200712261110twhsi 時間管理 線上課程 (28) 杜絕干擾:減少時間浪費:email及電話 106/200

杜絕干擾這個主題會有三篇文章,依次如下,這三篇是我從<<一週工作4小時,晉身新富族>>看到的架構,覺得相當不錯,所以我借用來就減少時間浪費:email及電話、將重複工作批次處理、授權的遊戲規則調整分為三堂課程,一一討論。雖然架構是從別書而來,但是內容則都是自己的經驗及想法。



建立起一個耗時較少的溝通系統,要多利用非同步溝通(如email方式)解決問題,而非同步方式

我們想要減少工作時間的浪費,我覺得要從降低溝通耗時下手,現代社會,需要大量、高品質的溝通。但是,溝通也常常耗費大量時間,永錫覺得應該多思考如何我們自己溝通的方式,減少不必要的耗時。我們今天要談的主題是,處理郵件時間降低、減少打電話的時間,這就開始吧。




(1)處理郵件時間降低

現代人溝通成本最低、最方便的工具之一就是電子郵件,但是許多人也耗費許多時間在電子郵件的閱讀及處理上(或完全不看)。以下幾個建議是我自己實戰的心得,也提供大家參考

a 關掉即時通軟體及郵件軟體的提醒聲音:
這樣子工作時的注意力才不會中斷,關掉後,我覺得心情輕鬆許多,大家不妨試試。

b 減少每天檢查email次數:
永錫每天在固定的時間檢查email,例如早上九點、下午兩點。雖然降低檢查email次數,但是一進入信箱,就要求自己要把email都處理完,才離開,這也是一種批次處理的觀念。

c 將email內容寫的很清晰:
這樣子可以避免別人看不懂,又發了一封email詢問,增加不必要的信件數量。太長的信件一定要分成幾個重點,讓閱讀者讀起來輕鬆,寫完後自己要再讀一次,避免詞不達意,及看看有沒有要補充的事情,這樣的方式反而節省許多不必要溝通時間。

d 不開轉寄的信件:
有些朋友會寄發大量的轉寄信件(有趣的文章、投資資訊),若不想看,可以用email信箱裡面的篩選器或郵件規則,將之分類到垃圾信件,或請朋友不再寄發。值得讀的信或資料,轉到to read list資料夾,有空時慢慢看,不要放在收件匣內。

e 找一個垃圾郵件過濾功能強的email服務:
我所用的gmail服務及apple的mail程式都有很好的垃圾信過濾功能,以前用的yahoo.tw信箱垃圾信過濾的功能不佳。

f 建立自己的通訊錄,批次寄出信件:
利用通訊錄,可以分類批次寄出信件,除了可作個人行銷外,還可以節省大量時間。

g 清空收件匣:
我的email信箱收件匣的部份會儘量清空,這樣子一開email才不會看不 清哪些是還沒處理的事情。無法立刻完成的事情放到to do list資料夾,要閱讀的東西放在to read的資料夾,要用別的方式處理的事情(電話,自己動手)的事情放到自己的行動清單,徹底清空收件匣。這樣子一開email永遠只有最新的信件在裡 面,也可以省下許多辨識的時間。

h 學習
電子郵件篩選器或郵件規則
設定一些篩選信件規則,在信件收到的同時,一些信件就可以分到垃圾信件區,減少要處理的時間。永錫會將一些朋友的轉寄信件、網站發出的廣告信件、新聞設成規則處理,自動送到不同資料匣,檢少要處理的信件數量。

電子郵件是個重要非同步溝通工具,但是要有良好運用方式,才不會一點一滴偷走我們寶貴時間。



(2)減少打電話的時間

時間管理專家曾經統計過浪費時間的前15個原因,其中第一名就是電話干擾。其實,由於運用許多工具來溝通,永錫打電話的數量越來越少。事前將雜事做好加工 處理的工作,確實可以減少打電話的數量及通話時間,但是仍然需要有一些打電話的方法,我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 擁有完整的通訊錄:
很多人都沒有在電腦中建立通訊錄的習慣,通常使用手寫的通訊錄,或者是手機內的通訊錄,重複謄寫或換手機時,常常就漏失了重要的電話。若能善用電腦中的通訊錄軟體,一來可以和手機做同步,不需重複輸入,二來搜尋快速,就算通訊錄量多也不怕(與我的通訊錄為1200筆)。永錫收到名片時,如果是重要的,就會打字到自己的通訊錄,以便日後聯絡,雖然比較耗時,但是相當重要。這是一個自我行銷的時代,通訊錄就是最好的行銷輔助工具。


b 善用免持聽筒功能:
一般辦公室電話有一個很好用的功能"免持聽筒"(見上圖紅框處),可以讓我們等待對方接聽電話時,空出雙手繼續處理事情,增加效率。

c 批次打電話,規劃交談的內容:
列好電話清單,一次打多個電話;打電話前先規劃一下要講的重點,都可以節省實際通話的時間。老婆常常提醒我要先想清楚自己要問的問題在和別人請益,這樣又尊重對方,又能省下雙方時間。

d 電話旁邊要準備紙筆:
交談時,難免有要紀錄的資料,要隨時準備紙筆在桌上以便紀錄。電話要固定放在左手邊(左撇子放右手),方便手寫紀錄。

e 善用skype等網路電話:
skype可以大幅降低通訊成本,我常常運用skype打國際電話,現在還有一種skype pro功能,讓我們打國內的長途電話也很便宜。

f
改變習慣將"你好嗎?"問候式的話語改變:
接到電話時說"我有什麼事情可以為您服務。"這樣的話語減少打招呼的時間,是一種不錯的節省時間方式。

g 用email或簡訊取代電話交談:

電話溝通需要兩個人同時在場,有時候簡單的事情用簡訊通知,複雜的事情先寫email都可以節省雙方的時間。

我們使用電話的習慣,也可以用20/80法則來思考,把時間用在重要的事情上面,這樣才是較好的方式。

結語
人際關係維護和時間管理,看似兩者有所矛盾,但是我們必須好好的思考自己的溝通系統,這樣才能
找出合宜的方法,才能達成溝通的效果,又能有效運用時間。

下階段要談論的主題是
將重複工作批次處理,下次見。


延伸閱讀

<<一週工作4小時,晉身新富族>>試閱本讀後心得

twhsi時間管理線上課程(20) 四個需求之情感需求

twhsi非同步溝通工具(4) email、私人訊息、手機簡訊

twhsi時間管理線上課程(7) 組織依照場合分類的行動清單

【人脈系列】建立人脈是一種技術也是一種能力


回應
幸福行動家
網頁資源分享






如有邀約合作,還請聯絡 cristineshen@gmail.com 沈小姐

留言及訂閱電子報

twhsi 留言版

請輸入您的email不漏失每篇文章:

系統會寄出確認信到您的信箱中,確認後即可收文章。

Delivered by FeedBurner

請輸入您的email訂閱每月電子報:

系統會寄出確認信到您的信箱中,確認後即可收電子報。

Delivered by FeedBurner

    沒有新回應!
部落格觀察
counter Add to Technorati Favorites Powered by Stats 21
部落格貼紙
我寫晨間日記
Re:[操你妈的百度],By 操你妈的百度 於2015-11-29
Re:[les],By les 於2014-12-09
Re:[英国三大博彩_赌场游戏_去澳门娱乐城官网],By 英国三大博彩_赌场游戏_去澳门娱乐城官网 於2014-11-24
好友部落格聯播
累積 | 今日
loading......





Powered by Xuite