200801131745twhsi 時間管理 線上課程 (32) Weekly Compass 111/200

Weekly compass(每週羅盤)的概念 來自史蒂芬.柯維的<<與時間有約>>(大陸的譯名為<<要事第一:最新的時間管理方法和實用的時間控制技巧 >>)藉著每週檢視自己生命中的重要角色,並將各個角色的本週重要目標(書中的概念是"大石塊")放到這週時區中,讓自己在生命中的角色管理能更平衡,是一個很好的時間管理原則。
事實上我們每一個人的生命中扮演了許多角色,就我而言,有生活中比較重要的角色有爸爸、老公、兒子、兄弟等,工作中比較重要角色有創業者、講師、作者等。如果想扮演好角色,就必須投入足夠的時間,但不可避免,角色時間會發生衝突,但是運用Weekly compass的概念,在一週之前就依照角色,對時間資源作一個分配,可以讓我們有效的將時間做更好的分配。



也就是說,永錫藉著GTD,有了很好的處理雜事、行動、任務的能力, 現在運用了Weekly compass的概念,管理好"大石塊",讓我們生命中的角色更加平衡,根據我三年來的使用經驗,也提出自己的心得和大家分享。





目前twhsi利用TaskPaper這個小程式(這個程式只能在蘋果電腦上運作,但是您可以用任何文書處理軟體達到同樣效果)來作weekly compass的工作,除了要兼顧自己的四大需求,更需要將自己生命中各個角色(老公、作者、講師等)扮演好,因此變設計了各個角色每週重要的工作(
大石塊)。




(1) 四大需求

Weekly Review有一個概念叫做,磨亮利器(Sharpen the Saw),也就是之前我們線上課程提過的四大需求,分為物質(Physical)、情感(Social)、心智(Mental)、心靈(Spiritual)四大部份。


永錫常常覺得人生就像是一台飛機,我們坐在飛機上,朝著目標快速的飛過去;我們飛行的速度雖然很快,若是不注重飛機離地的高度,就很容易墜毀。永錫覺得四大需求代表的就是我們離地的高度,高度夠高,就能讓我們安全的飛行,高度太低,前面遇到一座大山,就可能撞山墜機了。

因此,我們要藉著每週的Weekly Compass的時間,設計好滿足我們四大需求的活動,例如物質方面就是運動、規劃自己的財務狀況,情感方面就是參加同學會,心智方面,閱讀一些好書,心靈方面,打坐冥想,或者養成寫日記的習慣。這樣子一週一週下來,我們飛機飛行的高度就能維持足夠的高度,讓我們在向目標快速移動時,不至於有墜毀的危機。


(2) 依照角色來作每週重要的事項管理

人生最為難之處,即在於我們可能扮演好一個角色,但卻可能同時在另一個角色扮演上作得非常差。可能是在事業上非常有成就,但由於工作的繁忙,卻忽略及犧牲了與家庭成員之間的相處。所以若是想要有一個幸福平衡的人生,運用Weekly Compass的概念,在一週開始之前,將自己的角色時間先分配好,這樣子可以讓我們角色的扮演進步許多。




舉例而言,永錫希望自己能夠運動,又能和家人共處,因此我們就安排了一些時間是全家一起去爬山,這樣子就能共同兼顧健康的需求及做一個好爸爸的角色。有時永錫也和老婆一起去上投資理財的課程,又能兼顧財務的需求,也可以增強自己扮演好好老公的角色。

我們在設計Weekly Compass時,可把幾個不同的角色及需求整合在同一個時段中,這樣子就能讓我們的角色管理能力進步。






(3) 每週時區

每一個角色,都會有需要處理的 "重要事項",這些重要事項是與你的使命、價值觀、目標等息息相關的。所以,優先完成這些 "重要事項",再來有其它空餘的時間才作次要的事情,這就是大石塊(Big Rocks)的概念。

把一週的時間規劃看成是一個容器(Container),先把這些大石塊放進容器內,再來才是把其它的小石子、沙礫等次要事情。這樣的方式,讓我們先把重要的角色工作事項及執行的時間規劃出來,並充分運用其他的自由時間,處理一些看似緊急,卻不重要的事情,這就如同以前介紹過的45/15法則,在同一段時間內,先處理重要程度比較高的事情,剩下的時間批次處理比較不重要的事情(一次打五通電話,一次回10封email)。


當我們以一週的視野來看我們角色時間的安排,就會覺得其實我們的時間不會不夠用,而可以輕鬆的將自己重要的事情安排在合適的時區之中,若結合綜效的概念,將同一個時區,同時做到滿足兩個角色或需求的事情。




 

(4)實際作法:四大需求


我自己在taskpaper這個程式上規劃時,會將四大需求的項次放在最上面,分別是

a. 物質需求:食衣住行等生存下去的需求,一般而言就是財務及健康的規劃。
b. 心智需求:自我發展與成長的需求,包含了閱讀、寫作、藝術創作、進修學習等。
c. 情感需求:人際關係,愛人、被愛,有歸屬感,例如有社團活動、好友聚會、和家人的互動等。
d. 心靈需求:人生有意義和對他人有貢獻,也是發揮影響力,以我而言,推廣時間管理就是我的心靈需求,有些人打坐、冥想、寫日記,也是一種了解自己心靈方式。

當我們在規劃時,就想想自己這一週內,各個需求中,想要有所改善的實際行動,將其寫入自己的Weekly Compass中。


 

(5)實際作法:每週角色的大石塊


角色的部份也是一樣,設定好每個角色本週想要處理的大石塊,以我自己的角色為例

a 好爸爸、好老公:我會想想有哪些承諾家人的事情(去動物園、爬山、修理印表機等),就可以寫進去。
b 作者: 規劃一週的寫作計畫,已經構思未來的主題。
c 講師:做好研習會的講稿準備、行銷等工作。


規劃完畢,就將這些事情放入行事曆中,讓自己屆時可以執行這些事情。


結語

史蒂芬柯維博士的公司
也出版planplus軟體及線上服務 ,但是費用都很高,或許您可和永錫一樣用文書軟體加上行事曆軟體即可。之前介紹的Weekly Review(每週檢視)和Weekly Compass是相輔相成的概念,可以融合在一起運用。


接下我們要介紹的課程是"任務及下一步行動",我們繼續加油。

延伸閱讀
3/100 時間管理健身房 檢視

twhsi時間管理 線上課程 (19) 四個需求之物質需求

46/100 時間管理健身房 45/15法則


 

 

Weekly compass(每週羅盤)的概念 來自史蒂芬.柯維的<<與時間有約>>(大陸的譯名為<<要事第一:最新的時間管理方法和實用的時間控制技巧 >>)藉著每週檢視自己生命中的重要角色,並將各個角色的本週重要目標(書中的概念是"大石塊")放到這週時區中,讓自己在生命中的角色管理能更平衡,是一個很好的時間管理原則。
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