200711070954twhsi時間管理 線上課程 (8) 組織進階的系統 時間管理健身房 80/100

上一篇文章,討論了依照場合分類的行動清單,其實在David Allen的書籍Getting Things Done(GTD),組織的部份相當的複雜(見左圖)。但是,我自己覺得,作為一個時間管理的初學者,先把依照場合分類的行動清單搞定,那就很厲害了。進階的系統,我覺得有幾類是相當重要的,也就是行事曆、通訊錄、任務清單及someday/maybe清單。當我們做事時,能夠整合行動清單及上述各種清單,可以讓我們的生產力產生更大的綜效。


(1)行事曆

David Allen在GTD原著中,說明行事曆我們應該將視為Sacred Territory(中文翻為"聖地"),意思是一經寫入,除非更改約會時間,否則就應該徹底執行。這點筆者深表同感,看過我的行事曆的朋友就知道,其實裡面的東西很少,大部分時間都是空的。但是只要寫上行事曆,這件事就等於我必需要執行的事情,就是一定要達成的,這樣的概念可能和許多朋友的行事曆不同。


行事曆可以分為下列三種
a. 在某一個確切的時間裡採取的行動
其實這裡指的就是約會,某日幾時幾分要跟某人碰面,大概要碰面多久

b. 在某一個確切的日期裡採取的行動
指的是特定日期的約定或承諾,沒有明定時間,例如今天答應客戶要交打電話給他,那你在今天任何時段打都不算失約。

c. 在某一個確切的日期所需要的資訊
如果twhsi這幾天去洗牙了,我會設六個月後再次洗牙,但是並不是那一天洗,而是提醒自己該做這件事情,屬於資訊的一種。或我也會把朋友的生日預設在此,日期近了,就可以提醒自己要決定如何為他祝賀。


行事曆通常只放在電腦上,若是在外面約定時間,筆者會先用收集工具收集起來,回來再決定是否參加,通常不會立刻答應對方。約會屬於當面溝通,需要花費許多時間及事前準備,這方面我會相當的慎重。


(2)通訊錄

通訊錄對於我而言相當相當的重要,我的通訊錄一定包含了兩個重要項目-email手機。 從2000年開始使用PDA來,通訊錄一直是twhsi每天最常使用的工具,有些人或許驚訝為何筆者可以到大陸講課,我想是因為能夠充分運用通訊錄,整合 好人脈,讓朋友及客戶能夠對twhsi做大力且有力的的推薦,最後達成別人眼中不容易達到的事情。這裡有三個觀念和大家分享。


a. 三機一體
三機一體就是將三種機器整合到一體的方式,這三種機器是
手機、電腦、及伺服器。電腦用來打skype(國外),是殺手級運用,可以節省大量金錢。

通訊錄是架構在電腦上的,但是隨時可以同步到手機,這樣子打電話傳簡訊都相當的方便。每天我的電腦也自動將我的資料備份到伺服器(.mac服務),一方面防止資料遺失,一方面我也可以在網頁上直接瀏覽(沒有手機及自己電腦時),所以我從來都沒有弄丟過我的通訊錄,因為一份資料,有三個地方備份。


b. 快速搜尋
我有一個朋友叫做江洋,他曾經問了我一個問題
:與 outlook 2007 同步的聯絡人,我需要做些什麼調整,才能在 treo 650 內快速檢索?

我的回答是

我是在姓名前面加上許式注音各字注音的第一碼,例如 江洋 是je 張永錫是 juc
這樣雖然第一次修正雖然很慢,但是以後所有手機的通訊簿,都可以用此方法快速索引,不需要為了不同手機調整通訊簿(我當前有1000筆通訊簿)


除了在姓名前加上慣用的輸入法英文鍵盤對應位置,我們還可以利用電腦程式強大的搜尋功能,做出類似CRM(客戶關係軟體)的效果,這方面台灣的一位楊舜仁老師,功力相當深厚,有興趣的朋友可以搜尋一下。

c. 批次處理
運用通訊錄軟體,我們可以一次發出大量的email和簡訊。這屬於一種非同步溝通,大家一定要
很有效率的運用科技,一方面批次處理節省時間,一方面也能建立鮮明的個人風格

通訊錄是很重要的資料庫,強力建議大家要好好的維護,人脈就是錢脈,不要忘了喔 :>


(3)任務清單

2007/11/02,我在google北京分公司演講後,他們問了我兩個問題"
專案如何在期限前結案?"、" 專案行動變動無法結案或有突發狀況打亂了原本的步驟,如何處理?"。這兩個問題都是很困難回答的問題,因為專案本身就是一個很複雜的東西,在GTD這本書中,專案被稱為任務,我們先來看看他的見解。


任務就是需要好幾個下一步行動才可以完成的目標。例如要辦理一場網路上的網友聚會,若要有更好的活動成果,就需要多種工作同時進行,要同時執行多項行動,事前需要規劃,這些規劃就是任務的行動。

任務需要常常的被檢視,我自己利用晨間日記來檢視自己昨天推動的任務,用每週檢視來檢視本週及下週的任務狀況,用半年檢視來看看過去半年任務的執行結果,並規劃下半年的重要任務的方向。這也是我當時告訴googlers的答案--做好檢視就能預解部份問題,讓自己可以專心對付眼前的事情及突發狀況。但是管控任務還有許多值得考量的事情,由於不在本課程範圍,有機會我們再來談。

(4)someday/maybe清單
"Someday/Maybe”清單保存了一些目前你不打算做(可能時間或資源不足),但又希望在將來某一時間做的工作。這些是你
真正想做的事,如你的夢想計畫,想讀的一本經典名作,想去的某一個國家等,你可以將之列成一個清單,當你有空檔時拿出來翻翻,挑選一些你可以做的事付諸實現。


擁有"Someday/Maybe”清單是很棒的事,他就像一個
夢想的銀行,可以把自己想要做的事情存進去。由於我使用mac電腦的iGTD軟體的"Archived"標籤下,他本身就有很大的容量可以放置許多的Someday/Maybe事項。其實要累積Someday/Maybe清單,關鍵就是要有一個合適順手的放置地點及工具,這樣子我們才能累積夢想,進而實現夢想。


結語
進階的系統,也就是行事曆、通訊錄、任務清單及someday/maybe清單。是讓我們更容易
整合各種資源,讓做事的品質提昇。整合的目的就是做更少,得更多,在時間管理中談整合,就是"用越來越少的時間、產生越來越多的人際互動及生產力",是一種強而有力的槓桿。如果您已經對依照場合分類的行動清單已經掌握的不錯,我會建議您要做好今天介紹的這幾種清單的管理,這樣的益處是,運用整合的力量,讓我們的時間管理產生更多的綜效(成果)。


講完了建立完整的行動清單,接下來我們要討論的是"
做好計畫有效執行"的部份,也就是第三及四個流程-排程與行動,我們繼續加油喔。

延伸閱讀

twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單

[GTD]時間管理的黑帶高手由分派到排程

如何成為時間管理的黑帶高手

50/100 時間管理健身房 行事曆

建立人脈是一種技術也是一種能力

深化經營自己的人脈

43/100 時間管理健身房任務清單

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