200801300835 twhsi 時間管理 線上課程 (36) 紀錄我們花掉的時間 118/200

  老婆昨天和我說,有時候她上網一下子就過了兩小時,之後回想,卻常常不知道時間花到哪裡去了?永錫說以前我也有一樣的困擾,後來,我利用了時間日誌的方法,每十五分鐘紀錄我的時間,我覺得效果很好,也和大家分享一下。以下逐步說明我的方式,有興趣的朋友可以試試看,可以讓您很專注的處理事情,不容易分心喔,方法很簡單,有四個步驟。


1 準備一個倒數計時器,設定15分鐘倒數。

我自己的工作常常在電腦前面,所以偏好用電腦裡的倒數軟體(上圖是我蘋果電腦裡的免費程式,3-2-1 倒數計時器),我設定15分鐘為倒數的範圍,時間一次,就會發出"叮"的一聲。
並且會自動跳出螢幕,提醒要重新設定時間,這時候我們就可以回想這段時間做了什麼事情,並紀錄在下面介紹的表格裡。

會外出的朋友或者沒有電腦在身邊的人,實體的倒數計時器也很好,每次設定15分鐘,"BEEP!BEEP!"叫時按掉,並設定下一個15分鐘。


2  一個有時間格線的萬用手冊

第二步,我們要有一個可以紀錄15分鐘工作內容的表格,我自己設定的方式如上方(我在市面上買了一本一日一頁,按照每小時有劃格子的本子)。依照15分鐘的間隔,記錄下自己做的事情。如果買不到一樣的本子,也可以自己拿紙影印一下,也很方便。



3 開始紀錄時間

紀錄了以後就如同上方表格,我8:55上班,就先記錄下上班時間,接著設定倒數計時器,紀錄已經做的事情。上面的紀錄方式,整理一下,就是下方的工作紀錄。

09:00-09:15    寫email
09:15-10:00    寫企劃案
10:00-10:15    休息(去其他部門走走)
10:15-10:30    聯絡客戶


這樣的紀錄方式可以維持自己在專注的狀況,就算真的分心去上網或其他事情,也能夠迅速發現,拉自己回到工作的狀況。
上圖就是我實際紀錄的樣子,大家可以參考。


4 別忘了加入休息時間

我自己會用其他方式提醒自己要主動休息,基本上一個小時是很好的間隔,休息時間可以做做體操、上廁所、喝喝水。要記住"疲倦前就要先休息"這句話,才能維持自己一天的工作精力。也可以藉這個時間走到其他工作夥伴或其他部門,和他們聊聊,不論是談公事、私事,都是很好的轉換心情的方式。


結論

彼得.杜拉克說"有效的時間管理,共有紀錄時間、管理時間、整合時間三個階段",在這篇文章中,我們討論了紀錄時間這一部份。在西方的律師事務所中,也有所謂的"六格法",把一小時分為六格,每格表示10分鐘,詳載律師工作內容,藉此收取客戶的諮詢費用,這些都是類似的方法,藉著紀錄時間,讓我們了解自己的時間運用方式。

接下來的課程我們將要討論,如何診斷自己的時間,並做有創意的運用,請期待喔。

延伸閱讀

twhsi時間管理線上課程(25) RANDY最新的時間管理演講

37/100 時間管理健身房雙槍

3-2-1 倒數計時器




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