201210301139介紹番茄工作法 一個可以和GTD巧妙結合的好方法

預覽程式

前天廣州的幸福行動家們舉辦一場LifeHacker生活駭客小組活動,這活動是個公益講座,讓對時間管理有興趣的朋友,瞭解時間管理的一些基本概念及技巧。

從事高階獵頭公司老闆的於亮分享了「番茄工作法」,事實上,我最近也在研究番茄工作法,並相信這是一個能夠大幅度提升個人生產力的方法,這篇文章就是在講述我最近的學習經驗及心得。

Safari
於亮說,番茄工作法就是在把「時間塊狀化」(Time boxing),一點都沒錯,和一般人使用時間的方式不同,番茄工作法利用25分鐘工作,5分鐘休息的方式,形成一小塊完整時間,讓整個把一長段的時間分 成一塊一塊,在各段的時間中專注地吃青蛙(每天最重要的事情),這樣的方法能產生很大的效率。

我閱讀的原始資料除了番茄工作法發明人的PDF文檔外,還有一本「番茄工作法圖解」,這本書的封面話出了番茄工作法的精髓─會響的番茄鐘,還有三個清單(今日待辦、活動清單、記錄),就讓把文章看下去,好好瞭解番茄工作法的理論及實務操作吧。

預覽程式
1 最簡單的說法

其實番茄工作法很簡單,我們先挑選一件要做的事情,這件事情需要長時間專注才完成(例如準備演講的投影片),接著,我們將計時器設定為25分鐘,並開始去做,時間到了,在清單登記一下,休息五分鐘,完成第一階段。

第二階段依然設定倒數計時器25分鐘,並專注做投影片,完成後,休息五分鐘。第三、四階段是一樣的,只是第四階段休息時間比較久,是15分鐘。

這就是番茄工作法。

預覽程式
我們整理一下成為條列式的文字說明,這樣番茄工作法看起來是不是很明了易懂呢?就是因為番茄工作法簡單,並且專注在效果的產出,因此非常受到歡迎,接下來,我們來看看番茄工作法所需要的工具。

Curio
2 工具四劍客

番茄工作發的發明人弗朗西斯科·西里洛覺得只要一個番茄計時器加上三個清單(今日待辦、活動清單、記錄)就可以管理好自己的番茄時間,長期使用番茄 工作法下來,也發展出比較喜歡的工具,計時器及記錄我是用Vitamin-R這個蘋果電腦上的軟體,今日待辦是用八頁小書的一頁,活動清單則是使用 Numbers,以下也會簡單說明這四種工具,我和發明人工具的不同。

Icon 175x175 75
a. 倒數計時器

弗朗西斯科·西里洛使用番茄鐘作為計時器,主要原因是容易取得(在他家廚房找到),外型鮮明(可以在團隊中使用)而且重新計時撥時間及滴答聲可以作為條件反射的儀式,強化動機。

我自己不大喜歡攜帶東西,試用過了許多的計時器,有實體倒數計時器(可以倒數多個時間),也買不同的程式(有iPhone上的Apps,也有蘋果電腦上的各種倒數計時器),最後我選定的是Vitamin-R。

Vitamin-R,正是為了讓自己專注做事情而設計,擁有許多的功能來幫助我們使用番茄工作法,也有記錄的功能,是目前最喜歡的解決方案,因此Vitamin-R就是我選的倒數計時器。

如果你是使用PC上的軟體,之前有網友介紹Egg Timer,是個免費軟體,也歡迎試用看看。

Curio
b. 每日待辦

弗朗西斯科·西里洛是一位很注重環保的人,因此他不想出書,只用網站及PDF推廣番茄工作法,就算是設計各類清單也希望使用鉛筆、紙,用簡單的工具就把自己管理好,專注把事情完成。

因此每日待辦清單對他而言,就是用一張A4的紙張,寫上要做的事情,這樣就可以了。而我也認為越簡單越好,因此就利用八頁小書上的一頁來做為每日待辦清單。

弗朗西斯科·西里洛用用方框、圓圈、三角來做為記號,代表這件事情預估需要幾個番茄鐘才能完成,等到每25分鐘投入工作,就畫叉叉,代表這段時間我們努力去做了這件事情。在預設時間內還無法完成,就再估計一下還須幾個番茄鐘,一步步地把這件事情(我稱為青蛙)完成。

有時候,有突發的事情闖入,就有個「計劃外清單」,一樣利用番茄鐘去完成,但是就和自己每天待辦清單分開,讓我們知道有哪些突發狀況。

每天結束,我們可以數數有幾個叉叉,就代表我們專注了多少番茄鐘的時間,這也是我們的有效產出。一般人工作的瓶頸都在於規劃時間太多,做事時間太少,番茄工作法幫助我們專注在青蛙(每天最大的事情)上,這樣做事情才能真的有效率。

Curio
c. 活動清單

同樣的弗朗西斯科·西里洛設計活動清單時,也是用一張A4紙張,這個清單就是把這一段日子(我是用一週)預計要用番茄工作法完成的事情列成清單,並估計每一件事情需要多少番茄鐘來完成,這就是活動清單的效用。

同樣不喜歡使用太多紙張,因此我就利用Numbers這個蘋果電腦上非常普遍的軟體來建立活動清單,這樣也比較便利未來統計使用,不用蘋果電腦的朋 友可以使用MS Excel來完成同樣的事情。簡單來說就是寫上要完成的工作及預估所需的番茄數(我還加上了輸入、產出、系統維護做為分類),列成一張清單即可。

為何用Numbers這種試算表軟體?一方面是可運用iCloud來做云同步(MS Excel也可以放在Dropbox達到同樣效果。),在iPhone及iPad上都可以瀏覽,二方面製作簡單的甘特圖,這是我從竹科公司學習到的,用每 周的進度來管理年度計劃,並可以做家庭或小團隊的時間管理,用團隊的方式來吃青蛙。

我覺得番茄工作法的活動清單概念可以和GTD的系統做很好的搭配,這是殺手級運用。GTD有收件匣,加工成各種行動及任務,但是到番茄工作法時,必 須估算出每件事情要花多少時間完成(番茄鐘),並把接下要做的事情放進活動清單,就像是一個緩衝區(Buffer),讓自己也不會感到太大的壓力,覺得有 一堆事情沒做完。在團隊內,更可以把工作平攤到同仁身上,讓大家工作壓力大致相同。(本文結尾還會繼續這個討論)

每天,我們檢視活動清單的項目,並把要做的事情,放到每日清單中。

每週,我們檢視GTD系統,把下周要做的事情放到活動清單中,並列出所需的番茄鐘數量。一週,我們可以處理的番茄鐘數量大約是60個吧,如果超出了,就表示負載太大,應該減少或者捨棄。太少了,就表示太安逸,應該多放點事情進去。

預覽程式
d. 記錄

弗朗西斯科·西里洛的紀錄也很單純,就是記錄下每天的事情吃了多少顆番茄,就是在一張紙留下記錄。

我自己則是不做任何記錄,因為Vitamin-R自動記錄下該番茄工作法所經過的事情,例如該段時間完成的工作,耗時等資料,可以看得出來目前已經 用Vitamin-R吃下了54顆番茄,我的目標是兩萬顆番茄,因為「異數」(英文書名:Outliner)裡說,天才需要一萬個小時的操練,兩萬顆番 茄,正可以幫助我變成另一個領域的天才呢(我估計要六年以上),呵呵。

一個番茄計時器加上三個清單(今日待辦、活動清單、記錄),就是番茄工作法的一切,但是這些簡單的工具幫助我們專注在完成事情上面,這不是很棒嘛。

NewImage
結語
「番茄工作法圖解」,裡面介紹了番茄工作法,也介紹了一些很棒的時間管理概念,我最有印象的是第97頁的「鼓手─緩衝─繩子」(又稱DBR生產系統),介紹了「目標:簡單而有效的常識管理」這書中的概念,以下是這個概念的簡單解釋..

鼓手(Drummer):代表系統中的瓶頸,番茄工作法中每天我們所能完成的番茄數,目前就是我們生產力的瓶頸。
緩衝(BUffer):也就是活動清單的功能,讓我們每天待辦清單都有恰到好處的事情做,太多我們壓力會很大,太少則生產力太低。
繩子(Rope):就是每週檢視時,決定把多少GTD系統中的行動放進活動清單中。

借由「鼓手─緩衝─繩子」概念,我們每天可以專注做好一個鼓手,從活動清單中確認今日待辦清單,借由番茄工作法高效工作,每週則利用每週檢視的時 間,整理GTD系統,並把適當數量的行動放到活動清單中。GTD和番茄工作法就利用「鼓手─緩衝─繩子」巧妙結合,讓我們高效、快樂完成每天的工作,真是 太棒了。

歡迎參加北京場研習會學習更多時間管理工具及技巧【第二十九屆 北京場幸福行動家與時間管理研習】日期:2012/12、1、2 報名連結:http://t.cn/htP5uj 新浪連結:http://t.cn/zlnAViy

回應
幸福行動家
網頁資源分享






如有邀約合作,還請聯絡 cristineshen@gmail.com 沈小姐

留言及訂閱電子報

twhsi 留言版

請輸入您的email不漏失每篇文章:

系統會寄出確認信到您的信箱中,確認後即可收文章。

Delivered by FeedBurner

請輸入您的email訂閱每月電子報:

系統會寄出確認信到您的信箱中,確認後即可收電子報。

Delivered by FeedBurner

    沒有新回應!
部落格觀察
counter Add to Technorati Favorites Powered by Stats 21
部落格貼紙
我寫晨間日記
Re:[操你妈的百度],By 操你妈的百度 於2015-11-29
Re:[les],By les 於2014-12-09
Re:[英国三大博彩_赌场游戏_去澳门娱乐城官网],By 英国三大博彩_赌场游戏_去澳门娱乐城官网 於2014-11-24
好友部落格聯播
累積 | 今日
loading......





Powered by Xuite