201605252005九宮格紙質筆記本的日、週計劃及創易筆記

小輝輝,是某大餐飲集團的HR,旗下有多個品牌,也是我的好客戶。

 

去年八月份,老闆帶著她及特別助理來參加我的課程。之後就開始合作之旅,從品牌總監的訓練,企業內試講、內部訪問,課程訓練,這一路上,都有她及我們一步步努力的痕跡。

 

九個月後,小輝輝不僅幫助老闆進行企業效率提升;自己也成了幸福行動家,更加幸福;最後,我們還成為了好朋友。

 

由於她是一位熱愛學習的人,我送了一本日本松村寧雄先生「曼陀羅式聯想筆記術」一書,沒想到她非常努力研讀,並親身實踐,這篇文章,就講述了她學習八頁小書的九宮格頁面、曼陀羅式聯想筆手帳、創易筆記三種紙本”九宮格”筆記的心得,就讓我們跟著小輝輝,一起學習吧。

 

 

 

1 八頁小書的九宮格頁面

 

「永錫老師,我使用你的八頁小書很有問題」小輝輝翻著她的紙本八頁小書,疑惑地提出問題「就是我老是搞不清楚,我们每天列出的三隻青蛙和周圍的時間是什麼關係。」

 

「喔,這樣呀,你可以把問題說清楚一點嗎?」聽到學生使用有遇到困難,我習慣請她們再說明更多細節

 

「目前公司的規定是每天要打卡三隻青蛙,但是餐飲業的現狀是,每天突發狀況非常多,很難確認何時處理這些青蛙。」小輝輝不愧是HR,提出主管們的共同疑問「這樣子,八頁小書的青蛙就形同虛設了。」

 

確實如此,工作的職場上,每天的工作角色,可以用經理、工程師、櫃臺接待三大類型來代表。

 

專案經理:這些人主要的工作是”Defining work”,把收件匣的事情,加工成合適的行動,或放到特定任務中。

 

工程師:把設計好的行動清單,一一落地執行,也稱作”Doing Predefined Work”,完成預先定義好的工作。

 

櫃臺接待:小輝輝的餐飲業同人們,客戶的要求無法預期,突發狀況特別多,只能”Doing as it appears”,事情出現就快點處理,就像是救火隊一樣,一上班就非常忙碌,直到下班。

 

餐飲業的同仁,不論是廚房或前廳服務人員,大部分的時間都和”櫃臺接待”這個角色很像。

 

「小輝輝,這就是為什麼,每天一早用八頁小書寫下三隻青蛙,並思考何時處理這件事情,更加重要。」我慢慢地拉回小輝輝問的主題本身。

 

「我越來越不懂了,每天都忙得沒時間了,還要先想要做什麼事情。」小輝輝一臉疑惑

 

「正因為忙,事前若是確立事情何時做,屆時時間到時,就可以不假思索,開始執行,反而可以節省大量時間。」我慢慢地述說「除此之外,我的秘訣是,這些青蛙,常常會處理比預期更久,因此規劃時直接給上50%的時間,準備不時之需」

 

「我懂了,餐飲行業,突發狀況很多,但正是因為如此,要是廚師及前廳能做到先吃青蛙,就可以勝過同業許多」小輝輝開始明白了。

 

每天早上我都會列出今天要吃的青蛙,並分享到團隊中,接著利用八頁小書規劃何時吃青蛙;並思考吃青蛙的步驟。

 

這樣的習慣,讓幸福行動家團隊意識更加強烈,自己也更知道該把時間分配到重要的事情上面。

 

這就是我們介紹的第一個部分,紙質九宮格的每日計劃。

 

 

2 週計劃─曼陀羅式聯想手帳

 

前幾天,幸福行動家有個小聚會,小輝輝拿出她的曼陀羅九宮格本子(”曼陀羅式聯想筆記”一書附贈),準備專心聽課。

 

由於這本書我自己也在研讀,也同時使用手帳,我也很好奇的問她使用的狀況

 

「週計劃和行事曆結合的方式超級好用」小輝輝開心地說出她的想法「這樣子做比對的時候特別容易,很快能對一週的事項有個整體感。」

 

「你真厲害,我一開始時候還沒發現這個的妙用,你是怎麼使用地呢?」我繼續提出問題,追問下去

 

「每週檢視的時候,我更新完舊的資料後,進入下週的工作事項規劃時,就拿出曼陀羅九宮格手帳,先填寫下週的行事曆,接著看一下上週的目標,並寫上下週的目標」由小周不加思索的回答,就知道她使用地純熟度。

 

相對於日計劃,中間的地方寫上每天的三隻青蛙,外圍八宮則是寫下那個時間點吃青蛙;週計劃是利用中間的地方寫下每週預定推進的八個計劃,並在外圍八宮的地方,分別寫下週一到週日的行程。

 

這是日本松村寧雄先生著作「曼陀羅式聯想筆記術」一書中附贈的手帳,設計精巧,難怪讓我和小輝輝愛不釋手。

 

「永錫老師,可以分享一下你使用”曼陀羅式聯想筆記術手帳”的心得。」也是工具控的小周雙眼發光

 

「分享不敢啦,就總結一下我使用的心得。」遇到認真的學生,平時臭屁的我,也收起嘻皮笑臉,認真地回答。

 

A. 手寫筆記,讓規劃時體驗更好:在書寫”曼陀羅式聯想筆記術手帳”時,我會想到很多點子,手寫的筆記可以塗鴉、批注、貼上便利貼,用多顏色的色筆或螢光筆,讓寫筆記這件事情更加有趣。

 

B. 週計劃和八頁小書結合:我常常把八頁小書夾在週計劃裡面,規劃每日計劃時,就能同時考量到週目標推動狀況。

 

C. 紙本的週計劃,非常適合前後對照翻閱,看這幾週的週計劃及行事曆,無形中也在梳理自己對這些任務的想法。

 

雖然只用了兩個月的”曼陀羅式聯想筆記術手帳”來規劃週計劃,一向喜歡用電腦列清單的我,竟然愛上了紙筆規劃。

 

這真是不可思議呢…

 

 

 

3 紙質九宮格筆記

 

小輝輝在這次深圳研習會中,擔任我的音控,並把握時間,利用課間空檔時,問我一些問題。

 

她觀察到我在課堂之間,不時用九宮格形式寫下課堂的紀錄,好奇心又起來了。

 

「永錫,你做筆記也是用九宮格格式耶,可以解釋一下嗎?」小輝輝問到

 

「這個呀,這是我的好朋友蔡巨鵬老師教導我的”創易筆記”記錄法,用九宮格的方式來記錄,讓我和你解說一下吧。」剛好有點時間,正好可以和小輝輝解說一下

 

蔡巨鵬老師發明的九宮方格筆記法,用了許多九宮格的模式來記錄,我最常用的是”三分割”,把一頁筆記用兩橫兩豎,畫成”3*3”的九格空間,並在每一個方格中記錄不同的內容。

 

具體用法如下:

 

首先先在,中間那格寫上主題,外圍的八個格子,可以用不同形式書寫,或許是更小的九宮格,大大幾個關鍵字,繪製一格心智圖,塗鴉自己的想法等。

 

很快速就可以把大量想法,寫到筆記本上去,非常有”創意”的筆記法。

 

而我自己每天早上寫晨間日記時,會拿一隻紅筆,對昨天做過的筆記加以批注,或許寫下下一步行動,或許記錄在日記之中,讓自己行動力更強。

 

「哇,這方法真棒,一定要特殊筆記本才能做到嗎?」小輝輝看著我手上的筆記,驚訝的說

 

「其實,一般的筆記本就可以了,這才是有創”易”(創意)呀。」我扮了個鬼臉,哈哈

 

創”易”筆記,是蔡巨鵬教授十餘年的心血結晶,讓我受益良多,在此也非常感謝。

 

 

「老師,我要和你講一個秘密。」小輝輝神秘的說

 

「恩,怎麼了。」我準備仔細傾聽

 

「昨天我老公帶我去產檢,證實我已經懷孕了。」小輝輝的臉上,洋溢著母親的光輝

 

從去年八月小輝輝走進課堂,立下的五年願景,裡面其中兩項就是結婚及生子,沒想到九個月內就已經實現了。

 

「真是太恭喜了。」我由衷的說

 

「其實,這要感謝這陣子養成的好習慣,我每天持續寫青蛙開會時認真筆記,寫日記檢視,每週五週檢視及計劃,這樣的人生管理系統讓我受益良多。」小輝輝真心的說「首先,我自己的生活變得更有幸福感;接著,我的老闆時間管理能力更強;現在,一些年長的品牌總監都動了起來,這一切都是我們好好學習時間管理系統及工具後才產生的。」

 

看著小輝輝全身洋溢的幸福感,我自己也非常開心,作為一個老師,最高興的就是學生的成就,作為一個顧問,最高興就是企業的成長。

 

而最後,作為一個朋友,更開心看到小輝輝的成長,人生的路很長,我們繼續加油.....

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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