201805291145W 看 看個人及團隊的復盤管理

「永錫老師,您這次來公司的重點放在何處?」HR小羅正和我進行課前討論。

「首先我想請你找幾個中階幹部,討論復盤的執行狀況。」我回答「接著,和Sammy討論他個人時間管理系統的問題;最後,找高階決策團隊,討論整個公司復盤推動狀況。」

每天復盤及青蛙打卡是公司推動時間管理的基礎,把這個部分做好了;我們就上到二樓,瞭解團隊推動專案的能力;這部分做得好,才能夠推動更遠的月及年計劃。

Watch個人的今天

「永錫老師好...」褚晶、小婷進來調研的時候,兩個人笑嘻嘻,年輕果然無敵,帶來許多活力。

「這次培訓,有什麼期待自己做得更好的部分呀。」面對兩個優秀的中階幹部,直接問他們對自己的期許


「做好日復盤」褚晶和小婷兩人相對一望,同時大聲喊

做好日復盤,進而寫好隔日日計劃(Watch 今天),是我們SLOW法則最關鍵的一環,也就是我說的地面肉搏戰。

因為做完復盤及計劃,接著就是今天的戰役開始,我們要奮戰到一天的結束,接續的才是下一個復盤及青蛙。

真的很難。

我學習時間管理將近二十年,覺得日管理變化多端,需要強大的意志力才能推動要吃的青蛙,要解決大量的突發狀況,還要兼顧生命中短期及長期的目標。

但是也有一些法則....

「快講、快講」知道我在賣關子,小婷大叫

「這個法則叫做”在門口”。」我們再做每日工作的話,要是把重要的事情放在門口,就Watch的到。

明天出門要順便倒/垃圾,擺在門口
明天早上要去郵局寄送報稅文件,擺在門口。
明天兒子上學需要書法用具(或游泳器材),擺在門口

「永錫老師,你講的是倒垃圾、寄文件、孩子上課物品。」褚晶越說越慢「對了,我們也可以放在微信的門口....」

「怎麼說呢?」我笑著看褚晶

「微信是我們每天打卡最多的App,也就是說,我們每天一定會打開微信很多次,就像大門每天我們一定會打開一樣。」褚晶說著

「我們和同仁的復盤都放在微信,我們同仁復盤看越多遍,就更會去看。」褚晶說著「我的青蛙放在微信,也促使我更常去看同仁的青蛙,因為我常常在裡面看到提到我的名字,是他們想要和我溝通的事情。」

對的,微信、Line這類的工具,我們每天打開許多次,如果變成我們的”門口”,可以看到工作伙伴的復盤及青蛙,那我們就增加了一個高生產力的工具。

只要把事情擺在門口,就比較可能被完成,就算我不是那麼聰明,偶而也會懶惰,但是我們還是想做出傑出的成就,只是我們懂得把復盤及青蛙打卡放在Line及微信這類常常打開App的”門口”

永錫的復盤技術

每天早上八點鐘左右,花五分鐘打字青蛙上傳群組,花五分鐘打字復盤前天事項。

每天做事分成上午及下午,上午列個兩小時清單(兩小時內要工作的大小事情),設定番茄鐘開始工作。

不定時清理iLINE收件匣,實體in-tray(我有兩個大木盒做實體收件匣)、L(微信及Line)、I(使用Gmail為主收件匣,去大陸用QQmail)、N(用B6紙本筆記本)、E(投影片、圖片等電子文檔。)

清單部分,則有剛剛有的兩小時清單,今明兩日計劃,還有近兩週的專案清單。


「永錫老師,你管理今天的方式我也要學起來,像你一樣,成為時間管理黑帶高手。」小婷、褚晶比了一個空手道的姿勢,我們一起哈哈大小。

如何 Watch 個人的一週?

「永錫老師,我想請問一個問題」第四次課程調研時,Sammy提出這個很重要的問題「我發現自己每天能夠做好復盤,一開始覺得很好,一切專案都在管控中,但是之後我頻繁出差,非常忙碌,覺得無法管理好手上多個專案,你可以給我一些建議嗎?」

「怎麼說呢,你可以說明一下你的工作狀況狀況嗎?」我請他解釋清楚自己的狀況。

「例如兩週前,我花了許多時間,閱讀了一週工作復盤,清理了所有Line、郵件、會議記錄、各種文檔、各種清單,理清所有的項目。」Sammy清楚地描述「當理清好自己所有事情,一開始神清氣爽,想說可以好好做事情,過沒幾天,突然來了許多個新專案,舊的專案也出了些狀況,出差的行程一再更改,行事曆的日程調整了好幾次,一切變得一團亂。」

「嗯,我懂你的狀況了,其實你只要像好一個園丁,只裡好你的花園就可以了。」我微笑地說道

「像是園丁一樣,整理花園。這個概念太有趣了,但是也覺得一句話打到我的心坎裡,你可以多解釋一下嗎?」Sammy聽到”園丁”這個概念,瞇著眼睛講出這段話。

「當然沒問題呀。」當學生準備好了,老師就出現了。

沒有園丁,就沒有花園

「我有個朋友也是某企業總經理,幾年前他搬了新家,想在家裡的陽台布置一個花園」我對Sammy講起了一個故事「他決定請一位女性朋友來幫他庭園設計,這個設計師是園藝系碩士。」

主人自己有很多想法,,因為工作忙,又頻繁出差,因此一再和她強調,庭院一定要自動化,不用維護,要設計自動定時灑水。總之,要花最少的時間在庭院維護上。

最後,園藝系碩士忍不住和老總說:「我知道你很忙,但是有一個道理你要明白,沒有園丁,就不可能有花園。」

聽了這個故事,Sammy不作聲,沈默了一段時間,之後開口「永錫老師,你說得一點都沒錯,兩年半我就上您的時間管理課,但是每週檢視總是做得很粗糙,我就跟上面這個老總一樣,想要得到結果,但是又不肯花上時間,難怪終年等不到繁花似錦,只見雜草叢生。」

「人生的花園不能只靠自動維護設備來取代園丁的角色,我們不能只丟下種籽,什麼是不做地離開。唯有平時努力不斷地灌溉、鬆土、除草,最後才有豐收的微笑。」看著Sammy的眼睛,我知道這是一個決心成為好園丁的眼睛。

「我們分成兩部部分來講,一部分是個人的每週檢視,另一部分是團隊的每週檢視」我在白板上畫一個表格,細細說明「目的是讓Sammy及長帆的幹部成為更好的園丁,這也是我們第四堂課的要點,首先先說明,如何做好一個人的每週檢視。」

「一個人的檢視,目的是做好對自己過去、現在、未來,多專案的檢視。」


檢視過去,首先用到上一章節的”閉環”(Close Loop)概念,每週檢視的高度是週閉環,要做到iLine五大方面的雜事清空,並加工成行動,達到週”閉環”。

i,in-tray,實體收件匣,處理實體文件、各種信函、帳單、非文具的用品,簡單而言,就是放在你辦公桌桌面、抽屜或櫥櫃上不需要的物品,這些東西要收到合適的地方,讓桌面的工作流得以通暢。

L,Line一類的即時訊息,每週要把還沒處理的訊息整理一遍,並梳理出幾條重要的專案訊息流。

I,inbox,郵件的收件匣,Sammy是物流公司,處理多國的業務,清空電子郵件的收件匣是非常重要的工作,一週一次處理當天沒好好處理完的專案,找出下一步行動。

N, notebook,筆記本,如果有必要,請Sammy看看自己的會議筆記本。

E,其他和你推進專案有關的資料,相片、Office文檔、PDF等。

「這是每週檢視第一階段,檢視”過去”,我估計在20分鐘上下完成。」我在白板畫出一個大大的空白九宮格「接著,我們要理清”現在”,基本上就是管理好這兩週的任務清單。」

 



在兩週的範圍內,我們需要理清專案,一般而言,兩週內每個人都會有15-50個專案,如果你的專案數低於此,那表示你對許多人生不同領域(Area)沒有關注,我介紹我這兩週的專案,用九宮格如下。



首先,我分成了九個領域,第一到第四領域是個人及在家的專案,

台中上班:沒出差時的幾個專案
台中家庭:有關家人的各項專案
利器:最近研究的一些工具
半人馬:手上推進的計劃

第六到第九領域是近兩週公司要做的事情

企業客戶:目前手上有的客戶及可能潛在客戶
重慶出差:到重慶出差舉辦研習會及其他事情
北京出差:到北京出差舉辦研習會及其他事情
深圳出差:深圳出差服務商業客戶及其他事情

 

每個領域有2-9個專案,這就是我所有的專案匯集的九宮格任務清單。

「永錫老師,這太棒了,只要畫一個井字,形成九宮格,就可以把未來兩週所有的專案」看著我的九宮格任務清單,Sammy好開心「我也要學起來,這樣我的專案管理能力一定可以大增。」

「這些事情耗時要多久呢?」Sammy問了關鍵問題

「如果是我一個人單獨做任務清單的理清,15分鐘可以完成。你的話,可能會久一點,但是可以逐漸進步。」我回答,拿起白板筆「接著,我們要講”未來”的每週檢視」

首先,是九宮格中,第五領域,較高高度,代表年度計劃及自己的十年計劃。

接著,我會檢視”將來/也許”清單,列出的是一些我人生的一些夢想。

最後,我會沈澱一下,在整個每週檢視完成前休息,但有哪些神奇的點子會冒出來。


每年有52次机会检视自己
才能拥有真正幸福的人生
- 松村宁雄

「永錫老師,剛剛看到你說明每週檢視,從iLine把自己雜事,理清成一個個專案,接著,用九宮格梳理這兩週的專案,最後,調整自己視角,像是熱氣球升空到更高的高度,俯視自己的事情形成創意。我希望,我也能夠練到這個境界。」Sammy興奮地說「我知道,就像想擁有一座美麗的花園,是需要時間及努力的,但是我願意。」

我看著Sammy,突然間他伸出手,一瞬間,我們兩手相握,相視而笑。


如何 Watch 團隊的一週?

「快芳、曼麗、小羅,今天我們和永錫老師一起討論運用高階決策會議做好團隊復盤打卡。」Sammy面對大家說明我從台灣飛來深圳,進行這次會面的原因「也希望大家提出疑問,永錫老師會一一解答。」

「有兩位同仁和我反應不想復盤」快芳第一時間舉手「經過我去調查,一位是不知道打卡的意義,一位是覺得麻煩,這要怎麼處理好。」

「有一些幹部,拉了下屬進了微信群裡,下屬也一頭霧水,如何解決。」HR小羅問了第二個問題「群裡面人數過多,訊息流就更加混亂。」

「有些同仁每日復盤都是寫流水帳,要如得處理。」曼麗向是不甘示弱,問了第三個問題

「我們一一講解吧」我笑嘻嘻地說,看到大家都好認真,心理很開心。

在快芳問的問題裡,有些不知道如何復盤,那主管就必須身兼老師的責任,教導他復盤的技術、方法以及其重要性;如果態度不好,先瞭解他不打卡原因,也要給予他空間及時間,告訴他公司未來要先達到文字化,進一步體制化,復盤是其中重要的環節。

HR小羅提出,有些幹部拉了下屬進群,首先這些幹部是認同復盤的方法及成效,這是肯定。但是他應該要自行培育下屬復盤及青蛙打卡的能力,不是讓下屬進群,表面上是觀摩,但是無法讓他們瞭解復盤的意義。

HR小羅可以訓練一些幾位講師,到各部分或各地方公司,教導復盤的技術,並協助建群,並且留意最適當的群內人數是25人上下,這樣群裡的同仁閱讀彼此的復盤狀況最佳。


曼麗的問題是大家的復盤寫成流水帳,這時,曼麗首先要做的是「有賞有罰」,可以用投票的方式,票選出最佳的復盤,對於較差的復盤,曼麗應該和這位員工一對一,瞭解他的狀況。

通常而言,一條復盤檢討一件事情即可,不要超過140個字,這樣子大家就願意閱讀。

「我想要請問一個問題,向我們這些高階的決策群會每週開會,我們能夠用這樣的機會,讓全公司復盤的能力提升嗎?」Sammy提問

「有的,我和大家討論我運用將近10年每週檢視會議架構吧」我回答

每週檢視會議是一種共識型會議,這是是2008年我從BNI(Business Network International,商聚人)社團的開會流程學來,並每週和團隊開會的方法,時間約40分鐘,分成四個部分。

會議開始後,花三分鐘檢視自己上週的復盤。

進行60秒復盤報告,說明自己上週工作想和團隊報告的事項。

七分鐘復盤專題報告:由團隊中的某位同仁,分享一個主題,或許是工作狀況、團隊推動情形、自己的學習、讀書心得皆可。

最後,發下上週MS Excel數據分析的表格,交叉討論後,每個人說明30秒自己本次會議心得。


每週檢視會議最大的特色是可以遠距虛擬開會,我們使用QQ作為語音工具,微信作為文字及檔案傳輸(七分鐘專頁分享使用)工具。

講到能夠遠距開會,長帆物流的同仁都興奮起來,這對分公司遍佈全球的他們而言,是很重要的工具。

「60秒復盤的重點要放在哪裡?」快芳問了個好問題。

「我在會前會請大家用3分鐘看一下各自的復盤,就是希望大家能夠把報告重點擺在幾個重要的專案上,甚至列個小清單,報告清單就好。」我回答「一分鐘報告是一個很好訓練表達能力的工具,主席要做適當的獎勵,讓會議氣氛更輕快。」

「每週檢視會議如何運作起來的要點」曼麗提問

「領導人的角色很重要,首先,領導人要以身作則,其次領導人要就會議做好準備,第三,領導人要不斷的學習及練習。」我眼睛看著認真的曼麗,她已經準備好,要當一個優秀的領導人了,我的眼睛柔軟下來「最後,領導人要有愛,就像曼麗你一樣。」

「謝謝永錫老師。」曼麗的眼睛快要奪眶而出。

「永錫老師,之前您發給我們統計的MS Excel數據分析表格,在每週復盤會議上,用途在何處。」HR小羅問

「我們會議前半部是用柔性的方式來討論復盤,而MS Excel數據分析則是用數字來檢視自己的行動,一柔一剛,達到更好的效果。」我回答「這部分的統計很辛苦,就要麻煩HR小羅這邊了。」

「嗯,我知道了」之前HR小羅帶領部門同仁辛苦統計,卻不知為什麼,現在則是眼睛發光,因為她知道,每個人的努力,終究是為了更強的團隊,讓大家引以為傲的團隊。

 

複習企業版SLOW


「永錫老師,我以茶代酒和你乾一杯,感謝你對我們長帆物流的照顧。」看到黃總茶杯舉起,我也趕快拿起來

「這次我在加拿大,但到同仁認真打卡,讓我安心許多。」黃總開心的說「以前看不到大家的青蛙及復盤,有時候覺得不安心,現在看(Watch)到大家的工作流,也知道如何改善,這幫助我非常大。」

「對的,我們希望從文字化到體制化。藉著彼此看到青蛙及復盤,讓整個公司的工作流浮現。」我也說出我心中的期望。

感謝黃總支持,這幾個月來,我們用S.L.O.W法則,協助公司建立了復盤及青蛙打法卡的制度及習慣。包含了....

S 成功群規則:團隊建立屬於自己的規則
L 槓桿,以待辦清單為主的工具系統
O 閉環:做好快思(FAST)、慢想(SLOW)八件事,形成閉環。
W 看:個人做好日復盤、週復盤,進而團隊做好週復盤

「永錫老師,我相信長帆會在您的系統幫助下,成為更優異的公司。」黃總再次舉辦

「這是一定的。」我也舉杯

兩人一乾而盡

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