200711181522twhsi時間管理 線上課程 (15) 我的每週檢視實務分享 時間管理健身房 87/100





Old Church基督教新教於主日(即星期日)在教堂舉行的宗教活動稱為禮拜﹐我們時間管理則有每週檢視﹐一樣是一週一次。我們可以藉由每週的檢視和自我做對話﹐讓自己可以就較高的視野檢視自己的生命。twhsi覺得長期執行下來﹐對自己的輔助敘述很大﹐也建議大家試試。

每週檢視﹐主要有三個步驟﹐前後七天日記﹑檢視行動清單﹑檢視周行事曆﹐這部份筆者運用晨間日記做好檢視與更新課程提了不少﹐不再重複。今天主要要詳細敘述自己檢視之後了什麼東西﹐在生活中又如何的運用到每天的行動中。




(1) 我的行動清單(蘋果電腦軟體)

twhsi的行動清單架構在iGTD這個蘋果電腦的軟體上﹐我在每週檢視時﹐會把這一週的雜事全部加工處理成行動﹐並打字到iGTD中﹐分門別類的放置。

iGTD最大的優點就是很有群群組織性﹐我會把一些事情放到四大需求﹐一些行動放到任務中﹐零辛的事情則分場合放置。也因此﹐我所有的行動都一定會放在iGTD中﹐讓我每週檢視時﹐可以一目瞭然。

筆者檢視時﹐就會由上而下一一項項來﹐先是四大需求裡面的行動﹐接著是任務﹐最後是各個場合。由上而下的原因是﹐有時每週檢視的時間不足﹐至少我們掌握了這些行動中比較重要的部份。這樣就足以讓我們對下一週的行動有一個大概的認識。有空的時候﹐則是每一個行動都會瀏覽一下﹐看看有無需要立刻執行或者是重新加工行動。


(2) 我的行事曆

有一點可能大家會很驚訝﹐我的行事曆基本上很空﹐由於我把行事曆的位階放的很高﹐一定要是很重要的事情才會放進去﹐所以週間的事情及約會﹐基本上我寫在每日計畫的地方就夠了(近幾天的約會)﹐所以也不常會用的行事曆。


(3) 我的近期計畫的方法(蘋果電腦軟體)

TaskPaper是好友成遠介紹我使用的程式﹐一開始不以為意﹐因為這個程式很小﹐又是一個共享軟體﹐後來使用兩週以後﹐我付費19美金買了這個小程式。

 

簡而言之﹐twhsi利用TaskPaper這個小程式來作weekly compass的工作﹐筆者放入的是近期最重要的幾個任務及相關幾個行動﹐讓我打開這個程式時﹐可以隨時抓準自己的方向﹐讓自己做的事情﹐能夠朝著幾個目標前進。我會分青商會﹑研習會﹑出書等不同的任務﹐列出要做的幾件事情﹐當我作每日計畫時﹐優先排入MITs。iGTD裡面放的行動是包山包海﹐全部的東西都放在裡面﹐TaskPaper裡面放的任務twhsi會限定再七個之內﹐是最重要的計畫。

 

 

gasolin曾經介紹過類似的概念The PigPog Method﹐有興趣的人也可以看一看這兩篇文章

用待辦事項清單管理小計畫-1 步驟分析

用待辦事項清單管理小計畫-2 The PigPog Method

 


(4)我的寫書資料整理(進階使用)

 

許多和twhsi比較熟的朋友都知道﹐我要開始寫一本時間管理的籍了﹐所以每週檢視時﹐筆者也會遇到需要處理許多寫書的資料和點子的問題。基本上﹐我會用我的treo 650手機收集寫書的點子﹐不管是行走時或睡夢中﹐我都可以藉此收集。(不過目前想像不出游泳時如何收集 ﹕> )

收集好的點子﹐筆者會統一放在蘋果電腦的一個程式OmniOutliner﹐這個程式除了可以用樹枝狀的方式整理我的點子外﹐更可以很方便的貼入圖形及各種多媒體檔案﹐藉以累積大量的參考資料﹐相當方便好用。除此之外﹐我也用這個軟體來作會議記錄及上課筆記。由於蘋果電腦上還找不到順手的心智圖軟體﹐先用這個軟體整理也不錯 :>


 

結語

今天介紹了我如何在每週檢視時"寫下"各種內容的工具﹐每週檢視是一個很值得大家養成的好習慣﹐可以讓我們在下一週開始之前﹐把這一週事前做好規劃。孫子兵法中說"夫未戰而廟算勝者﹐得算多也﹔未戰而廟算不勝者﹐得算少也。多算勝﹐少算不勝﹐而況無算乎﹗吾以此觀之﹐勝負見矣。"﹐每週檢是在我的眼裡﹐就是一種廟算的概念﹐每週持之以恆都能做好妙算﹐在人生中自然勝多敗少了。

 

今天我們介紹的雖然多是蘋果電腦上的軟體﹐但是pc上面也有許多功能類似的軟體﹐大家可以變通運用喔。接下來﹐我們要介紹的就是"半年檢視"﹐我們繼續加油。

 

相關連結

3/100 時間管理健身房每週檢視

twhsi時間管理線上課程(13) 運用晨間日記做好檢視與更新

系統檢視及更新 (gtder.org)



 

 


 



 
反倒是twhsi很重視朋友的生日﹐所以我的行事曆上面都有朋友生日欄位﹐配合FACEBOOK這類的人脈網站﹐對生日掌握就能做的更好。其次﹐筆者和老婆的習慣是很早就開始規劃行程﹐而且會規劃得很詳細﹐所以不必用到行事曆﹐大部分行事曆都是寫週末的事項﹐以免撞期。我的習慣是﹐四個小時以上的行程我就放在行事曆上﹐讓老婆知道我的行程﹐除此之外﹐就不一定一定要放在行事曆上了。
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