200801190838 twhsi 時間管理 線上課程 (33) 管理任務的要點 114/200

 我們在時間管理中,強調要管理好行動,但是有些事情本身就有點複雜(舉辦一個家庭聚會、全家到美國旅行三週、銷售一個新的產品等)這樣子要如何管理呢?在Getting Things Done(本文簡稱GTD)的理論中,這些事情屬於任務(task)而非行動,這也是今天我們的主題。

1. 任務是什麼?

"任務是需要一項以上的下一步行動,才能完成預期結果的工作"這是GTD這本書的定義。所以任務雖然可以指很大的計畫(例如登陸月球),但一些小事情,是任務的範圍(製作研習會的投影片),因為這些事情沒有辦法一個行動就完成,所以也稱之為任務。


2. 管理任務的重點

要管理好任務,也要和管理行動結合,必需做到三件事情,簡述如下。


a. 清楚界定任務的結果

任務的結果像是終點線,一個最終完成的圖像。一個登陸月球的任務,永錫會看到一個登陸小艇緩緩降落,小艇門打開,太空人走出來月球表面的畫面。一個製作投影片的任務,永錫會看到我在演講投影片內容,台下觀眾專注聆聽,最後報以如雷掌聲的畫面。

清楚知道結果,才能自己在規劃下一步行動時,有明確的方向。


b.製作任務清單

我們必須有一張目前進行中任務的清單,這樣我們才會知道有哪些事情是我們需要去注意。清單讓我們可以重複檢視及更改,有一張任務清單,可以讓我們知道工作負載是否太大,是否需要刪減或增加資料。

永錫也會在每週檢視及計畫時,看看自己的任務清單,檢討哪些任務需要繼續推進,哪些則可以暫緩。



c. 將任務的下一步行動,放到系統內管理

大部分的任務很單純,只要將所有的任務列成一張清單,持續管理好各任務的下一步行動,就完成80%的管理工作。
少部份任務比較複雜,屬於多面向的任務,需要一些外部工具的協助(紙筆工具、心智圖軟體、樹枝結構狀軟體等),並找出各面向的下一步行動,這就是最後20%的管理工作。這些行動,必須集中放到我們的時間管理系統中,才能進一步作有效的管控。


3 任務管理屬於垂直型行動管理

之前我們提過收集雜事並加工成行動,這是水平型行動管理;相對的任務管理屬於垂直式的行動管理,針對單一的任務,進行深度的控管。

以我自己的經驗,這兩種行動管理執行時的心理狀態不大一樣,水平型管理狀態,就像是一個很敏感的雷達,隨時注意附近的一舉一動,快速追蹤並切換注意力的焦點。例如我們批次處理事情,一次打10個電話、一次發6個email,這些事情雖然難度不高,但是卻需要很敏感,快速切換心情及作法,儘快完工。

垂直型行動管理則不然,許多時候需要用很長的時間,專注處理一件事情,而且事前需要較長暖機的時間,讓自己可以進入專注的狀態。要設計登陸月球的整個流程,可能要花費很多的時間沉思,考量,才能讓太空人平安升空,安全回來。準備投影片,也要事情對觀眾進行了解,並思考內容及主題如何讓人吸收。這些行動都需要不同於水平型的行動管理的方法及技巧。


結語

知識工作者的生產力,來自做事的品質的提昇,任務管理提供一種"質重於量"的管理方式,讓我們得以用知識創造更好的成果。因此,我會利用接下來的課程針對任務管理做介紹,一篇篇寫下去,讓我們拭目以待吧。

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