201212211713談GTD Workflow Map中的FAST法則及其實務工具運作

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上篇文章「FAST 八頁小書三日計劃 實戰經驗分享」得到了不少回饋及回想,也有些人希望看到FAST原則運用在更大範圍的用法及如何和其他時間管理概念的結合。經過了幾天的時間,結合了 David Allen GTD Workflow Map,我也畫出了目前我對Workflow Map,而在左下角的部份,就能見到FAST原則。長期看永錫文章的朋友應該很親切,因為有青蛙、番茄、行動清單、Project Support(任務支援資料)及任務管理系統,結合成了FAST原則。

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F:青蛙與番茄,短期是管理我們每天的青蛙,長期則是寫下約定的約會或者專案啟動日期。
A:行動清單,列出所以有的行動事項,可能會多達上百條行動,還包含一些要回的電子郵件。
S:任務支援資料,例如電腦文檔,紙類文件,未來才會用到的任務提示,這些都需要分類放置。
T:任務管理系統,包含了近一年來的任務,及六個高度更高高度的思考。

看看FAST原則在整個workflow站的位置,收件匣進來的東西(Stuff),不管是幾個想法、幾行字、幾句話、幾張圖、幾封信、幾份文件 等,都只會被加工成3個D、Do it now(立刻行動)、Dropped(丟到垃圾桶)、Defer(暫緩處理),暫緩處理的事情也有四個分類-FAST原則的幾個資料庫,這是時間管理系統 的核心。
每週須檢視這些Defer的事情,由於八頁小書及整體時間管理系統都合乎FAST法則,在每週檢視時,檢查完資料庫的同時,也同時建立好八頁小書,做好未來幾天的規劃,這樣才能省下大量時間。

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台灣作家及導演九把刀說:「人生就是不停的戰鬥」,David Allen則說,為了面對每天工作挑戰的變化萬全,需要足夠複雜的系統來面對,才足以打贏每天的戰役。這都表示我們必須在人生中找到好的工作方法,才能夠 「心靜如水」(Mind like water),今天介紹的FAST原則,就是這樣一套複雜系統,幫助我們好好面對工作,接著就一個一個部分好好看下去吧。

Evernote
1 FAST-FROG 青蛙與番茄

第一個要介紹的F(Frog)就是「青蛙」,希望能夠每天先吃掉最大的那隻青蛙(當天最重要的一件事情)。因為每天的青蛙必須花很多時間專注投入才能吃完,其中很好的方式是「番茄工作法」,幫助我們專注地吃青蛙。

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先來個連續動作,看看如何在每天使用的電腦行事曆中,就可以用番茄工作法來吃青蛙,共有五個步驟。

BusyCal
第一步,在行事曆中新增一個事件,打入每天要吃掉的青蛙名稱,並估計需要多少番茄鐘(每個番茄鐘是專注做事25分鐘,休息五分鐘)可以吃完。

第二步 ,把用番茄工作法吃青蛙圖像話,只要學會使用快捷鍵就可以做到(見上圖)。蘋果電腦有所謂的「表情符號」只要按快捷鍵(command-option- T)就能夠出現可選的表情符號,上面的青蛙、番茄及勾勾符號都是裡面內建的圖形,只要用這幾個符號就可以設定每日的三隻青蛙及吃青蛙的耗時(設定要幾個番 茄才吃完)

舉例:上圖其中第一隻青蛙是寫部落格,預計要三顆番茄鐘,目前已經完成一個番茄鐘。

第三步,按下倒數計時器,開始第一個番茄鐘,開始專心吃青蛙25分鐘。

第四步,25分鐘到,在行事曆事件中增加一個勾勾符號,代表一個番茄鐘完成。

第五步,重複第三步,直到青蛙吃完。

你看,這樣不是很方便,不需要安裝特殊的程式,桌面上的行事曆還可以和你的手機同步,把青蛙+番茄工作法帶著跑。

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為什麼我會選擇在行事曆用番茄鐘吃青蛙呢?有三個原因

首先是云同步,行事曆跨平台使用的解決方案非常多,這方法就可以適用於許多地方,第二個是「表情符號」,不需要特別程式,只要能打出表情符號就能夠應用這個方法。第三個是免費,以上方法不需新增工具,也不會增加費用。

行事曆本來就事記錄未來約會及行動的地方,這些事情也常常會成為青蛙,正好拿來作為青蛙番茄法的運用。簡單的事情,重複做,你今天吃青蛙了嘛?

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2 FAST Action- 行動清單

Workflow Map中有兩個要管理得清單,一個是任務清單,一個就是行動清單。除了待辦事項,暫緩處理(Someday/Maybe)及委託他人處理 (waitting for)類型行動都應該彙集到這個清單之中,這不是行事曆,明確日期要參加的約會放在行事曆,這不是任務,需要多個行動才能完成的事情放在任務清單中。行 動的數目從50─150都有可能,需要分成幾個場合來管理。

每一個行動清單的行動,應該被加工成可以立刻執行的狀態,方法就是加上動詞,最基本有四種,含打電話、外出、電腦、當面溝通等(可以增加),這些行動依照不同動詞分類,形成行動清單。

Safari
我目前使用「2Do」這個優秀的App作為管理行動行動清單的工具,有以下幾個原因。

a. 桌面端:在電腦前工作時,常常有些想法,一向喜歡在鍵盤打字,覺得這樣子輸入清單比較快。

b. 云同步:喜歡到處可以看到自己的清單,用「2Do」有Mac OS、iOS、安卓三種平台,到處同步。

c. 拖拉方便:在iPhone上可以快速拖拉,把行動放到別的「場合」、設定「日期」而不需要切換畫面。

d. 設定日程方便:以前我很懶得設定行動的日期,但是越來越有「43 Folders」的概念後,覺得幫行動設定日期是必要的。

e. 美觀:越來越覺得美觀是使用App的重要元素之一,2Do這個App介面實用,而且非常精美。

使用時也很簡單,若是在家裡,有空時打開2Do看有哪些事情要做,若是外出,有時就會謄寫在八頁小書中,這樣子檢視更快(例如外出好幾個地方,需要常常塗改時最方便)。用電腦時,想到就按快捷鍵叫出2Do收件匣輸入,睡覺前,可以看看明天的行動清單,心理有個準備。

這就是FAST原則的A,也就是行動清單(Action List),可以幫助我們批次處理事情,快速有效。

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3 FAST Support - 支援資料

FAST原則中的Support,就是「任務支援資料」(Project Support),在執行一個任務之前,也應該一併把資料準備好,我稱之為「備料」。就像是大廚煮桌好菜前,先把柴米油鹽醬醋茶準備妥當,食材採購齊備、 梳洗處理,這樣煮起菜來就非常順手,如同行云流水,增加不少美味和效率。

但是這些做事的材料非常不好管理,原因有兩點,首先,這些資料有數位及非數位形式,容易顧此失彼,其次,通常任務的數量通常頗大,儲存任務支援資料的空間及容器本身就是個問題。

我用四種方式儲存這些資料,一個考量是文件及資料數量大小,一個是考慮紙張或數位兩種格式。

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a. 大量紙張文件:單一的文件,加上筆記、批註、其他資料,需要建立檔案來放置。我用透明文件夾、標籤、打印標籤紙(上圖是年度檢視的任務支援資料),來建立 檔案。當任務的檔案數量很大時,就需要43 Folder、文件櫃等這些容量更大的檔案系統來協助,另外桌面上直立式的檔案儲存空間也是很棒的選擇。

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b. 近日小任務手寫資料:我會使用小張的便利貼(Post-it),簡單寫下該任務的注意事項,就貼在八頁小書之中,也非常簡潔有力。

Keynotec. 複雜任務數位資料:現在人工作或生活產生的數位資料量很大,在處理任務的時候,會收到電子郵件、Facebook、微博、微信的訊息,PDF、相片等檔 案,需專屬的空間儲存。當任務建立之初,若有關於該任務的破碎資訊(例如郵件、一些文字等),我會用Omnifocus作為任務的收件匣(例如有人想要報 名我的課程,但是那個城市要半年後才會開課,就可以先把人名及聯絡方式填入Omnifocus這個任務的清單中),至於投影片、PDF、相片等檔案,則是 放在Devonthink for Mac這個專業管理文件的程式,文件整整齊齊放置良好。

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d. 近日小任務數位資料:如果資料量非常小,且這幾天就會用到,例如要去轉帳給別人,和夥伴開個會等,則需要列個小清單。自己會使用「Clear」這個小 App,目前有Mac及iPhone兩個版本,這個App最大特點就是使用流暢及漂亮。在電腦上面打完字就出門,iCloud一下子就同步到iPhone 上,當成數位的便簽紙,非常方便。

「關鍵少量資訊」是從很久以前就很重視的一部分,當推動一個任務,有準備妥當的「任務支援資料」,就可以發揮關鍵行動的作用,更心平氣和地處理複雜 異常的任務。知識工作者面對的工作充滿變數,需要完整的系統才可確保高品質的執行成果,這時候任務資源資料重要又就更加凸顯了。

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4 FAST - TASK 任務管理系統
FAST法則中的任務(Task)管理和行動清單兩者有很多相互關係。因為執行任務時既有複雜的外界環境,大量的文件、會議記錄、電子郵件等,往往手上會有多件任務同時進行,同時管理好多任務及行動清單成了看似不簡單的任務。

學會GTD Workflow Map後,經過多年的經驗累積,總算有些小小心得,首先,要建立任務收件匣的概念,並把TASK拆解成四個軸向組成任務管理的結構。第一個字母是T,任務 清單,把所有的任務列成清單,讓自己瞭解手上任務多寡。接著是A,行動,找出每個任務的下一步行動。第三是S,支援資料,管理好任務支援資料,最後是K, 脈絡(Context,此處K及C在英文中發音相同),找出任務脈絡,複雜的任務理出頭緒,本身就是個學問。以下我們就這五個概念拼湊出任務管理的整體面 相。

任務收件匣(Inobx),用前面提到Omnifocus,配合其快捷鍵,可以把腦中想到的資訊立即收集,這樣就算是接到數個月後才需要執行的任務,也可以有放置資料的地方(或者放到43 Folders對應的日期文件夾)。

T:任務清單(Task List),我是用用Pages打印出一張任務清單,除了Omnifocus的近期任務,還有自己的年度計劃及五年計劃、願景、價值觀等,每週檢視時,要寫下下一步行動,這樣每週往前推進。(下面會解釋更詳細)

A:任務下一步行動(Task's  Actions),每週檢視寫在任務清單中一件驗任務,決定下一步行動,並打字到行動清單,完成任務下一步行動掌握。

S:任務支援資料(Support),前面講過了,不贅述。

K:任務的脈絡(Context),複雜的任務必須經過任務規划來思考各種資料及角度,可以利用Mind Map、GTD自然計劃模式、金字塔原理等方法來找出任務的脈絡,想出合適的下一步行動。

這幾年,覺得自己在任務清單上有更深地瞭解了,每週拿出任務清單進行每週檢視,找出下一步行動,成為檢視的重要環節,這個任務清單的底版包含了

五年計劃、願景的示意圖

以前文字版的五年計劃等

Omnifocus年內任務清單

加上其他素材,一週一次用Pages印出來,在紙上思考自己的任務,並決定下一步行動,這樣依循六個高度架構起來的任務清單,一定會非常強力,未來有機會會繼續說明。

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結語

之前幾篇文章介紹了GTD Style桌面架設,建立一個時間管理基地,讓各種紙張文件、電子郵件、電話都能夠捕捉成任務補充資料,並各就各位,存放妥當。

之後介紹了FAST法則,讓行動清單、行事曆、任務清單連結更加緊密。行動清單及行事曆讓明辨每天要做的事情,執行力大增。任務清單,則是依循六個高度的思考,讓我們擁有全面人生視角。

這些時間管理工具,結合GTD Workflow Map,便形成完整的系統,每一個小部分的力量整合成更大的圖像,讓我們在每日工作中,奮力向前,拼盡全力,不斷戰鬥,積累完成一件件微小行動向前推進,最後完成一個大的任務,榮登頂峰。

這個過程中,有你、有我,感覺真的很棒呢。

這篇文章說明了GTD Workflow Map左下角的FAST法則,希望大家喜歡喔。


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Re:[操你妈的百度],By 操你妈的百度 於2015-11-29
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