200712121008 twhsi時間管理 線上課程 (26) 80/20 法則 104/200

昨天下班前,twhsi把行動清單檢視了一遍,先挑出哪一些是近期一定要做的事情,再把近期不會做的事情歸檔到另外一張清單,其他不大重要的事情,全部刪除。結果我的清單只剩下30%要做的事情,我簡直是吹著口哨下班的,心情很輕鬆,只因為我開始運用一個很簡單的原理--80/20法則

80/20法則在維基百科的解釋是這樣的"Pareto principle,也稱為80/20法則,此法則指在眾多現象中,80%的結果取決於20%的原因",在時間管理方面,永錫也發現了和這個法則對應的現象,並將之運用在自己的時間管理系統中。
  • 我們百分之八十的工作成果,是在百分之二十的工作時間內完成。
  • 我們的工作內容,大部分的結果是低價值的。
  • 我們工作時間內,有一小部分的時間,比其他時間能夠生產力更高。

今天我們也藉由三個主題"少一點行動,多一點思考","捨棄低價值,追求高效能","80%成果,20%時間"討論80/20法則在時間管裡方面的運用,我們這就開始吧。

(1)少一點行動,多一點思考

前些天去保養場保養車子,在等待的時間,和隔壁的一位從事業務的朋友聊起時間管理(他也買過treo 650)。他說他忙得沒有時間思考事情,只能當救火隊,每天奔來走去,承受很大的壓力。

我建議他,可以利用每天早上固定的時間作一些思考(寫寫晨間日記、排定一天的行程),思考的時間增加了,做事的時間反而可以降低。不然每天只是行動而缺乏思考,這樣子只會讓自己越來越忙罷了。

每天播出固定的時間來檢視自己,思考行程(晨間日記、每日計畫),可以讓我們的工作生產力大幅的提昇,這也是一種80/20法則的運用。我們好好思考每天哪些時間可以來作需時久、高價值的事情,如何用批次處理及授權,來減少低價值行動耗費的時間,這樣日復一日,我們的時間管理能力就能夠逐步增強。


(2)捨棄低價值,追求高效能

有哪些事情有高價值
在twhsi的想法,和家人親密互動、人際聯盟的建立,追求自己生活及事業上的內在火焰,是最有價值的事情。

每天中的哪一段時間,是我最有生產力的時候?
對於我個人,早晨的時間,思慮清楚,又沒有他人的干擾,是我最有生產力的時候。

因此,永錫利用晨間的時間完成晨間日記,寫文章,email,作每日計畫及每週檢視,並思索生活中的重要決定。這樣就是在最有生產力的時間,作對自己最有價值的事情,這是我創造高效能的方法。

(3)80%成果,20%時間

多費工夫在簡單工作上,只是白費精力
--奧卡姆的威廉,提出剃刀定律


完整的行動清單,讓我們大大小小的事情都能夠掌握;但是我們想要有效率的達到80%的工作成果,就要專注於重要的少數,並全力完成。前面提到我把行動清單的不重要事項刪除,反而能夠讓我們看清楚哪些重要的事情,把精力投注在之上,這樣子就能快速的用20%的工作時間,達成80%的工作成果。

Less is More. 當我們能專注在關鍵少數時,能做出更有生產力的成果,
帕金森定律也告訴我們,有較短工作時限及明確截止時間
時,我們的工作效率會大增,結合這80/20定律及帕金森定律,我們就能在較短時間內完成大多數的工作成果,讓我們不用加班,有時間陪伴我們生命中的重要人物--我們的家人

結語
"能衡量的事物才能管理"
--彼得.杜拉克


我們之前提過完整的工作清單,這些清單都是經過加工後的行動,所以重要性,耗時,都很容易評量。利用我們今天介紹的20/80法則,找出關鍵少數的行動,並在有生產力的時間,快速的完成。這樣的益處是,我們可以獲得充裕的時間,可以作其他高價值的事情(和家人及好友共度)。

下一堂課程,我們將介紹下一個概念,如何在這個資訊泛濫的世界,用較少時間,獲得必要資訊。

延伸閱讀
<<一週工作4小時,晉身新富族>> 一本介紹新富族(New Rich)及時間管理實務的好書
twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100
whsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則 時間管理健身房


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