200710300751 twhsi時間管理 線上課程 (6) 加工處理雜事 時間管理健身房 78/100

但是我的幾年實踐下來,我是加工處理雜事把這個階段又分成兩個動作,清空收件匣及加工處理,讓我們開始介紹吧。

a. 清空收件匣:將雜事一件事一件事拿出來,一次加工處理一件事。
 b. 加工處理:運用加工處理的流程圖,自問自答,將雜事轉化成行動。

我覺得加工處理是時間管理中很重要的一部分,創意從收集雜事開始,但是解決問題"problem solving",就是創意的流程。所有時間管理很好的人,都知道如何開採自己或別人大腦中的創意,並加工處理成可以執行的行動,並加以執行。愛因斯坦曾經說過"創造出問題的同一個腦袋,不可能去解決那個問題。",所以在做加工處理的工作時,要靈活的轉換腦袋(換位思考),才可能的出好的答案,這就讓我們開始吧。


1 清空收件匣

為何我們要清空收件匣呢?

因為每天,甚至每天數次清空收件匣的益處是,讓我們脫離雜事的牽絆,專心於行動之中,達到更好的做事效率,更能擁有時間去做自己想做的事。以下是清空收件匣的幾個要點。


a.一次一件事,一次一粒砂:清空收件匣時,不必管優先次序,每一件雜事都要處理,每件事都要做成決定,完成後再換下一件。
b.有足夠的時間清理收件匣:清空收件匣時,常常需要一面清空一面處理(兩分鐘以下可以解決的事情馬上行動),所以最好預留足夠時間。
c.先處理最近之事依次向前:以清理電子郵件為例,最後一封信通常有最新的資料,先處理最後一件事,再依次向前處理可以節省重複閱讀的時間。

一次一件事才能專注於一件事情並強迫自己做出決定,如此雜事才不會拿出來又放回去收件匣,一再重複閱讀一樣的資料。


2 加工處理的流程圖
加工成行動的流程圖有重要的三個問題

a. 這件雜事是什麼?
面對一大堆雜事,我們通常沒有機會好好思考"這件事是什麼?",但是"重新定義"相當的重要,可以幫助我們釐清問題,採取有創意的解法來解決。

b. 需要我採取行動嗎?
有些事無法不適合行動(例如您從收件匣拿出一件餐廳的推薦菜單),所以這時候您反而是要放入一個合適的資料匣(或垃圾桶)。有些事情可能授權給別人比較合適,這時候您需要的是和被授權溝通。

c. 下一個行動是什麼?
一件雜事,我們必須將之釐清為可以行動的敘述,可以問自己兩個問題,"我們希望有怎樣的成果?"及"達成這個成果的下一步行動為何?",把雜事轉換為行動。

如果您很不習慣把雜事加工成行動,那您可以依照這個流程一步一步培養自己的習慣,利用有系統的方法來訓練自己的大腦,是一件值得每天練習的事情。每天時間管理,就是上一個心智及心靈的健身房,鍛鍊的越久,成效就越好。


3 加工處理之後
一旦你決定了下一步的行動,這時,你就面臨著3種選擇:
立即執行:如果2分鐘內可以完成的話,就馬上去作吧
指派他人:如果你自己並不是最佳的執行者,就應該想出誰是合適的執行者,交辦這件事情
放入系統:如果兩分鐘內無法完成,也必須自己動手作,就應該把行動加入我們的行動清單,依照場合放置,以便批次處理

每一件事情都並需做出決定,並執行各種不同的行動,事情不要拿起來又放下去,重複處理同一件事情是浪費時間。

當我們能夠完整的收集雜事,並且清空收件匣及加工處理行動後,我們心中總會有如釋重負的感覺,這就是時間管理的目的"處於沒有壓力的狀態"。因為對別人或自己的承諾已經都釐清作法,不是已經完成,就是放入後續可以追蹤的系統之中。隨著行動清單越來越長,我們也要學習組織不同場合的行動,這就是下一堂課的範圍了,我們下次見 :>

延伸閱讀
如何成為時間管理的黑道高手

[GTD]如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇-

加工處理雜事

48/100 時間管理健身房兩個下一步清單





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