步行動約有80-100件,由雜事加工的下一步行動及任務的下一步行動組成,是整合所有下一步行動的資料庫。

有時行動需要”再加工”的動作,例如我們執行任務的下一步行動後,通常任務不是就結束了,而是要把原有的行動”再加工”成另外一個行動。或有時,時間過了一陣子,原有擬想的行動變得不合時宜或無法行動,此時也要作”再加工”的動作。(可以按左下角”清除畫面”圖示,迅速”再加工”note)



3. ”TO DO”及”資料”

我們使用Diddlebug做為GTD的主要系統,但是還要有數個子系統支援,定時將不可行動的的資料分派到不同的資料庫,這樣Diddlebug內的note的數量才不會過多,造成檢視時時間的浪費。

目前我常用的子系統資料庫如下:

A. 行事曆:我放到網路上得GOOGLE日曆,一週檢視數次。

B. SOMEDAY/MAYBE,購物清單,寄出借入物品:我用Diddlebug的抄送功能傳到PALM內建的資料庫。

C. 鬧鐘:我手寫到BUGME提醒自己,避免Diddlebug的下一步行動NOTE量過多,浪費檢視時間

D. TO BE及任務:我利用PC上的一個軟體MYLIFEORGANIZED來整理,這是我的GTD的主要系統--讓人生更充實的系統,每週定期檢視。

E. Gmail:我的EMAIL不多,但是只要有信來,處理完我就將之ARCHIVE,讓整個EMAIL只剩下幾件未處理的事情,通常都會淨空(沒有任何待處理信件)。

其他存放在Diddlebug的下一步行動,我稱之為ASAP下一步行動,只包含由雜事加工的下一步行動及任務的下一步行動。




4. 排程

在我上一篇文章,我提到我是利用紙筆工具來作排程的動作,排程可由三個角度來作,時間,場合及任務,各有不同的目的及重要。目前我的作法如下:


A. 依照時間檢視

檢視一天要做的所有下一步行動,把要做的事情抄錄在紙面待辦事項或行事曆,若發現當天不能執行或事情太多了,時間不夠,就把 Diddlebug中的NOTE另外設定一個合適時間。在紙面待辦事項或行事曆上,確實要執行的事項,我會特別打圈圈先作,若有空再做其他沒打圈圈的事項。我會從自己最抗拒,最不想做的事情先作(例如打這篇文章),這樣子的效率會好的驚人:>


B. 依照場合檢視

有時事情比預計的狀況順利,就會把紙面待辦事項或行事曆全部完成了,此時我會依照場合檢視,找一些可以做的事情來執行以免浪費時間。有網友說依照場合組織的下一步清單就像是水平的並聯行動,可以有效率的處理大量事情。尤其是突然有一段自由時間(如約會時對方遲到,老婆大人要洗頭,叫我在車上等),正可以依照場合檢視來做事情。


C. 依照任務來檢視

Diddlebug有”Sort by name”功能,所以我把任務的下一步行動都在NOTE加上任務名稱,這樣就可以依照任務來排序。這樣我們我們知道單一任務有多少個下一步行動,可以單純檢視一個任務下的所有行動,”再加工”下一步行動時也很方便。瀏覽依照任務組織的下一步行動就像是垂直的串連行動,可以讓我們找出讓這個任務有所進展的關鍵下一步行動。

 


5. 執行

GTD的書中提到工作有三種類類型:事前規劃好的下一步行動,尚未釐清下一步行動的雜事及處理臨時狀況。

之前的文章我們討論過如何執行”事前規劃好的下一步行動”,但是我們仍要注意”尚未釐清下一步行動的雜事”。這些事情包括了清空收件匣,製作每日工作清單,思考任務的下一步行動,每週檢視,清空EMAIL,整理實體收件匣,整理會議記錄等。這些事都要花足夠的時間處理,納進我們的系統中,才不會發生太多的臨時狀況。


6. 檢討

目前我做的檢討工作除了之前提到的每週檢視,每天我也會寫晨間日記。這部份限於篇幅,不再多加解釋。


7. TO BE

每週檢視to be事項,才能讓我們不是被身旁的瑣事帶著跑,而是負起我們應負的責任,又能實踐我們的夢想。TO BE的下一步行動要放到Diddlebug的收件匣,之前的系統圖思考不夠周詳,這次的版本已經改正。



結語

前幾天讀到遠見雜誌專訪姚仁祿先生的文章,裡面有一段文字我很喜歡

「我一直期待一種境界:行動快速,心境緩慢,」

姚仁祿在他的部落格中,倡導生活就該像麥可.喬丹打籃球一樣,看起來是非常快速的切入上籃,但是他的「快」卻是用無數個「慢」組合起來。

我覺得「慢」就是確實執行的下一步行動,就是做人做事的基本動作,我們要提昇生產力,要變得更有效率,重要的不是求「快」,而是要把每一個下一步行動考量好,執行好,想要執行下一步行動到出神入化,需要一輩子的練習,祝福大家早日成為時間管理的黑帶高手。

 

感謝

其實要感謝的有許多,有看GTD文章的人,有EMAIL和我討論GTD的人,還有一些是很認真研究GTD還寫文章的人們,我這次的文章得力於以下的文章許多。

1. [原创]我的关于GTD应用的Outline(欢迎大家拍砖 BY jluo

他有一個動態事件系統的概念,讓我以下一步行動為主體的方式來作GTD場合分類有很大的影響


2. 我的GTD思想 BY ivox

這篇文章提到GTD的目的在於忘記,而非記憶,這點讓我受益良多。

3. 個人工作與生活的"解析度" BY gasoline
這個解析度的概念讓我發現一個藉由系統,認清自己所有下一步行動的重要性。其實還有一篇小任務的文章讓我覺得受益很多(一個任務只有一個進行中行動的概念),但是找不到連結了,gasoline可以說明一下嗎?
4. MONKEYGTD中文介紹

讓我發現下一步行動以任務來檢視的重要性。


6. RAINBOW所提得"柯維博士所談的第四代時間管理,是兼顧人與事,是TO BE TO DO,而一般的時間管理,則以"TO DO LIST"為主"概念。

這句話讓我把柯維博士的時間管理想法和GTD整合在一起,任務其實是我們達到TO BE的手段,和TO BE無法連上關聯的任務都是不重要的任務。


7. GTD思想和中国禅宗 BY 大飞侠

提供了依照場合組織的下一步清單就像是水平的並聯行動,可以有效率的處理大量事情及瀏覽依照任務組織的下一步行動就像是垂直的串連行動,可以讓我們找出讓這個任務有所進展的關鍵下一步行動,這個想法。

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