200711060847 twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100

twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100

之前一課提到,要養成加工雜事成為行動的習慣,但是當我們行動的數量越來越,就遭遇到一個問題--要如何組織行動清單,達到最大的效益。在GTD中,是用場合來作為解決的工具。所謂場合,就是一般所說的工具及場地,有電腦的地方才能處理文書打字,有電話時才能打電話,當面溝通通常需要我們移動到特定地點,在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動,若是依照場合來整理,就可以很有效率,依照場合處理,就是一種批次處理的概念。


以我自己為例,我所有的雜事只加工成種 場合。設定場合是一件不大容易的事情,一般人其實都沒有深思過自己到底有多少種場合的習慣,我的建議是,可以先照我的場合來分類,就算有增加,也不要超過 七個。這樣子才不會太過複雜,讓自己分類時不記得應該要分類到哪一個場合中。OK,這就讓我對我使用的場合一一的介紹。


1.  自己動手做
其實執行GTD久的人,都會避免親自動手,以免把寶貴的時間花費在沒有多大意義的事情上。自己動手作就要作品質最好的事情,所以我選擇核心的能力相關事情才自己動手作,例如寫作等。當然我也會安排足夠的大塊時間,一次到位迅速完成。

例如這篇文章,我預計寫兩個小時刊出,並公佈在各個討論區中,所以我會利用早晨的時間寫作,一氣呵成,這樣子才能兼顧品質及效率。


2. 當面溝通
當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面,相當花時間,但另一方面來說,高品質人際關係互動,還是要靠當面溝通,這樣才能建立信任及默契,逐步達到理性溝通的階段。所以重點在事前準備,既確保溝通的品質,又可以讓整個溝通的時間控制得宜。

例如說我辦理的研習會,事前一定做了大量的工作,讓整個研習會呈現出最好的品質,因為研習會的朋友來自四面八方,要聚會相當不易,我們精心準備的資料,能夠和許多朋友建立信任及默契,這是一個很有效率的方式。和朋友碰面前,我也會事前準備該次會面要談事情的備忘錄,讓雙方能迅速切入重點,以免會面完了,卻忘記對重要的問題達成共識。


3. 打電話或傳簡訊
有電話,手機才可以作的動作,我把打電話的清單都列在一起,有時間時,一次打完,這樣就可以節省大量時間。除此之外,當傳遞的訊息量不大時,我會用傳簡訊的方式。打電話兩個當事人要有空談才行,屬於一種同步的溝通,傳簡訊卻不需要雙方都有空,收簡訊的一方有空再看即可,這是一種非同步的溝通

科技工具可以協助我們用"大量的採取非同步"。 當我們和他人互動,面對面的溝通或是打電話甚或是msn等,都需要大量時間,而且只能做到一對一的溝通。然而藉由工具非同步溝通,就是讓我們和他人互動的 時間不必是同時同刻,例如寫書,寄發email,發表部落格文章或討論區等,這些互動的方式,不僅讓別人和自己溝通的時間不必同步,更能一次多人溝通,可 以節省大量的時間。


4. 規劃及思考
我也覺得規劃及思考可以幫助節省大量的時間。我常常在研習會中舉一個騎自行車爆胎的例子,如果我們自己推車去修理,這就屬於自己動手做的範圍,如果我們經過規劃及思考,達成請別人幫我們推車去修理,又幫我們推回來(例如請開腳踏車店的家教學生推到他家的店,但是請他吃冰淇淋)的方式,這樣就可以節省大量的時間。

多問自己問題,並想出解答的方式,我覺得是對規劃及思考能力很好的訓練。當我有些時間思考時,我就會拿出規劃思考場合清單,好好思考一些懸而未決的事情。當有比較複雜的狀況,我就用筆紙工具,畫心智圖或整理重點,有時也用一些電腦上的軟體如mindmanager等。


5. 電腦前的工作
電腦是現代人的重要知識生產工具,寫email,上網搜尋,安裝軟體,電腦文書處理等,都需要手邊有台電腦才能執行,所以我們把電腦上面的工作整合在一個清單,就可以批次處理

除此之外,也要注重重複性工作的 效率性,以我將拍攝的相片上傳到網站為例(我用蘋果電腦),首先先由相機下載相片到iphoto,用一個叫做downsize的軟體作縮減大小及加邊框、 浮水印的工作,最後用picasa的上傳軟體,上傳的google的picasa網路相本中,整個流程相當流暢及省時,並可以批次處理大量相片。(處理100張相片和處理10張得時間差不了多少),這就是科技工具的力量。

我的picasa相本範例

http://picasaweb.google.com/joechang1020/Twhsi


6. 閱讀及寫作
我自己很喜歡閱讀,也有一個部落格,並針對時間管理主題長期寫作,所以我會排定寫文章的次序,這樣子隨時知道自己該讀的書,該收集的資料,有時間時則努力寫作。利用web 2.0分享及連結的概念,將自己的影響力擴大。


結語

行動要組織在合適的地方,如此我們才可以快速的瀏覽自己手邊的工作。完整的工作清單,能夠讓我們清楚知道自己當前可以做的事情,大幅增加我們的工作效率,是一個很值的養成的習慣,我也要求自己,持之以恆的做好管理自己行動清單的工作,這樣的益處是,對自己工作的現況有一個即時而可靠的瞭解,幫助我們面對這個變化快速的之世界。

接下來的課程我們會針對完整的行動清單作一個,並介紹一些我們還沒有提及的清單,大家加油。

延伸閱讀
iGTD時間管理軟體介紹 59/100時間管理健身房

上柯耀宗老師2007.6.25 時 間革命課程

GTDER.ORG文章 組織下一步行動


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