200710290814 twhsi時間管理 線上課程 (5) 收集雜事 時間管理健身房 77/100

何謂雜事?其實所有進入您精神及現實世界的事,包括實體(紙張,文件等)及虛擬(心中的念頭,上司的指令,對他人的承諾等)的事,都可以算是雜事。

在我們的生活中充滿了雜事時,我們是無法採取任何行動的,當我們生活上工作上帳單,企劃案,備忘錄滿天飛,電腦中塞滿了EMAIL,腦中裝滿了各種的約會、承諾、想法,我們就聽不到自己
內心真正的聲音,我們必須將這些雜事做好好的整理,這樣才不會在工作時成為我們的絆腳石,阻礙我們前進。


這和我們大腦機制有關,人類的腦袋有一塊短期記憶區,功能很像電腦裡面的隨機存取記憶體(RAM),RAM有其容量的限制,所以當我腦裡面都是雜事時,就失去了專注處理事情的能力,我們想要擁有專注力,降低壓力,就要把自己頭腦RAM裡面的雜事清理出來,清理到外部的工具--收件匣(收件匣就像一部硬碟),這樣子我們頭腦中的RAM空間才能釋放出來,讓我們專注的能力提昇。如何做到呢?我們分了三點來一一討論。

1 我們應該收集什麼
有許多事情可以收集,我也對可以收集的雜事作個分類介紹,共有四大項。


a 承諾他人的事情、或扮演好生命中的角色
例如和家人、朋友、工作夥伴碰面,討論之後,決定要提醒自己打電話關心遠地家人,寫下次約會的時間地點,承諾朋友的代辦事項,這些大大小小的事,都是我們對別人的承諾,也都算是雜事。或者是扮演好家人的角色,做好家務事,紀錄帳單到期日期、安排時間繳交帳款或辦理一些手續、財務問題的思考、家庭物品維修等,這些要求自己做到的事情也是雜事。


b. 某一個任務的細節
在路上想到寫簡報、文章的想法(加上某某圖表、相片),或推動專案的靈感,行動(印出研習會前準備清單、打電話給適合的人請教意見、提醒自己要推動某些關鍵行動)、以及對專案內的成員的互動(email文件、告知行程),常常我們就會想到這些讓專案進展更順利的細節,這些都是值得紀錄的雜事。除此之外,讓我們人際互動更好的想法(打電話感謝朋友對我們的協助,email寄出聚會的相片),可以讓我們在平時就累積和團隊成員互動的情感,也很值得寫下來,若有時間就可以作為行動的參考。



c. 一些瑣碎的雜事
有時我們必須隨手記下一些瑣碎的細節,例如去朋友家的地圖,去賣場的停車位編號、要幫辦公室的同仁定便當,大家訂的不同菜色,我們也不用用頭腦紀錄,拿出我們的收集工具記錄下來即可。


d. 實體的東西
書櫃要整理、帳單要檢查
、清理信件櫃子、玩具要收,拍下人物、風景照片,之後要加洗,送給朋友,生活中也有不少事情要先紀錄下來,讓我們能夠行動時批次處理節省時間。

以上是我個人的收集習慣,大家要是有自己的想法,也歡迎分享。


2 一些收集工具(收件匣)的介紹
荀子說,「君子生非異也,善假於物也」,意思是說,君子並不一定和別人不一樣,但是他比較能善用工具。我們有了收集的概念,也要配合收集的工具,這樣子才能讓我們事半功倍。在時間管理中,收集雜事的工具我們稱為收件匣,也就是放置雜事的地方,上一篇文章我們介紹了放在襯衫口袋的紙條、A4紙張折成的記事本、PDA上的塗鴉軟體,接下來我們也介紹一些其他的收件匣


a 萬用手冊: 我們可以拿一些內頁來作為收件匣功能。
b email:我自己的習慣是,處理好的email,就封存起來,這樣子收件匣的數量就很少,讓自己一目了然還沒處理的事情。
c PDA中todo程式:有些人直接打字在PDA的todo軟體(待辦事項)中,直接把事情紀錄進去。
d 電腦中行程軟體 :例如outlook,有些人的工作長時間使用電腦,他們就可以利用一些快捷鍵功能,快速的收集雜事到電腦中。



e 錄音筆:有些忙碌的人,用錄音筆錄下交辦事項,上班後就交給秘書處理。我也會錄下自己的研習會內容,聽聽要改進的地方。
f 相機:有些人(例如工作和設計有關),就會拍下大量的數位相片以供自己處理

收件匣的種類其實可以相當的多,重點不是工具,而是我們使用的習慣和我們想要的生活風格,接下來就介紹我們使用收件匣的原則


3 收件匣的原則
由時間管理的角度來看,我們一天大部份的時間都可能用到收集這個流程,因為我們腦子不停的在運轉(睡覺也是),想到需要紀錄起來的點子,可能床上、廁所、游泳池、百貨公司、高山上、飛機上等一些可能預期不到的地方,我們捕捉這些雜事的能力越強,我們腦子裡記憶的負擔就越低,越能讓我們減少壓力。我也有三個原則和大家分享。


a 養成收集的好習慣
我們可以利用一些固定的時間來收集,例如說每天上班的前10分鐘,轉換到下一個工作場合之前,每週安排固定的時間檢視工作計畫(我是用週日上午),這樣子定期的收集,自然讓我們的腦中可以生出源源不窮的創意。

b 減少工具數目
雖然我們希望能把雜事都紀錄到頭腦之外,但是過多的收件匣,會讓我們找不到紀錄的地方。當我們紀錄電話,有的貼在電腦螢幕旁、有的壓在桌子底下,有的放在萬用手冊中,有的在email裡面,要整理出一份完整的通訊錄就變成一個不可能的任務。
仔細思考自己目前收集的工具,去除不必要的收集工具及習慣(像我的通訊錄只有在電腦裡面一份,所有的更新都在裡面),這樣子我們要加工處理雜事時,才知道哪裡可以找到所有要處理的事情。

c 選擇自己風格工具

有些人喜歡3C產品,每天使用而樂此不疲(像我就是),但是這並不代表每個人都應該如此。有人喜歡紙筆的感覺,感覺記憶及感情就在其中凝固,有無法取代的優點,有人喜歡錄音、拍照起來,留下最接近真實的想法的情境。這些都很好,重要的是,找到您收集的風格,長期的使用這個工具,讓他成為您生活的一部分。

把雜事放到頭腦以外,是一個習慣,也永遠有可以改進的地方,但是只要持續的努力,習慣就能逐步的培養出來。

結語

收集雜事是一個很值得我們去培養的好習慣,有人說收件匣就像我們的第二個大腦,可以讓我們專注在眼前重要的事情上,而不用擔心自己的腦袋會忘記一些其他的事。我也要求各位,若要學好時間管理,一定要養成收集這個習慣,這樣的益處是,讓我們的大腦重新獲得專注的能力,把每一時每一刻的事情都能作做好的判斷和處理

下一段課程要談的就是"加工",我們繼續加油。

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