200711100839twhsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則 時間管理健身房 83/100

剛剛開始學習時間管理時,有時候筆者會停下來問自己一個問題"我現在應該要做什麼呢?",有一陣子,這個問題常浮現在腦海中,隨著經驗累積,這個問題的解答慢慢明朗化,我發現自己判斷行動的準則共有四項--場合、時區及時間、精力、MITs,這四項準則是有優先次序的,我們一個一個來說明。


(1)場合

場合不對,就沒有辦法做事情,譬如出門在外,想要打電話,拿起電話清單卻發現沒有帶手機,想要發email,卻發現附近沒有無線上網的熱點,這樣子事情都無法處理。我覺得要減少這一個問題發生,就要常常思考如何突破場合的限制


11/4晚上,twhsi從北京回台灣,在回家的機場巴士上,司機居然問我需不需要無線上網。原來他自己買了一個3.5G無線USB網卡,還加裝無線基地台,這樣子我就可以直接用macbook無線上網,這就是一個突破場合限制的例子。


又例如,以前筆者的每日計畫體積很大,出外時檢視及規劃時不大方便,所以設計了可以放在皮包內的A4紙每日計畫,讓我能夠在休假時也能掌控一天的時間,不再受到以前工據社計不夠方便的影響。

場合及工具不對,雖然無法做事情,但是我們可以積極的思考突破的方法,有些人喜歡用高科技工具,我個人則喜歡思考一下如何運用現有的工具來解決。而我們的行動清單,若能按照場合來分類放置,這樣某些行動雖因為場合不對,無法進行,但是可以找出適合這個場合處理的行動,才不會浪費了時間。


(2)時區及時間

開會前10分鐘,不是適合打電話給重要客戶的時間,但是或許可以把自己桌面收拾一下。
搭乘飛機前15分鐘,也不適合思考重要的企劃案,但是可以去免稅商店把想要送給家人的禮物先挑好(可以寄放在櫃台。)

充分運用零碎的時間是高效人士的特色,我學網(google全球副總裁李開復先生創辦)<<希望泉>>期刊主編馬京告訴我,李開復先生很會運用零碎的時間,常常您寄信給他,一分鐘就回信了,如果外出旅行,李先生也隨時運用每一個可以上網的地方,立刻把開回覆的信件回覆,當與他同行的朋友埋怨商業旅行讓他們積壓了一大堆電子郵件難以處理,李先生卻是下飛機後立刻可以處理接下來的行程及事項。

每一個人都應該在處理事情時,充分掌控每一個行動的耗時,行動清單上,也應該有些短時間就可以完成的事情,最有生產力的時候,就是充分利用時區與時區之間的小空檔,快速的批次處理事情。

(3)精力

當我們有時間,且身處合適的場合,手邊有適合的工具,這樣子我們就能很有生產力的工作嗎?

答案是否定的,我們體力已經下滑,無法集中精神(如經過一整天冗長的銷售會議後),這時候確實無法處理一些需要高度關注的問題(打電話給潛在大客戶、考核 制度的架構思考),但是卻可以作些不大需要精力消耗的事情(看看商業雜誌、上網瀏覽出差的火車或班機時間等)。這時我們需要的是一份就算是精力狀況不佳, 也能夠處理的清單,這也就是為何完整的行動清單如此重要的原因。

我在演講之前一定會作很多休息,早上也會作八段錦、一週三次游泳,藉此累積我自己的精力。。在商業社會,我們都要持續工作數十年,若是沒有一個強健的身體,就不可能因應這數十年 的挑戰。

在此也向各位介紹一本好書 <<精力管理>>,這本書只有簡體中文版,但是相當值得一讀,台灣的朋友也可以看看我寫的幾篇<<精力管理> >文章。
這本書告訴我們,在平時,就要累積自己的精力,這要靠規律的作息、控制的飲食、適當的運動才能讓我們的精力管理足以應付每日的挑戰,享有精力充沛並有生產力的一天。



(4)MITs

最後才是MITs,也就是我們常說得優先次序,要先有正確的場合、有足夠的時間、有充分的體力,我們才可以依照優先次序,先解決手上重要的事情。



結語

和大家分享一個小故事,試想桌上有兩個玻璃杯,一個裝滿了冰塊,一個裝滿了粉圓(珍珠奶茶裡面放的那種小粉圓),現在,我們要將一塊大石頭放進去,哪一個杯子會破掉呢?

我們的一天就像這個玻璃杯,石頭,就像是生活中的突發事件。若是杯子裡面都裝滿了冰塊,雖然裡面有許多空間,但是硬把石頭塞到裡面的結果,杯子就破了。但是將石頭放到粉圓的杯子就不同了,雖然杯子中裝滿粉圓,看似沒有空間,大石頭丟下去,不過只是把一些粉圓擠出來,杯子是不會破的。

我自己常常在"加工"這個流程中,把雜事加工成一個個十分鐘左右的小行動,每日計畫中,也批次處理這些小行動,也因此我每天遇到突發狀況時,很少被事情卡住,大不了放棄一些小行動再找合適的時間執行即可。

今天介紹的四個準則--
場合、時區及時間、精力、MITs,都是我5年來實踐時間管理的心得,和大家分享,也請大家不吝指教。


下一堂課程,我們會將"排程及行動"部份還沒有提到的部份統一的說明,並作一個這一個章節的總結,我們繼續加油。

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