200801261033twhsi 時間管理 線上課程 (35) 時間跑到哪裡去了?117/200

 人最不善於管理自己的時間,我們常常認為自己知道時間花到那裡去了,但是如果我們寫下我們的工作紀錄,就知道這句話是個謊言。永錫從幾個月前開始紀錄自己的工作時間,我設定了一個倒數計時器,每15分鐘會響一下,我便記錄下這15分鐘做的事情。
經過了一段時間後檢視自己時間的運用,讓我很驚訝的是,就算是一整天工作下來(假設8小時),我能記錄下來真正在做事情的時候也只有4-5個小時。檢討下來,浪費的時間包括被人打斷工作或者分心、不然就是在作一些沒有生產力的事情。永錫才發現,雖然我自許是個時間管理講師,但是實際上執行的績效仍然有改進之處。我也發現,如果憑著印象或記憶,要了解自己時間如何運用,是很不準確的,一定要作工作紀錄才行。

重視效能的時間管理者,一定要先了解時間耗用在何處,我也整理了彼得.杜拉克<<有效的管理者>>(內地譯名彼得·德鲁克<<卓有成效的管理者>>)組織內時間運用的五個迷思,和大家分享。


迷思之一:我們大部分的工作時間都很有生產力

公司重要的客戶打電話來,業務經理絕不敢說"太忙了,等一陣子再打給我。"就算是客戶聊得是家庭瑣事、上週摔斷腿,他也不得不聽。
政府機關的首長、主管,每天都要忙著開會、參訪機關人員接待,準備給上級的資料,或許這些資料只要上網查詢立刻可以得到,但是整天都會遇到這些事情。
公司的老闆,要時常參加婚喪喜慶,各種高層、基層的會議,否則所有的員工及主管會覺得沒有受到重視。
就算我們是基層人員也是如此,每天會接到各種的指示及要求,這對其生產力完全沒有幫助,但是他們卻不得不面對。

表面上看起來,我們相當的忙碌,但是這些工作時間內發生的事情,卻對我們的生產力,一點幫助都沒有。



迷思之二:工作被打斷並不嚴重

之前我有一篇文章提到一個45/15定律,意思是在一小時的時區內,我會用45分鐘專心處理好一件事情,其他15分鐘批次處理小事情。這個45/15是比例的意思,如果時間有三個小時,我可能用兩個半小時來專注於一件事,留下30分鐘批次處理小事情。為甚麼要如此呢?

因為我們作任何事情要有效能,有一個"最小完整時間",舉例而言,我寫這篇文章的時間大約是兩個小時,若是我每天花上15分鐘寫作,一共寫了8天,雖然總時間都是兩小時,但是恐怕還是無法寫出一篇文章。但是如果能運用晨間的時間,在完全沒有干擾的狀況下工作一個半小時以上,這樣文章的初稿一定能完成,永錫可以用零辛時間來作潤稿及段落修正的工作,所以一個半小時就是永錫寫文章的"最小完整時間"。

有很多工作都是如此,電影導演剪接影片、科學實驗的進行、軟體工程師編寫程式代碼、一個專題的演講等,都需要一定的
"最小完整時間"。尤其是和他人互動更是如此,若始想花十分鐘,想和他人作一個有效的溝通,那真的是白費力氣。想和他人建立好一次良好的人際互動,至少要花一個小時以上,才能進入"深談"的狀況。這些工作,如果中途被打斷,那是一個時間上很大的耗費,常常代表要重新再來一次


迷思之三:工作場合閒談無益
杜拉克認為,大型機構中,若是高階主管期望內部的知識工作者有所表現,一定要定期抽出時間和他們討論以下問題

1 你認為高層人員應該了解你工作的哪些部份?
2 你對我們這個組織的看法?
3 你覺得組織還有哪些尚未開拓的機會?
4 你覺得我們還有哪些上為察覺的危機?
5 你希望從我的身上知道些什麼?


這些"閒談",不管在政府、企業、學術及軍事單位,都有其必要。而且在交談的過程中,要不急不徐,讓人覺得"我們有無限的時間來討論"才有成效,因為人際及工作關係確實相當費時,太匆忙了,反而會產生反效果。但是這樣的人際互動,隨著組織人數的增加,需要的時間也增加,這樣子用於生產的時間就減少了。


迷思之四:管理人員有比較多的時間用於工作本身上

一般人認為,只要當上主管,就可以命令其他人做事情,自己的自由時間就增加了,其實不然;管理人員和第一線的員工不同,他需要花更多的時間和不同部門及上級長官溝通,也就是說人際互動的量增加了。如迷思三提到,溝通相當費時,會造成生產時間的降低。也因此,主管特別需要時間管理,因為他要面對的時間問題,比起第一線員工複雜許多。

因此管理人員要在工作上做的傑出,就不能乞求安逸,要不就是投入更多的時間來工作,或者就是要善用時間管理的方法,
將剩餘有限可以自由運用的時間作更好的運用,不然絕不可能成為一個優秀的主管。


迷思之五:決策快速可以省下時間

"有效的管理者,凡是遇到人事問題,總是決定的很慢,而且長需經過多次考慮,才能拍板定案"
--彼得.杜拉克

組織的人數越多,有關人事的決策也越多。許多管理人員忽略,人事決策所需要的
"最小完整時間"大的驚人,因為人事決策牽涉的因素非常的多,需要較長、持續、不受打擾的時間才能做好。

例如某一個專案小組成立,裡面的成員應該有哪些?新成立的單位,應該指派哪位主管?某一個員工很有行銷的才能,卻沒有工廠管理的經驗,應不應該給他升遷,或要升遷另外一個沒有行銷經驗的人?

人並不是設計作為一個組織的"資源",因此任何人都很難完全符合組織內的職位要求,人又不是能夠隨意修改及更新的,所以每一個職位只能找到大致上合適的人,但是組織需要人才在正確的位置上,才能推動工作,因此在人事的決策上,我們需要較長時間的思考及判斷。


結論

我們看過了五個組織內時間運用的迷思,就知道
時間管理系統對組織內的人們特別重要,因為時間管理系統是一種槓桿,用較少的時間,但是達成較高的生產力。

有限的時間內,一個人只能想他已經知道的,只能作他曾經作過的事情。然而現在組織必須面臨的不斷創新的挑戰,所以勢必要使用大量的時間資源,若是沒有一套良好的系統,就會耗費更多的加班時間,讓其他生活的領域受到影響。我們投資於學習於時間管理的時間,對我們節省時間有很大效益,希望大家一定要知道自己時間跑到那裡去了。

這堂課是我們"了解時間花用在何處"這個章節的第一階段,我們下一堂課,我們要討論的是如何紀錄好自己的時間?

延伸閱讀

46/100 時間管理健身房45/15法則

twhsi時間管理線上課程(24) 課程一覽及總結

twhsi 時間管理 線上課程 (34) 了解組織內時間管理難題

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