200712281209 twhsi 時間管理 線上課程 (29) 杜絕干擾:簡單的事情重複的做及批次處理 107/200

每天早上,永錫六點鐘起床,用過早餐後,經典晨讀名著,寫完晨間日記,就開始寫部落格文章, 平均一天有一篇或更多文章發表。許多人都很佩服我寫文章的毅力及速度,但是這就是重複的工作重複的作。只是我用定期(每天)作一樣的事情(寫部落格文 章),長久下來,就把自己的文筆鍛鍊出來。寫完文章,永錫一面讀文章貼到各個發表文章的部落格及討論區,一面檢閱一下讀者對文章的回應,批次處理,寫好讀者的回應(我每一個讀者都會回),再一起貼到討論區中。就這樣日復一日,寫文章及讀取回應,讓我寫文章的功力和時間管理的知識每日遞增

這就是永錫的基本功:簡單的事情重複的做及批次處理,我幾乎都集中在每天早晨的時間中完成,利用早起的時間,每天作兩三個小時,連續不斷,完成後時間是九點或十點,之後再繼續處理一天其他的事務。任何工作,都有不可必避免的暖機時間,在重要的事情被打斷後,心理上要回到原來的狀況需要時間,所以我寫文章都利用最不容易被干擾的早晨時間。

我們今天討論的就是用降低干擾及批次處理的方法,我們這就開始吧。


備註:永錫目前發表文章的地點有:
台灣:twhsi's blogPTT BBS時間管理版PALMISLIFE湧泉創投俱樂部富爸爸.創業模擬商學苑落實第八個習慣+感動論壇
大陸:新浪博客我學網栖息谷
hi!PDAGTD LIFE論壇海內



(1)降低干擾的方法

干擾是現代社會工作常常遇到的困難,電話、老闆、MSN、同事等,都會讓我們中斷工作,但是中斷之後,卻很難回到原來的心理狀況,因此降低我們的效率,今天我們也討論一些降低干擾的方法。


a 時間日誌:
看了RANDY最新的時間管理演講 後,永錫就開始使用時間日誌來紀錄我的工作時間及事項。經過一段時間的試用,我發現就算工作被打斷,還是很容易讓自己抓回原來的做事狀況。工作日誌是以15分鐘為紀錄單位,當我們分心了,只要提醒自己看一下日誌,就發現自己在這段時間內分心,便能迅速就會要求自己回到工作狀況。

b 關閉MSN或QQ
我已經不用即時通訊軟體很久了,因為這是一種同步的溝通,相當耗時,相反地,永錫開始大量利用部落格、論壇、SNS網站(facebook、海內)、email來溝通,這些都是非同步溝通。若是一個小時內我們會被干擾四到五次,心理就需要在一小時內在線上聊天及工作情緒兩種狀態中切換四到五次,工作效率必然大打折扣。我的建議是,至少上班或讀書時間,關掉您的MSN或QQ吧,最好的狀況當然是不用這種溝通工具。


c 重要的事情用早晨的時間完成

永錫養成每天六點早起的習慣已經三年了,從六點到九點就是我的一天最高效工作時間,一般人九點上班時,我可能已經處理了一天中25%以上的事情,而且是最重要的事情。在這三個小時的時間裡,沒有工作、家人及電話的干擾,四周相當安靜,是我一個人獨處的時間,因此工作的效率相當高。為了激勵自己早起,我也參加好友阿信發起的巴布早安團,用群體的力量來激勵自己,持續早起的習慣。

巴布早起團:http://buboo.tw/goodmorning


總而言之,遇到干擾在所難免,但除了降低工作中干擾的次數,從干擾中迅速切回,也是我們要練習的基本功,我們一起加油。



(2)批次處理的方法應用

昨天去參加好友阿寶哥在元智大學【打造個人品牌、成就人脈達人】的演講,聽到一句話"複雜的事情簡單化,簡單的事情重複做"覺得用在時間管理相當的有效。重複的做就是批次處理,我也分享些我的應用方法和大家共勉。

a 外出批次處理

昨天早上外出辦事,跑了四個地方,送褲子去修補、去以前工作的幼稚園處理一些事情、到銀行領錢,並幫老婆查清帳戶餘額、到青商會辦公室繳交資料並協調事情,跑了四個地點,卻只花了一個半小時,處理了十多件左右的事情。這就是外出的批次處理,永錫前一天就整理所有要外出才能辦理的事情,寫在紙張上,開始跑行程前看一遍,就開始處理事情。


b 打電話批次處理

由於參加青商會,常常會有需要電話聯絡大批會員的機會(通常是拜年或邀請出席活動)。永錫遇到這個狀況,都會事情擬出要講的話,及要打電話的清單,限制自己接下來半或和一小時內要專心打電話。先擬出要講的話,就可以節省許多打電話的時間,專注於要通知的事情上,限制通話的時間,可以讓自己簡單扼要打完電話,長話短說,這樣子讓我們的效率可以增加。


c 人脈整理批次處理

參加活動常常收到大量名片,永錫也採用批次處理,名片最重要的資料就是姓名、email、手機,由於我是手動輸入(重要的人才輸入),所以我會限定時間統一處理。整理完後並寄出個別的電子郵件,感謝對方參加活動或幫助我們的事情。除此之外,我利用部落格、論壇、SNS網站(facebook、海內)搭建出自己的人脈平台,由於永錫喜歡寫文章,就藉此各地的朋友交流,並在對方留言在自己文章時,一一回覆。一方面利用這些平台每天接觸到許多新的朋友,舊朋友偶而看看部落格就會知道永錫的最新訊息。


d 清空收件匣及加工處理

永錫自己是用PDA中的塗鴉軟體收集雜事,收集數量到一定時,我會利用一小段時間(約20-30分鐘),拿起紙筆, 首先,加工處理雜事成行動,之後,將行動用心智圖的方式分門別類寫下來(寫重要的部份)。這個方法可以在不同的場合下進行。有時陪小孩上才藝課、看卡通、打電玩的時候,外出等人的空檔,搭乘交通工具之際,一下子就把自己近期事項規劃好,相當實用。

e 定時批次處理

我每天寫一到兩篇文章,一年就可以寫300篇以上的文章,我每天寫日記,目前已經累積719篇晨間日記了。每天早上定時寫文章及日記就是定時批次處理。一開始雖不簡單,日積月累下來就不難,簡單的事情重複做,就成了習慣,內化成第二天性。當然不是要每個人適合用寫文章的方式,自己要找自己合適的方法。但是每一個人若要有所成就,一定做一個活得淋漓盡致的人,這樣的人在日語裡面就稱為"達人",永錫的目標就是成為時間管理達人

f
每週檢視

每一週永錫都會找時間做一下自我檢視的工作,看看一週來的日記、文章,規劃一下下一週的重要事項,排排行事曆,這樣的習慣也已經持續五年了,對我有很大的幫助。這五年下來,我做事遲疑的時間減少了,也達成許多以前所夢想,卻做不到的事情,開拓了自己的新事業。檢視前一週,規劃下一週,是時間管理中很重要的一環,建議大家在培養時間管理習慣時,要優先養成這個習慣,這樣的益處是,可以讓我們以較長一點的視野看看自己做的事情,讓自己時間資源的分配更加妥當。


結語
我們其實要養成一種能力,也就是把一些好的事情,轉變成自己例行的流程,這樣才是"複雜的事情簡單化,簡單的事情重複做"。複雜的事情簡單化才能讓我們會想要持續做這件事情,簡單的事情重複做,才能產生持續行動造成的綜效SYNERGY ),這就是林偉賢老師在Money&You課程中提到的成功複利法則

永錫也自我要求,學習阿寶哥,寫一個月一篇的分享電子報,檢視自己一個月來的努力成果,寫成一篇文章,當作一個禮物,送給熟悉的朋友,下一篇預期是在1/1寫好寄出。

接下來的課程我們要討論的是,杜絕干擾的第三系列:授權的遊戲規則調整,請期待。

延伸閱讀

用Excel寫出實現夢想的晨間日記(1)

twhsi時間管理線上課程(6) 加工處理雜事

twhsi時間管理線上課程(15) 我的每週檢視實務分享

twhsi時間管理線上課程(25) RANDY最新的時間管理演講

twhsi非同步溝通工具(3)部落格






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Re:[操你妈的百度],By 操你妈的百度 於2015-11-29
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