200711250814twhsi時間管理 線上課程 (17) 最後的流程--更新 時間管理健身房 89/100

何謂更新?更新就是讓行動清單與事實相符。大部分人都不會列出清單,把自己的煩惱及困難放在上面。但是如果我們能把列出清單鍛鍊成每日、每週的習慣,那就是我們眼中的時間管理黑帶高手了。


要做好更新的動作、建立完整的行動清單,有三件重要的事情需要做"
時時清空--收件匣"、"再次加工行動清單"、"每週檢視任務清單",這就讓我們一項項的討論吧。



1 時時清空--收件匣
我們收集雜事的事情,永遠比執行的速度還快,所以除了之前提的收集雜事技巧,我們要建立時時清空收件匣的習慣。


twhsi會把每週日會固定清空收件匣。但有時候比較忙,會迅速累積太多雜事(例如出差時),我會訂定一個收件匣的上限(例如一百件),到達後就要求自己要安排時間,清空收件匣,先把收件匣的雜事降低到一定數量(例如40件)以下,再把這些重要的雜事加工處理到行動清單中。

好友征勝前兩天在網路上留下一些句子"點滴的靈感,而有一種觸動,觸動變成行爲,行爲成習慣,習慣受益終身。"我覺得清楚的寫下了收集雜事、加工成行動、養成習慣,及擁有好習慣對我們的好處,這整個過程。筆者也寫出來和大家分享,期許我們都能終身維持收集雜事這個好習慣。



2 再次加工行動清單

每當每週檢視的時間來臨時,我會做一個很重要的事情--再次加工行動清單

想像有一輛在夜間行駛的車子,大燈只能照亮前方一兩百公尺的道路;但是你可以一路開上好幾百公里,只需要看清前方這一小段道路即可。
--出自<<秘密>>,傑克.坎菲爾的話


當我們開車走了一小段距離,就可以重新審視自己走的方向是否正確,再隨時調整,80%的任務(專案)屬於這種直線的操作。當我們執行好眼前這一個行動後,腦袋會在行動的過程中,自動會找出下一個合適的行動,我們只要一個一個行動的執行,就可以達承任務。

為了讓我們能更有效率的執行這些行動,每週
再次加工行動清單就很重要。讓我們能夠利用場合批次處理事情,節省大量的時間,一方面能夠把任務向前推進,一方面讓我們能夠調整自己的前進方向,達成我們的遠大目標。


3 每週檢視任務清單

任務就是需要一個以上的行動,才可以完成預期結果的工作。我們想辦一場研習會,一次家庭旅遊,一個財務投資計畫等,都屬於是任務的範圍。我們需要每週的檢視自己手上有哪些任務(任務清單),思考外部環境有何變化?下一個行動為何?並更新任務清單,藉此掌控任務。簡單嗎?一點都不簡單,常常我們要面臨任務被突發狀況打斷、無法在期限前結案、外界環境變化導致無法結案等狀況。在任務管控方面,每一個人都有可以進步的空間。


之前提到,80%的任務屬於直線的操作,twhsi認為其他20%的任務(專案)屬於多面向的任務。多面向的任務比較複雜,需要一些外部工具的協助(紙筆工具、心智圖軟體、樹枝結構狀軟體等)。筆者的經驗是,若我們想要掌控好任務,就需要把各種可能狀況做充分的考量(發散),並由其中找出最恰當的解決方式(收斂),做好發散及收斂思考,可以幫助我們掌控複雜的任務狀況,又能做有效率的執行。


結語
行動清單其實是一個動態的系統,我們需要更新(即時更新資訊)的機制,目的就是讓行動清單與事實一致,我們才能信任這個系統。這樣的一個動作,需要養成習慣,才能達到最大的效果。

不知不覺,我們已經講完了六個流程,就是這六個流程組合成我們的時間管理系統。重複一下林偉賢老師所講過的話"做事要靠系統、不要靠感覺",也期待大家培養好各個流程的能力,並組合成屬於自己的系統,相信我們的時間管理能力會持續的進步。


時間管理是屬於to do的層次,接下來,我們要討論更高層次的問題to haveto be,我們繼續加油:>


延伸閱讀
twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單
twhsi時間管理 線上課程 (5) 收集雜事
twhsi時間管理 線上課程(4)完整的行動清單
twhsi時間管理 線上課程(2)三本好書和六個流程

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