201805161811企業復盤SLOW之S 成功的群規則

「永錫老師,未來長帆物流的時間管理,就勞您多費心了。」黃總緊緊我著我的手,誠心地說

黃總是深圳長帆物流的董事長,20年來,白手起家,目前已經是深圳最大的物流公司,有一千多名員工,上了新三版(台灣成為興櫃)。

我們在北投麗禧溫泉酒店,我的老客戶陳總和黃總是中歐商學院同班同學,同班有十八位同學參加一年一次同學會的旅行。黃總兩年前就聽過我的演講,他看陳總的公司推動復盤兩年,成效斐然,因此和我約碰面,希望我能到他們公司培訓。

「我們公司總經理Sammy上個月還在公司教授你的時間管理,上了五小時。」黃總呵呵笑的說「我請Sammy負責這次的培訓案,你來深圳,Sammy可開心了。」

Sammy兩年前上過我兩天課程,是對我這套復盤系統最熟悉的長帆同仁,我開始對這次培訓充滿信心。

「不過,可不可以請你,下個禮拜就來?」黃總說出這句話,嚇了我一跳。

「沒問題,我們立刻出發。」知道需要我們,當然立馬出發。

「永錫老師,今天我們先安排兩個高階主管曼麗及快芳,還有一個中階幹部,也是我們總經理的秘書褚晶」Sammy看著自己的筆記本,和我說明接下來要調研的幾個幹部背景。

Sammy的公司目前在新三版(像是台灣的興櫃),往上市之路邁進,公司業務大幅增長,管理幹部的職責越來越重,這也是他們黃總請我來培訓的原因。

 

「永錫老師,我的工作及生活完全失衡了。」這是在長帆物流的第四場調研,高階主管曼麗正在說著她時間管理的問題

「為什麼會這樣呢?」我專注地聽著,適時提出問題

「我是一個業務主管,下面有4個業務助理,24個業務。」曼麗扶了一下她的眼鏡,嚥了一口水

「業務作久了,覺得沒意思,就想要作經理人,沒想到困難重重。我們有培訓業務的方法,但是卻沒有培訓經理人的方式。」曼麗說著心中的痛「看到下面業務加班,我就心軟,陪他一起上班到深夜,長期下來,連自己的健康都變差了。」

「…」我一邊記錄,一邊提問「那你最期望的結果是什麼?」

「一個月後,能夠有八成的同仁,九點之前下班」曼麗說著,她真的是一個很有感情,為下屬好的主管

「下一步行動是什麼呢?」我追問著曼麗

「我希望今天下班前,先和我核心三個幹部討論做好復盤的具體步驟,建立時間管理的基礎。」曼麗說到具體的步驟的時候,精神一振,她找到前進的方向了。

若說曼麗是溫暖型的經理人,快芳就是衝衝衝衝刺業績的經理人。

「永錫老師,我的時間管理能力很好,我希望復盤和時間管理的方法,可以幫助我的團隊拿下巴基斯坦市場更高的業績。」快芳快人快語,調研還沒開始,就開始說她希望達到的培訓目標。

其實我對快芳,很有印象,因為早上到公司時,就看到她和Sammy在開會,而且是那種很有”衝突感”那種,看起來像是快芳希望跳過公司原有制度,幫下屬爭取更多福利、更多分潤,但是Sammy覺得制度不能輕易打破,兩個人意見不一,有些口角。

「那你希望的結果是什麼?」我問了快芳問題

「我希望在6月30日前完成巴基斯坦業務團隊單月1600標箱的任務結果」快芳迅速說出了目標

「下一步行動呢?」我繼續問著

快芳頓了一下說:「梳理巴基斯坦的客戶名單,不對,和小羅整理客戶資料。」

「之前還有沒有時間更近的行動呢?」我暗示

「我等下微信給小羅,和她明天早上花一個小時時間梳理巴基斯坦客戶資料。」快芳似乎從沒有把下一步行動梳理地如此仔細,對自己的答案若有所思。

「需不需要和任何同階層管理幹部或者主管討論。」我做了最後的暗示

「永錫老師,我錯了,我應該先和Sammy道歉,而且瞭解他的意見才對。作為一個高階經理人,我沒有先和更高的主管做好討論,這是我的問題,要先處理人,再來處理事情。」突然間,快芳掉下眼淚來,以前她是目標導向的人,但是高階經理人並不是這樣做的,團隊非常重要。

一個團隊裡,有溫暖的人,像是曼麗,也有目標導向追求業績的人,像是快芳,這兩種人都很重要,一個公司要將不同的經理人放在一個平台上,彼此關注彼此訊息,這就是我們復盤的目的。

復盤是一種訊息流,像是公司的脈動,長久下來,許多做事的默契,協作的能力,就從中而生。

最後一位是黃總的秘書,褚晶。

「永錫老師,我的問題是有太多瑣碎應急的事情需要處理,雖然我用了所有的時間,但是還是覺得事情處理不完。」褚晶說著她時間管理的痛點

「為什麼你會有這樣的狀況呢?」我問了她一個問題

「或許因為我的黃總的秘書,許多事情員工直接就找我,加上黃總一年有幾次要待在加拿大三個禮拜(移名監),有些是要透過我呈報,事情就非常多。」褚晶說

「還有嗎?」我覺得不止於此

「還有就是我覺得常常做和同仁做的事情,都有重複做事的現象」褚晶說著工作上的狀況「例如一份文件,我這篇已經做得快好了,才發現另外一個部門也在做同一份文件,時間都白費了,這是為什麼呢?老師?」

「這是因為多部門協作下,卻沒有同一套訊息流系統,導致訊息流堵塞在一起,重複工作就容易產生。」我先回答她提出的第二個問題。

「除此之外,你是黃總的秘書,所以會有許多的事情需要留意,但是有清楚的訊息流,你也可以梳理好這些訊息,決定哪些工作是你要自己動手做;哪些你需要授權他人,這樣你的工作量也會更加合理。」我看著認真負責不到三十的褚晶說,她當了黃總七年的秘書,工作態度及能力都是一流的。

「永錫老師,真的太謝謝你了」褚晶認真的說「剛剛黃總和我說,晚上我們和Sammy一起吃飯,一起討論明天的課程。」

「好呀,時間也差不多了,我們這就出發。」結束了一天的培訓,準備吃飯囉。


「歡迎大家,今天我們很榮幸請到來自台灣的張永錫為我們講解時間管理。」Sammy擔任我課程的主持人「之前我在公司裡面分享五小時時間管理,很多人還意猶未盡,這都來自永錫老師的教導。」

「這兩個月,永錫老師將會蒞臨公司三次指導我們」Sammy看了我一下,示意我準備上台「讓我們用掌聲來歡迎永錫老師。」

「感謝長帆的伙伴,大家,早上好」我用著內地常見的開場語,和大家分享。

對著Sammy公司的伙伴,我開始講述復盤的重點,要描寫成功的一件事情、復盤的格式、吃青蛙(每日計劃)與復盤(每天檢討)的結合、最後是檢視我們的復盤系統。

「重頭戲來了」我看著台下的同仁開心地說「上完課就要第一次打卡,打卡之前,我們先訂出群規則。」

「老師,你是要拿範例給我們嗎?我們都還沒打卡,怎麼訂規則。」Sammy公司伙伴很聰明,立刻舉手

「對的,我們會先拿兄弟企業陳總公司兩年半打卡後打磨的群規則來做為參考。」我細細地說「接著,我會引導每個人寫下自己對打卡的想法在便利貼上」

「然後,小組討論整合共同意見,各組上台分享」我指著投影片的圖片,說明等下如何訂定出群規則「Sammy會在台下整合大家的想法,上台報告。」

我請Sammy的助理曉婷發下便利貼及空白A3曼陀羅表格。

「首先,這是陳總公司的規則」我在投影片上面投射出來一些文字。

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滴答管理群规则
为了更好的利用“微信”来管理好我们的日常工作,规范使用滴答清单软件,现对微信群管理规则更新如下:
纪律监督:
按微信群中人员周轮值管理值原则执行:
周轮值质检职责:每周每天对群内人员的晨报/晚检视进行统计汇报,按执行情况进行检查监督及通报
周轮值质检顺序:
本群人员轮值如下(以周为单位):

微信群发送方式:
文字形式(不得使用语音)
时间管理微信群打卡时间:
每日工作晨报时间 每日09:00以前
每日工作检视汇报 时间 18:00-00:00
注:1.每天复盘后,可以报第二天计划。2.工作出差也需打卡复盘。3.休息须打卡,其他假日须备注假日类型和日期。
奖罚规则:群内人员每天晨报迟到/漏报/检视汇报迟到/不检视均捐款25元/次
——捐款说明:20元分为4个拼手气红包形式发放,本人不可再拆自已的红包。5元发群内指定给财务部经理领取作为奖励经费,如他人领取则翻倍发放作为经费,休息日可不作检视汇报,但须晨报)

此规定即日生效执行
2017年10月22日
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我帶著長帆的同仁在A3曼陀羅九宮格上寫下下面的幾個抬頭(Title)週輪值、打卡時間、復盤細節、獎勵及懲罰,一面講解,一面請他們針對不同的Title,個別寫下想法在便利貼上,最後並貼在空白曼陀羅九宮格。每組要至少累積20個點子,完成全組大喊我完成。

「接著,我要請大家針對打卡時間、獎勵及懲罰,進行深入討論」我看了Sammy的方向一眼,眨了眨眼睛「三分鐘後,各組報名分享。」

Sammy上台的時候到了,他針對打卡時間和獎勵處罰和大家討論,最後決議

每天九點半前打卡
晚打卡一次紅包為35元(將近150台幣)

課後Sammy跑來和我握手,一直說老師上課辛苦了,也說明天會設計好長帆物流的微信群打卡規則。

「老師,我們的群規則設計好了,Sammy請我寄給您。」Sammy的助理小婷寄了一份”長帆打卡规则”過來

長帆打卡规则

1,每天9:30 am之前打卡(出差以当地时间),法定节假日免打卡。休假需要报备。
2,每天以文本形式发送。
3,不发,晚发,发错情况下,认罚
4,处罚方式,每次35块红包,30块10个手气红包,5块钱单独红包给HR,作为未来奖励基金。
5,不发,晚发,发错的人,不可以抢红包。HR的红包只有HR可以领。
6,抢错的人,红包加倍发到群里。
7,此群仅作为打卡使用,禁止聊天。

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有了好的打卡群規則,就是成功的一半,不是嗎?

 

「Sammy這些天就请你到达公司同仁的办公桌,和他就微信群打卡内容和工作实际状况讨论是否一致。」上完课一周,我和Sammy进行线上教练课程,确认他成功地把打卡群带领好

「嗯,这些天我也認真地在看微信群,我覺得有些人工作量高、工具運用能力好;有些人則是無法寫出應該完成的重要事情,復盤寫得就很差。」Sammy唸出這些天笔记本上的紀錄,和我討論「我也在思考,如何在這幾個月內把長帆物流的復盤打卡的這件事情帶領起來。」

「好的,我們就來說說SLOW法則的框架,過一陣子,會把細節說明得更好。」我先和Sammy講清楚SLOW的架構,Sammy就能轉換成長帆物流同仁的語言,讓學習更加簡單。

「我們把復盤的SLOW法則分成兩個部分,第一階段是一個人的復盤,第二階段是企業等級的復盤」我慢慢地說「首先我們個人要做好復盤,打穩基礎後,Sammy就有能力帶領好整個企業的第二階段復盤。」

PS. 第一階段的復盤請參閱本書前四個個章節,個人層級的SLOW復盤。

「對於第一階段的SLOW復盤法則我已經比較熟悉了,因為已經寫日記兩年多了。」Sammy笑嘻嘻地說「所以這次公司引入復盤課程,我可是非常期待的,能夠解決企業訊息流的系統,這對企業非常重要的。老師,你來談談第二階段的企業SLOW復盤法則吧。」

「台灣知名小籠包鼎泰豐的員工工作日誌,是我們復盤的起源,公司每人每天都要寫復盤,不論是客人互動、工作心得或是改善意見。」我看著Sammy的演講一邊說「寫上來之後,長官也需要做到即時回應,處理人員(尤其是新同仁)的感受與意見。」


「也就是鼎泰豐可以用復盤來整合同仁的意見,而老師為了方便大家學習,把企業復盤細分成S.L.O.W四件事情。」Sammy興奮地說「老師,這對我們公司太有用了。」

企業復盤的SLOW法則,和個人版本SLOW不同,等於是個進階版本。不是著眼於自己做好復盤,而是帶領團隊做好復盤,Sammy公司有超過千名員工,帶領大家復盤能力提升,非常重要。我們分別說說這SLOW。

S, Success Rules,建立成功群規則,好的開始是成功的一半,建立復盤的群規則再開始復盤,用賞罰分明的制度來管理整個系統。

「嗯,上週老師帶領我們建立復盤打卡的群規則,大家對復盤這件事情的態度立刻不同。」Sammy回憶著「我覺得融合大家的意見,讓大家更加有參與感。」

「對,其實Sammy就是要扮演一個領頭羊的角色,讓整個企業復盤的方向正確。」企業這時正往上市的路上努力,是要靠總經理以身作則,公司文化才能落地。

建立群規則就是要人治變成法治,把公司的工作內容,透過復盤文字化進而制度化,這條路很長,但是很重要。


L,Leverage,利器槓桿,利用幾個好用的工具,架構出掌握公司復盤狀況的槓桿系統工具。

我們將會介紹像是微信、滴答清單、MS Excel等對公司復盤很重要的工具,讓企業的管理發揮槓桿的效應。


O,Organize, 整合FAST法則及SLOW法則,減少復盤系統漏洞。

吃青蛙的F(先吃青蛙)、A(行動清單)、S(切小青蛙)、T(番茄工作)和復盤的S(成功日記)、L(日記格式)、O(青蛙復盤)、W(每週檢視),以上的八個時間管理概念,相互呼應,幫助企業的中階幹部做好復盤管理。

W,Watch,閱讀同仁彼此復盤,讓企業協同作業的能力提高。

在微信裡,我們每天都會看到同仁的吃青蛙(日計畫)、復盤(日檢視),日復一日,若是同樣管理階層閱讀彼此復盤,可以增加自己工作能力;能夠詳細閱讀自己下屬的復盤,就像是”打開下屬腦袋”,從中瞭解下屬工作重點及工作中的感受,做得好要獎勵,做不好要懲罰。

SLOW法則,從做好一個員工(幹部)復盤開始,進而讓一群員工(或整個企業)做好復盤,效用是很大的。

「哇,太棒了,我們公司一定可以從這培訓的過程中受益良多的。」Sammy搓揉雙手,止不住的興奮。

「Sammy,從今天起,我是你企業復盤教練,我們要一起帶領公司的中高階幹部做好復盤工作」我表情嚴肅地和Sammy說「我們一週會通電話一次,討論企業復盤事宜。」

「Yes. Sir. 永錫老師,我一定會全力配合。」Sammy認真地說

「好啦,別那麼嚴肅」我拍拍他的肩膀大笑,其實我們私下也是好朋友,這一次課程,也讓我們闊別兩年之後,繼續合作。

只是這次不僅僅是改善Sammy的時間管理能力,而是Sammy和我一起合作,改善全公司的能力。

 

 

 

 

「黃總,以上是我回報這一周長帆物流培訓後的狀況。」我和遠在加拿大的黃總微信語音,說了這一週Sammy和我推動長帆物流復盤「Sammy會再和公司同仁一對一確認打卡內容和工作內容一致。」

「永錫老師,我每天從微信看群裡面的復盤狀況也很不錯,真的感謝Sammy和你了」黃總開心地笑著

「我還請Sammy開始請秘書小婷登記每一個同仁的打卡狀況。」我把一份MS Excel格式的打卡登記表給黃總看

「哇,永錫老師,這太棒的,說實在,我開始期待我們培訓的結果了。」黃總聲音帶著笑意

恩,我也很期待...

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