201805192147企業復盤SLOW之L 復盤的工具是一種強力槓桿 Leverage



「老公,長帆物流第二堂課的重點是什麼?」從香港機場直達深圳羅湖的巴士上,老婆問著我問題。

 

老婆是我的經紀人,到達客戶處,就成為我的助教,所以她問著我這次上課的要點。

 

「首先是滴答清單的深入用法、其次想教導這些幹部任務清單的概念,最後要教建立打卡系統需要的訊飛輸入法及MS Excel表格。」講解這個課程多次的我,一一說出要講授的內容。

 

「好像都是工具耶,他們公司都是女生,會不會太難?」老婆超聰明,一句話就講到重點。

 

「所以我設計了很多遊戲、演練、比賽,讓工具變”簡單”」我笑呵呵的說「只要他們在課程的遊戲通關或得到冠軍,立刻就覺得工具不難,轉而成為幫助他們工作的”槓桿”」

 

「這麼臭屁」老婆戳我一下「我就來看看你怎麼讓工具變”簡單”」

 

「那當然,我可是永錫老師呢。」既然說我臭屁,我就臭屁一下囉。

 

桌面上,iPhone及安卓手機疊成一疊,每個桌子上一台筆電。我揮手大喊

 

「開始」我們正進行一個支援前線的比賽

 

所有的長帆同仁手立刻伸向手機,開始打字,只看到Sammy遊走四處,看大家有沒有需要協助的地方。

 

這是長帆物流的第二次課程,我正教完大家使用滴答清單來作為復盤的工具,再準備小組競賽前,先說明規則。

 

支援前線規則

1. 同組每一個人要用手機上的滴答清單寫出3個🐸or🎈,書寫一天昨天工作的復盤,發送到目前上課微信群。

2. 每組要有一台電腦,在上面安裝滴答清單,組長(高階主管)要在滴答清單的收集箱(inbox)中用鍵盤輸入1-3隻🐸,5-7隻🎈

3.每台手機或電腦的左欄清單介面統一,只能有今天、明天、收集箱三個欄位。

4. 由Sammy及我的兩位助教擔任評審,驗收每一個手機及各組電腦,全部完成後,小組成員手牽手大喊「我完成」。

 

當我大喊「開始」後,各組就開始設定的工作,而這也是學習滴答清單這個復盤槓桿(Leverage)的開始。

 

善用槓桿,就可以用小的力量,產生大的力量。

 

 

只見著HR小羅擔任長的小組,小羅迅速完成自己手機青蛙、復盤發送到微信,正在協助小組同仁完成介面設定。

 

曼麗擔任組長的小組,曼麗慢條斯理拿著手機輸入青蛙,組員分成兩個小組協力一起幫助彼此完成發送手機青蛙的工作。不過,他們忘記發復盤了,Sammy和我同時看到這組的狀況,Sammy看了我一眼,我點一下頭,心照不宣。

 

高階業務主管快芳一開始就打開電腦,開始介面設定並在上面打字青蛙、蝌蚪及復盤,其他小組同仁各自輸入青蛙及復盤,偶爾有些交談,整個小組極有效率。

 

第四個小組有點卡關,因為組長對電腦不大熟悉,其他人都結束手機端輸入了,一起來幫助組長,他們也舉手,請Sammy過去協助他們。

 

「我完成。」快芳帶領整個團隊起來,手牽手高舉大喊

 

「YA.」微微亂了頭髮的她,領頭高聲大喊,充滿幸奮。

 

「我完成。」、「我完成。」各組陸續完成任務,最後一聲「我完成。」告訴大家,所有的中階幹部,在十分鐘內,都學會了滴答清單手機及電腦版的基礎技巧,而伴隨的每天復盤及青蛙打卡,將成為長帆物流成長的槓桿。

 

因為滴答清單及微信群,讓整個公司形成了日記化及日復盤訊息流,形成長帆的管理槓桿,協作能力更強。

 

我們邀請第一名的快芳小組,上台分享心得,從這樣的練習中,團隊可以學到什麼?

 

「我們小組經過討論之後,規劃了三點」快芳個子雖小,講話聲音很洪亮。

 

「首先,我們覺得滴答清單簡單好用,而且我們統一”今天、明天、收集箱”的介面,化繁為簡,未來我熟悉這個工具,就可以複製給下面28位下屬,每天看得到大家的復盤及日計劃,所以我們作幹部的同仁一定要優先學好」快芳,一口氣把便利貼上的第一點,流利說完

 

 

「第二點,我們平日工作都在桌機上,可以照著青蛙的日計劃確實推動;下班後或回到家,可以用手機看到同仁的復盤和明日的計劃,寫自己的復盤。手機和桌機兩用的滴答清單,對我們管理階層的人員幫助很大。」快芳進公司超過十年了,以前都需要加班才能處理事情,有了好的工具,就可以早點下班,把更多時間留給家人。

 

「第三,其實我昨天才下載滴答清單,今天的支援前線比賽,讓我立刻覺得對這個App有了基本的認識。回去之後,我還要繼續學習,讓我的團隊生產力更高。」快芳右手握著上課講義,一面說著,一面搖著講義,好像要加強她學好滴答清單的決心。

 

「工欲善其事,必先利其器」快芳說了結論「你手上的手機,一把小刀,還是一把利器,就看你平時能否勤練招式,磨利刀刃了,謝謝大家。」

 

快芳的話語方落,整場的掌聲不斷,她不斷地鞠躬答謝。我也趁機邀請全組上台,頒發支援前線這個比賽的獎品-”早上最重要的3件事”

 

「永錫老師,我來問問題。」褚晶是黃總的秘書,當了七年,是很受重視的公司未來之星。

 

「我也要聽。」小婷是Sammy的秘書,積極而學習力強

 

「先謝謝老師,上次我滴答清單老師沒辦法登陸,你教我先刪除、重新開機、再安裝登陸就通過了,太感謝了。」褚晶很有禮貌的,先道謝。

 

「太好了,你們倆有什麼問題就提出來吧。」

 

「這幾個月下來,引入滴答清單來復盤及青蛙🐸🎈打卡後,每天晚上大家看著彼此復盤,早上看著工作伙伴的青蛙,整個訊息流更清楚了,但我有個問題。」褚晶看著滴答清單裡面她的問題說「我覺得我處理多項目的能力還是弱了些,老師你有什麼建議嗎?」

 

「這個問題很好,我在自己復盤及看了同仁們復盤後,也會覺得許多項目需要推動,這時候我就會拿一張紙張,規劃下自己的任務清單。」我找了找我隨身的背包,拿出了筆記本,秀給褚晶及小婷看,他們兩個立刻圍了上來。

 

2018-05-19_20-27-00.png

「你看,我把我的任務清單分成六個”領域”,裡面各有2-7個左右的項目,這就是我的項目清單,裡面有21個項目」我指著我的筆記本說,我把任務清單打字後印出來貼在筆記本中。

 

「恩,我想到了,其實我每天看群裡面大家復盤打卡,這裡面就分成幾個領域,十幾個項目在推進。」小婷興奮地說,褚晶聽「我其實可以和老師一樣,做一個項目清單,讓自己瞭解每個項目的進程,也決定自己的下一步行動。」

 

「對吼,我也會寫下幾個項目分別在滴答及紙上,應該和老師一樣放在同一個頁面,那就是項目清單了是嗎?」褚晶也說出她的經驗

 

「對呀,小婷說看完大家復盤完,整理出項目清單;褚晶說把所有的項目放在同一個頁面,都是很好的辦法。」我嘉許地看著兩個年輕人,真是後生可畏呀。

 

「老師,那我們應該在紙上、手機或電腦上管理任務清單比較好呢?」褚晶立刻提出一個工具問題「老師你自己是怎麼做呢?就是打字後印出來嗎?」

 

「其實照自己習慣的方法,不過褚晶說的真的沒錯,我是把任務清單打字後印出來的。」我微笑比著我的筆記本說

 

用紙印出的項目清單批注是個好槓桿

 

我使用任務清單已經很多年了,任務清單就像是一個賽馬場,每個任務則是不同的賽馬,在自己的賽道上努力前進。管理任務清單的我們,最大的重點不是做事,而是理清每個任務接下來的下一步行動,並確保這匹賽馬在正確的賽道上面前進,到達我們期待的結果🏁

 

以前我總用很複雜的App,管理好任務及其下一步清單,這些年來,我更喜歡紙張,我在電腦上打入各個任務及其下一步行動(或是一些和該任務相關的資料),之後印出任務清單,放在手邊。隨手一隻紅筆就可以圈出重點,藍筆隨時寫下下一步行動。

 

「好簡單喔,永錫老師,這個方法我一定要學下來。」小婷張大眼睛地說。

 

「小婷,那天永錫老師要你做的Excel表格做好了嗎?拿給我看一下。」Sammy探頭進來,問了小婷一件事

 

「好了,我等下把表格寄給你。」小婷高聲地說

 

「永錫老師,謝謝你,我要回去工作了。」小婷低聲地說

 

「謝謝永錫老師,我學到這個”簡單”的方法了。」褚晶故意大聲地說

 

「小婷,動作要快,等下永錫老師和黃總吃飯就要用了。」遠處聽到Sammy的聲音,小婷用肘子頂了褚晶一下,一溜煙跑去做表格了。

 

 

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「永錫老師,這個滴答清單太好用了。」黃總手上拿著茶和太太及我敬酒「兩年前我上你的課的時候,我下來過,沒想到現在才覺得這麼好用。」

 

第二次上課,剛從加拿大回來的黃總招待Sammy及我兩夫妻到隔壁一家粵菜館子”驹鲍私房菜”用餐,吃吃地道的粵菜。

 

「其實Sammy就用滴答用得很好,常常和大家推薦使用滴答清單。」黃總是個沈默寡言的人,長帆物流是他用生命做出來的企業,凡是都希望為公司好「我的工具運用能力比較差,但是我要努力跟上,長帆的管理一定要靠工具作為槓桿,這樣才能讓公司持續進步。老師,你可以講講在這100天的培訓中,除了滴答清單,還需要加強哪一些工具的運用,組成一個長帆獨有的工具系統嗎?」

 

看到黃總都舉起杯子,我也趕快拿起茶杯說道「沒錯,用滴答清單來記錄青蛙及復盤是最主要的工具,另外還有訊飛輸入法、MS Excel,三樣工具組成系統,我們待會吃完飯,我就和黃總及Sammy報告一下。」

 

 

黃總是個很聰明的人,知道我們幫企業架構的不是單一的復盤工具,而是相互搭配的訊息流系統,以下就讓我們繼續探討這一套幫助企業效能提升的幾個Apps吧

 

「首先,是訊飛輸入法」吃過美味的鵝肉,我請黃總及Sammy打開訊飛輸入法的介面,我一面展示,他們一面操作。「他最驚人的能力是一分鐘辨識四百字,一般人說話速度低一百字,所以語音辨識的速度,非常快速,而成功大約是百分之九十八。」

 

 

「真的呀。」黃總和Sammy先下載訊飛輸入法,一面輸入語音「今天晚上招待永錫老師,吃,廣東菜」

 

「哇,辨識能力很厲害呀,這樣不在電腦前面,也可以迅速輸入文字了。」黃總很滿意訊飛輸入法的速度和正確性。

 

「我們培訓先訓練中階幹部熟悉用訊飛輸入法寫復盤。」我一面看著黃總的手機一面說著「練習一百天之後,用訊飛輸入法的能力純熟了,就可以手把手帶著他們下屬來做,我們希望企業裡的兩千個員工都能擁有復盤的能力,這樣優秀的員工就能因此而進步。」

 

「這就像是在同仁的大腦裡面裝上CPU,他們能夠自我進化。」黃總說「大家也可以藉由微信,看到彼此的復盤。」

 

「沒錯,所以我們課程中也請大家善用繪文字🍅🐸🎈🔴🔵⭐️」我解釋「一方面能夠分段,便利閱讀,一方面讓閱讀復盤的過程變得更加有趣,讓90後甚至00後的同仁也加入這樣的遊戲。」

 

「嗯,那除了之前討論打卡規則外,公司可否針對復盤及青蛙的結果進行管理呢?」黃總創業20年了,立刻就講到重點。

 

「有的,之前我就發給Sammy一份微信打卡管理的檔案模版,剛好請他說明一下。」我演講看下Sammy,他做了一個手勢,表示沒問題,換他上場。

 

 

之前和Sammy進行教練對話時,我就發給他一份MS Excel的打卡登記表,請他登記,正好是時機和黃總報告。

 

Sammy打開隨身的公事包,拿出一式兩份的文件,交給黃總和我。

 

「第一份文件,是我們企業打卡至今三個微信群的打卡登記,由我的秘書小婷整理,上面是上個月同仁復盤及青蛙打卡狀況,休息室請假、漏報是沒打卡應該發微信紅包。」Sammy看著文件說明

 

「請參閱第二份文件,是該發微信紅包是否有未發的狀況,有多位同仁可能因為太忙,雖然該發紅包,但是未發,我們會每個月主管會議提出來,並請他們補發。」Sammy表情很嚴肅

 

「恩…」黃總看表格看得很仔細「永錫老師,這個表個是一個月做一次?」

 

「是的,未來的一年,每個月的幹部會議,都會請Sammy準備這份表格,給高階主管會議,中階幹部會議時使用。」我和黃總說「好的管理,很重要就是要做到有賞、有罰,這份資料是個統計數據,這樣認真的人可以被表揚,摸魚的同仁也看得很清楚。」

 

「太好了,Sammy辛苦了,明天我們開高階決策幹部會議,我們就先發這份文件給高階們看,從他們開始。」從黃總微笑的嘴角看來,他很滿意

 

我轉頭又看Sammy一眼,他微笑和我眨了一下眼,Yes。

 

 

「老公,我越來越懂得你為什麼要教大家用滴答清單作復盤?」出差五天可以回家了,從深圳搭直達香港機場的巴士,老婆說著「這些工具,真的很”簡單”,連我這種工具白癡都學會了。」

 

「真的嗎?講講看你上課觀察到的點吧」我想要老婆多講講她的見解,我知道她的觀察力一流。

 

「首先,藉著彼此看復盤及青蛙打卡,大家協作能力增加了。」老婆看著筆記本上的筆記,這是她五天來的紀錄「接著,藉由MS Excel的數據,一眼可以看出大家打卡的精確度,企業多了一個可以評定幹部良莠的角度。」

 

「最後,中階幹部的成長,會刺激高階主管更認真,尤其是Sammy,你看他這次參加了每一級幹部的課程,全神貫注。」老婆合上筆記本「老公,你辛苦了。」

 

其實一點都不辛苦,這次我們引入了滴答清單、微信、訊飛輸入法、MS Excel,為客戶建立了有槓桿效應的工具,只要幹部每天做好日計畫(🐸青蛙打卡)、日檢視(每日復盤),就可以建立公司的訊息流系統,這些復盤的技術,讓同仁間協作能力更強。

 

作為一個老師,擁有一群愛學習的學生,又可以幫助企業成長,這不就是最好的鼓勵不是嗎?

 

當然一點都不辛苦。

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