200711080813twhsi時間管理 線上課程 (9) 排程和行動 時間管理健身房 81/100

線上課程(4)-(8)介紹的是建立完整的行動清單,屬於六個流程中的收集及加工組織。之後幾課,我們將專注於"排程"及"行動"這兩個流程。排程,就是安排行程,也就是一般所說計畫的意思,行動,意指"此時此刻,該做何事?",屬於執行的範圍,我們這一課就先做一個概括性的討論。


(1)我們如何在24小時中執行儘可能多的事情?

這是筆者在上青商會講師訓練時,同組的素圓同學提出來的大哉問,她同時也製作了兩張投影片(本課第一張圖片及上面這張),表示她的概念--我們每天雖都同樣有24個小時,但是大多數的時間內擠滿了事情,有許多的電話要打,有許多的文書作業,當面溝通、會議事項,那我們如何能充分利用時間呢?

答案就是要批次處理,並把空出的時間集中

首先,我們把各個行動依照場合分類,列在一天的時間中,並且一次一場合批次處理事情,這樣子效率就能夠大增,節省出不少時間。


筆者自己的用法是,這些時間,我就將之匯集起來,讓我自己的早晨能夠有完整的大塊時間,在這段時間,我可以晨讀、運動、寫晨間日記,寫您正再看的時間管理線上課程。等到上班的時間到了,再全力投入一天的生活。孔子說過一句話"行有餘力,則以學文。",我們學習時間管理的目的並不是要做更多的事情,而是節省出時間,讓我們能夠做我們自己想做的事情,也就是to be的概念。



(2)排程的重要

我覺得在我學習及實踐時間管理時,有一件事情很重要,就是如何規劃好今天要做的事情。twhsi每天早上都會將自己前一天發生的事情作整理,接著製作一張”每日計畫”出來,這樣一個工作"就叫做"排程"。


排程的方法和把積木放入積木筒的過程很像,想要在體積有限的積木筒中放入超過積木筒體積上限的積木,一個方法是買一個更大的積木筒外,另一個方法就是捨棄不需要的積木。

我們採取行動的每一件事情都會消耗掉我們寶貴的時間資源(耗時越多,表示積木的體積越大),要是我們事情就能預估這件事情的耗時,就可以更有效的管理行動,讓我們一天的行程安排更加接近現實的狀況。

之前我們提到的完整行動清單也很重要,把一些今天應該完成的行動拿出來,安排在適當的時間批次的處理,讓我們的效率增加,也就可以提昇對己及對人信守承諾的能力。


(3)行動的準則

問題來了:現在是上午十點三十八分,我們要做甚麼?

判定行動的準則有四個,場合對不對?時間夠不夠?精力足不足?優先次序如何?這四個準則先是評估場合適合否,其次是時間因素,再來是體力能做這件事情嗎?最後才是優先次序。一般人判斷的方式通常是先看優先次序,事情做了一半無法完成再放回去,反而更加浪費時間。


我們也會在這個部份課程介紹心理學中的"期限效應",運用簡單的計時器,讓我們工作的效率大增。


結語
台灣雲門舞集創辦人林懷民曾說"創作就是,找出限制來,然後專心在限制內做到圓滿", 我覺得時間管理中的排程和行動也是如此。每一個人都有同樣的24小時,但是如何在這個限制中做到圓滿呢?在接下來的幾篇文章中,twhsi就要試著解決這 個問題,我也要求自己,盡己所能,讓讀者們可以理解,這樣的益處是,有更多的朋友會參與時間管理的行列,我們結夥攻頂,事半功倍。


下一個課程我們要談的就是"排程",大家加油

延伸閱讀

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38/100時間管理健身房由分派到排程

37/100 時間管理健身房雙槍



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