200801040819twhsi 時間管理 線上課程 (30) 杜絕干擾:授權 109/200

台灣奇美企業的負責人許先生,他不常上班,除了每週一固定到公司舉行會議,剩下來的六天,他大部分在釣魚。但是他的企業版圖卻持續擴張,是一個台灣重要的企業集團。

這樣的觀念,起源於他年輕做烤漆生意時,兩個買主給他的深刻映像:

一個日本留學回來的年輕企業家,做事認真,勤快努力

一個店開在公園排的老人,卻老是在泡茶,還常常和他說"做生意不用這麼辛苦,年輕人來來,坐下來喝杯茶吧。"

原本他認為,認真的年輕人一定會比老人經營的好,讓他驚訝的是,老人的貨越叫越多,相反地,年輕企業家貨卻越叫越少,每次去的時候,還常常聽見他在埋怨師父、工頭很難管理,和他配合不來

於是許先生好奇的跑去問老人經營事業的秘訣,只聽見老人喝著茶,輕輕的說"我什麼都不懂,所以交給師父負責,按照成品抽成就好了"。於是許先生體會到授權的好處,不僅可以為自己賺取金錢,更可以賺取最寶貴的人生時間。授權固然能讓我們遠離干擾,節省更多的時間,但是要如何做才能做的好,今天永錫也分享一些我的見解及經驗,我們這就開始吧。
(1)建立清楚的規則
永錫常常在各地舉辦研習會,便需要和不同的主辦單位合作。我會先準備好研習會上要做的待辦事項清單,一份給自己參考,一份也給主辦單位,讓雙方都知道有哪些要做的注意事項。之後,並用電子郵件或電話溝通,分配工作,讓合作過程中的問題降到最低,研習會的品質卻能很穩定。
這就是在授權前建立明確的規則,把要做的事情列出來,誰來做這件事情弄清楚,這樣子就會降低不可預期狀況的可能性。

(2)信任、默契、理性溝通

史蒂夫·柯維博士在《第八個習慣》一書中寫到:希臘哲學中建立影響力次序是,信任、默契、理性溝通。我們授權之前,要先注意我們和被授權對象的信任程度,並逐漸在小事情上面建立默契,等到這兩個基礎穩固了,最後才是進入理性溝通的階段。


以前永錫在幼稚園上班時,起初和家長溝通時常常出現狀況,因為我往往用英文教學的專業,直接和家長做理性的溝通,這樣的模式,其實是建立在很薄弱的基礎上,自然很容易失敗。後來,我會學著先傾聽家長的聲音,解決他的問題,慢慢建立信任及默契,最後進入理性溝通階段時就相當容易了。


(3)多用心

台灣著名的證嚴法師,成立慈濟功德會,會員遍佈全球,有數百萬人,並且救病濟貧,成就很了不起的事業。法師常常講到一句話"要多用心",年輕的時候常常聽到這句話,卻不是很能體會,年紀長了,社會經歷比較多了,才發現這句話的重要。

多用心,不僅是自己要做好事前的思考而已,還要用溫軟的心聽去傾聽他人,站在別人的立場來思考,這樣子做事情才能夠做的好。我們想要做好授權的工作也是如此,不僅是規則的訂定,更要把""的因素考慮進來,這樣才能事半功倍。

(4)相信人的潛力

永錫的好友老k,曾經和我說過一段話"急的人要給他空間、慢的人要給他時間"。我覺得這句話很有含意,老K的意思是,別人往往比你想像中聰明,要給人機會去證明

永錫在青商會持續推動一個"彰化縣兒童英語演講比賽",到目前已經是第年了,每年都有三百多個幼稚園、國小學童參加,是個很有意義的活動。永錫的角色也從以往的執行角色,慢慢退居幕後擔任支持的角色,這也就是一個授權的過程。

青商會年輕的主委(活動承辦人)在辦活動的過程中,逐漸學會活動規劃及執行、財源開發、溝通協調、人力調度等能力。中間當然也會遇到相當多的狀況及問題,但是授權者要相信人的潛力,給予時間和空間。目前這個比賽已經可以獨立運作了,這都是因為當初永錫和資深會有們考慮到做好交棒的動作,在過程中逐步授權,終能讓這個活動能夠長期的執行下去。

(5)外包

前陣子讀到一句話"就算這件事全世界沒人做的比您好,也不代表您要親自去做",我覺得這句話很有深意。永錫以前也常常犯這個毛病,會做的事情不敢授權給別人,反而讓自己相當忙碌,卻沒有把一件事情的核心目的掌握好。

後來永錫開始學習外包,這是我從<<世界是平的>>這本書學到的觀念,把一些事情,請別人代勞,以舉辦研習會為例,我會請主辦單會負責報名及收費的事宜,請義工團隊擔任研習會的助教,製作活動海報、佈置場地、拍攝影片、錄音、準備活動器材及各類物品、擔任主持人等等。而我則專注於把這場演講講好,把研習會整體的氣氛及效果掌握好,不是靠一個人的力量,而是結合成一個團隊,反而能有更大的影響力

這就是一種工作外包,讓自己可以專注於核心事項,並且不要耗費無數的時間。

結語

<<一週工作四小時>>這本書的作者提摩西大部分時間都在世界各地旅行,卻能同時經營一個很賺錢的健康營養食品企業,就是因為他能做到授權。很多人覺得賺錢是很重要的事情,但是卻忽略了時間也同等的重要。提摩西在架構他的事業之初,就思考如何能夠降低經營事業的時間,因此他運用了許多授權的技巧--建立規則、外包、用心事前規劃、運用科技力量等方法,讓自己經營事業,卻又能同時經營人生,這是很值得我們學習的。

接下來的課程,我們要介紹的是"晨間時區"的概念,下次見。

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