200711090853twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計畫與排程 時間管理健身房 82/100

之前寫過一篇部落格文章,用一張A4紙,輕鬆做好每日計畫,受到不少朋友的歡迎,現在這一篇文章,一方面又是接續如何做好每日計畫,一方面又是線上課程的一課,相當實用,大家可以認真聽聽。我也分享我的排程原則,共有四點,我們這就開始。

(1)兩分以下馬上行動

這就是Getting Things Done的作者所提倡的"兩分鐘原則"--兩分鐘之內可以完成的下一步行動,就要馬上執行

在我們作計畫時,記得要預留 一些時間,因為我們一面計畫,一面就可以處理完這些兩分鐘內就可以解決掉的事情,發一個簡訊,花三十秒閱讀一篇備忘錄,勾選是否參加聚會的回條,在某人語 音信箱留言,花一分鐘瀏覽網站。雖然這件事情並不重要,但若是一定要做的事情,不如現在就做。

在研習會時,很多朋友都告訴twhsi
"兩分鐘原則"幫助他們很大,以前的作法是依照優先次序來作,現在用"兩分鐘原則",往往在任務開始的初期,就開始著手處理事情了,雖然只是打打電話、搜尋資料等小事,但是已經開始推動專案了,心理上有很輕鬆的感覺。這就是每日計畫的第一個原則--"兩分鐘原則"。


(2)一日三至五件MITs

MITs就是Most Important Tasks(最 重要的事情),我有一頁的的每日計畫中,有八個空格,可以寫下今天對我最重要的MITs,提醒我要優先完成這件事情。每次我作每日計畫時,就把今天最重要 的事情寫上去,例如要寫部落格文章,要交一個即將截稿的企劃,處理財務報表的問題,不用太多,提醒我什麼事是今天對我最重要的。


其實,我們一天內只要完成一兩件最重要的事情,就很有收穫了。但是一般人常常做了很多事情,卻沒能把今天最重要的事情搞定。之前我讀"紫牛2:免費力量大"裡面提到一句話"要作困難的決定,而不是辛苦的做事情。"。我覺得這句話就是在講MITs的觀念,在每日生活中,要養成先把最大、最難的工作優先處理掉的習慣,抗拒自己從簡單事情先做的誘惑。以筆者的經驗,只要實行一個月,我們的工作效率就可以大增。

MITs這個觀念是我從
zen habits裡面文章學來的,我覺得相當實用,也介紹給大家。


(3)行事曆與時區規劃

每天我都會作時區規劃,並且常常用到45/15原則

什麼是45/15法則 ? 將一小時的時間分為45分鐘及 15分鐘,前45分鐘撥給需要全神貫注的事情(例如寫企劃案,檢討一週計畫等);後15分鐘用在可以批次處理但是不需要格外專注的事項上(如看email,回覆電話、上廁 所等),若15分鐘到了,尚為完成留到下一個15分鐘,並把完整的45分鐘撥給需要全神貫注的事情。這樣子我們再處理事情時就能夠又把時間分配給上面提到的MITs,又能夠有效率的處理瑣事。

除此之外,我的每日計畫的有一面是行事曆,我也會把一天耗時很久的行程先寫上去,這樣子何時該做何事就能夠一目了然,可以增加很多的效率。


(4)依照場合批次處理
"緊急且重要事情"就像是玻璃球,有些事件則像是橡皮球。玻璃球一旦掉落地面就碎成碎片,橡皮球掉到地上,彈了彈,至少沒有破掉。"這是我從一本<<一小時的思考技術>>的書學到的概念,twhsi常常在研習會中分享,大家也很喜歡。

當我們檢視完整的行動清單,安排今天需要依照場合批次處理的事情,玻璃球和橡皮球的比喻可以讓我們快速的篩選出哪一件行動需要放在每日計畫中。我們的行動清單雖然很長,但是一定需要今天處理的玻璃球事實上不多,所以我們的每日計畫還有足夠的空間,來應付一天之中必然會出現的突發狀況。

突發狀況發生時,如果是比較重要的事情,我會和今天的MITs比較一下哪一個比較重要,就優先處理哪一個。如果是緊急的事情,就先處理一下,反正每日計畫的清單還在,處理完緊急狀況,再回頭來處理計畫內的事情。



結語
我的皮夾會隨時帶者兩張A4紙每日計畫,一方面隨時掌控今天的計畫,有時間時還可以規劃明天。相當方便,我也建議大家能養成這個好習慣,這樣的益處是,可以讓我們一天的生活能再度回到自己的掌控之中,不需要為了突發事件焦頭爛額。


下一堂課程,我們要討論的是"行動",我們將會詳細介紹行動的四大準則。

延伸閱讀

46/100 時間管理健身房45/15法則

用一張A4紙,輕鬆做好每日計畫時間管理健身房65/100

zen habits

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