200711120754twhsi時間管理 線上課程 (12) 每日計畫、雙槍、to be 時間管理健身房 84/100

每日計劃或許是最多人會運用到的時間管理方法,很多人上班(或者是一早)都會拿張紙(或記在萬用手冊)規劃一下一天要做的事情,但是能把這件事情日復一日,持之以恆的並不多。其實,每日計劃可以讓我們一天之內很有生產力,就讓我們分享一些經驗談吧 :>



1 每日計劃和行動清單

有人問twhsi行動清單和每日計劃是不是一樣的?行動清單是一個備忘錄,是每日計劃會用到的資料庫,每日計劃是今天預計要執行完成的行動,兩者並不相同。


但擁有完整的行動清單,對我們的行動及心理上都有很大的助益。在行動上,不論目前我們處在哪一種場合,隨時隨地都有找到合適的事情執行。在心理上,完整的行動清單,讓我們心情變得輕鬆,因為不會擔心會忘記。

我的老師rainbow說過四個字"債多不愁",形容她練習運用時間管理的內心想法,筆者覺得擁有完整的行動清單的感覺就有點像這樣--雖然有許多的事情沒處理,但是這些事情已經加工了,而且依照場合放好了,等有時間時,就可以立刻處理,心理面的壓力就不大。


而規劃每日計劃對筆者而有是一件充滿創意的事情--

我們要選擇哪件事情作為今天的MITs?
我們要選擇哪個時區作某一件事情?
今天的行事曆要安排哪些事情?
我如何調配精力,讓今天的MITs可以順利的進行?


每日計劃對twhsi而言,就像是一個標題為"TODAY"的畫布,從行事曆、每日計劃、大腦中挑選出適合的顏料,思考如何創做出一個特別的一天,讓我隔天早上可以在晨間日記中寫下這一天的感動及成就。每當筆者在寫每日計劃時,都會覺得很高興,覺得在創造某些東西。


當我們從行動清單拿出今天的行動提示或相關資料,開始進行今天工作計劃的排程,為我們豐富及充實的一天準備。每天都能做好排程的工作,我們就能稱得上是時間管理的黑帶高手了,這不是一種很棒的感覺嗎?



2 雙槍--兩個計時器

參加過研習會的朋友都知道,twhsi演講時常用計時器來作時間控制的動作,其實計時器是我用過成本效益最高的工具,一個便宜的計時器約為120元台幣(約28元人民幣),但是卻可以讓我們做事的效率大為增加。

筆者在研習會上會用兩個計時器,一個倒數,整個研習會還有多少時間結束(例如兩小時),一個倒數目前進行這個階段的活動還有多久時間(例如分組上台報告,每組有三分鐘時間),這樣子用在研習會上,我可以不用思考時間的問題,時間一到,就會有"BEEP BEEP"的聲音提醒我要做下件事情,對於演講的時間控制很有幫助。

計時器對執行每日計劃時也很有用,例如twhsi 11:45am必須出門,有一個約會,我會計算現在到11:45還有多少時間(假設75分鍾),我會設定70分鍾,這樣子我隨時知道還有多少時間可以做事情,"BEEP BEEP"的聲音響起時,我還有5分鍾可以準備要出門的動作。

若是預期今天的工作相當的忙碌,筆者還會用以下的方式來用計時器

a 由清單中選出3-5件要做的事情,先寫下3M的即可貼上,接著設定倒數碼表鬧鍾到10分鍾,並開始專心的處理第一件事情

b 10分鍾到了,就強迫自己停下來,開始作第二件要做的事情。若10分鍾還沒到,我們已經做完第一件事情,那你就直接作第二件事情。

c 輪流的處理3M的即可貼上的所有事情(通常也是作重要的),每十分鍾切換工作的目的是,讓我們對要處理的事情充滿新鮮感,不會厭倦。 每三十分鍾,則要作一次真正的休息,花個五分鍾,去作自己想做的事情(喝水,看報等,也要設鬧鍾),等鬧鍾響了再回來。

d 繼續作3M的即可貼上的事項,直到 全部完成。再繼續列3-5件要做的事情繼續行動。

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這些概念是我從英國的時間管理專家馬克·佛斯特的著作《搞定一切,還有時間玩》學來的,我已經用了兩年的,覺得很實用。運用倒數的方式(例如10分鍾),就逼的自己把心思放在眼前的事務上,強迫自己處理這個問題,而10分鍾又不算太長,因此自己對處理這件事情的排斥感也不大,所以是一個很好的方法,又很好玩,這個心理學上的原理稱之為"期限效應",可以讓自己有些壓力下工作,快速增加生產力。


3 to be 的MITs

11/3在google辦研習會時,老K一直提醒我要多講to be的部份,他覺得google的工程師工程太繁忙了,卻常常忘了檢視自己及思考,自己想要成為怎樣一個人。

最近看到從李開復先生的博客也看到一篇好文章引領你的一生,裡面提到李先生博士班同蘭迪·波許教授演講《真正實現你的童年夢想》,在他臨終前的幾個月,他娓娓道來,在他生命中努力追尋過的夢想(包括成為一位職業美式足球隊員、體驗無重力狀況、和DISNEY夢幻團隊一起設計一個雲霄飛車等),並告訴我們,就算遇到困難,也要奮力向前。


在我的每日計劃中,我都會安排一些實踐夢想的MITs,前一陣子是用keynote重新設計我所有的投影片,最近是要求自己寫一系列時間管理的線上課程,我覺得這些事對於我而言,意義重大。

我們所希望的人生不是很有生產力,做好上司交辦的工作就好了,而是要找到我們內心的聲音,進而協助他人找到他們內心的聲音,這才讓我們的人生產生意義。


雖然並不容易,製作新的投影片,讓我演講前緊張到第一次打電話給朋友蘋果核,傾吐心中的感覺,寫文章也佔據掉自己很大的時間,讓我重新深思個人及家庭時間分配的問題。但是,如果我們不做我們想要做的事情,那我們的生命中應該做什麼呢?在您的每日計劃中加入to be吧,雖然是一個10分鍾就可以完成的小事,但是您總是往您的夢想推進了一步 :>


 

結語


到這裡排程和行動的課程將到一個段落,我們目前提到時間管理三大領域的兩個部份,一是建立完整的行動清單,二是做好每日計劃及執行,接下來我們要討論的是"檢視"和"同步",大家繼續加油。



延伸閱讀

如何成為時間管理的黑帶高手

2/100 時間管理健身房 每日工作清單的運用

38/100 時間管理健身房由分派到排程

北京研習會( google 北京大學 單向街)課後心得

twhsi時間管理 線上課程(4)完整的行動清單 時間管理健身房 76/100

twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計劃與排程 時間管理健身房 82/100

李開復先生的博客 引領你的一生


 

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