200712110925twhsi時間管理 線上課程 (25) RANDY最新的時間管理演講 103/200

 是的,twhsi又開始了時間管理線上課程,這一切都是因為Randy Pausch教授,昨天早上,我收到網友oosherry的一封email,介紹永錫去看一篇部落格文章,11月底Randy在 University of Virginia演講,主題是Time Management(時間管理)。

我深受感動,永錫的母親,56歲時因為乳癌過世,當時我28歲。之後,我常常問自己一個問題,"如果我的母親在28歲時,就發現他的人生已經走了一半,她的人生決定會有哪些改變?"。我看著Randy精彩的演講(您沒看過?這裡 ),心中下了決定,我要繼續寫twhsi的線上課程。目前停在24篇,並不是筆者沒有辦法再寫了,而是因為覺得沒有很完整架構的想法,不想拿出來給大家看。但是,母親及Randy的經驗讓我發現,我現在不做,或許以後就來不及了。


首先要介紹的就是Randy的這場演講。這場演講非常精彩,可惜只有英文版本,所以永錫在看完演講後,也和大家分享重要的段落,讓大家在聽演講時,可以更容易進入狀況,我們就開始吧。


(1)Goals(目標)

眾所皆知的迪士尼樂園是多久時間內建成的?答案是366天。(哇)

這問題及答案告訴我們目標的重要性,Randy在此說明了目標的終極意義是 Fun(讓人們快樂),我們也必需要選擇好重要的行動去執行,一步一步的推動,才可能完成。

這個部份讓twhsi印象最深刻的就是他提到 Inbox isn't to do list.(收件匣和待辦事項清單不同),真是深獲我心,永錫也立刻在我的email信箱中增加一個to do list檔案夾,把待辦事項和inbox分開。




(2)Avoid wasting time(避免浪費時間)

這部份講到的主題,第一個是書桌的佈置,第二是時間日誌

Randy覺得一個凌亂的書桌是個讓我們浪費許多時間的地方,他的書桌永遠只放需要的東西,以避免自己變成八爪章魚--每每為了找到東西就花費了無數時間。最讓我感興趣的是,他有三台電腦螢幕(見上圖),一個是工作區域,一個放待辦事項,一個放行事曆。今年八月永錫到google北京分公司去參觀時,也發現許多工程師桌上都有三台螢幕,所以我決定,要在辦公室增加一個螢幕,看看效果如何 :>(配合我目前的macbook使用)

其次,Randy建議一定要用"時間日誌"來紀錄自己時間的運用,這點我知道很久了,但是從沒做過,我也會開始使用,並在日後報告心得。




(3)Bosses & delegation(領導與授權)

Specific thing to do
Specific date/time
Specific penaltyOr reward … for THEM
--Alf Weaver


授權也是時間管理重要的一環,當我們能越早授權,被授權的人也能越快速的成長。但是授權也要有技巧,要以尊重他人的方式來進行,更要賞罰分明,才能產生成效。Randy覺得授權要越早越好的概念也落實到家庭中,看看上面的圖片,看得出有何不同嗎?


(4)Specific skills and tools

工具能改變我們做事的方法,對於email,Randy也有一些好方法分享,首先是不要刪信件,因為數位文件可以搜尋;善用副本功能,傳送給重要的人協助您;若別人48小時內沒有回信,可以再次和他們聯絡(打電話或再一次email)。

他也提出了一些不應該過度使用工具的時候,例如假期中不要收發email,平時在家裏少開電視,讓我們的生活品質可以提昇。


若是我們總是把任務拖到最後一分鐘才完成,常常都要付出慘痛的代價。他建議一拿到任務就要馬上進行,儘量提早完成,可以節省許多時間及精力。除此之外,壞的時間管理總是帶來許多壓力管理時間,就是管理壓力及培養好習慣,要致力於改善自己時間管理能力。


結語


Get a day-timer or PDA (用萬用手冊或掌上型電腦)
Put your TODO list in priority order (待辦清單要有優先次序)
Do a time journal (做好時間日誌)
--Randy最後的建議


在生命只有幾個月時,Randy還堅持要演講時間管理這個主題,讓他的知識經驗及能力,能夠協助更多的人,令人動容,永錫知道,我是一個可以寫的人,所以我也決定持續的寫這個系列下去,我們繼續加油。


延伸閱讀

twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰

twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求

本次演講資料

Time Management by Randy Pausch(中文)

本次投影片在這裡(先看過再看影片比較容易看懂)
錄影在這裡

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