200710270931twhsi時間管理 線上課程(4)完整的行動清單 時間管理健身房 76/100


首先我們先開始講六個流程中的前兩個流程,也就是收集及加工組織,當我們的雜事進來,要先統一收集到收件匣,其次要加工成行動,並組織到行動清單中。也就是說前兩個流程的目的,就是要建立一個完整的行動清單


在談建立完整行動清單的細節前,我們先講講為何完整的行動清單如此重要。一般人把大腦當作是記憶的工具,所以對朋友、家人的承諾,自己想要做的事情等,一股腦都放在腦海裡。但是我們的大腦並不是如此可靠,記在心中的事情可能會忘記,不僅如此,所以的事情放在心裡,根本就沒有辦法輕鬆自在。 <<搞定!-2分鍾輕鬆管理工作與生活 >>這本書的作者David Allen建議,如果能把建立清單當作是一種生活及工作的習慣,日復一日不間斷,就是在練習黑帶級時間管理了。因此,想要做好時間管理,學習列好完整清單的習慣相當重要。

以我這五年,長期實行時間管理下來,發現要建立完整的行動清單有三個要點,第一是要培養完整的雜事收集習慣,其次是擁有優秀的行動加工能力,最後是選擇合適的行動清單工具,讓我們一一討論吧。


 1)培養完整的雜事收集習慣


培養收集的雜事習慣其實相當容易,難的是持之以恆,所以選擇自己的生活經驗中,合適自己的方式及工具是第一步。很多人學了時間管理,就跑去買電腦、買pda,花了許多時間學習工具,這都是不必要的,仔細思考自己原本就慣用的工具,好好的發揮效能,是比較好的方法。


例如我的父親,他有事情時,就會寫一個小紙條,丟在西裝襯衫上衣的口袋中,下班後,就把這些紙條拿出來,看哪一些事情需要處理。


例如我的朋友Ada,就利用一張A4紙,折疊成小記事本,專門用來收集雜事,這個小記事本雖然小到可以放進皮夾中,卻可以寫八頁的內容,所以可以紀錄下很多雜事。


以我自己而言,我偏好用智慧型手機(TREO 650)上面的塗鴉軟體,隨時紀錄自己的想法及對他人的承諾。而數位工具的好處是,紀錄的事情再多,都不會增加體積。

這些工具,也就是我們課程中會一再提到的收件匣。收件匣讓雜事有一個腦袋之外的放置之處,所以不用擔心會找不到。重點其實不只是工具的選擇,更重要的是培養把事情放在腦袋之外的習慣。當我們隨時隨地都養成紀錄收集雜事的習慣,完整把事情移出頭腦之外,才能
"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力",這就是我們時間管理的目的。


(2)優秀的行動加工能力

當我們
把雜事一件件從收件匣拿出來,清空收件匣,並確認每一個雜事的後續行動,放進可靠的行動清單系統,這就是加工。每一次我花時間把雜事加工成行動,我都有一種如釋重負的感覺,覺得這件事情開始進入自己的掌控範圍,不用害怕會遺忘或如何去作這件事情。

行動和雜事不同,行動必須是具體可行的事情,雜事則否。
"舉辦一場在台北的研習會"是雜事,"email給Jennifer討論台北研習會場地租借問題"就是一個行動,
"輪胎破了"是一件雜事,"打電話給輪胎店鄭老闆起請她派人來拿車子"是一個行動
"準備行銷會議企劃案"是一件雜事,"下午兩點和Susan碰面,和她討論已經做好的簡報,並請她給予意見"是一個行動

行動需要花費時間,而且可以幫助我們將事情往達成的方向前進,我通常會儘量把雜事加工成20分鐘以下可以完成的行動,這樣在我們在做排程時,就很容易估計行動的要花費的時間。即使簡單的雜事,都應該想清楚如何達成,因為現在不想清楚,以後要做的時候還是要再想一次,如果事前想好,放進行動清單,我們心理的負擔就能大幅降低。


(3)選擇合適的行動清單工具

要成為黑帶級的時間管理高手,就要學會列清單。當我們學會把雜事加工成行動,日子一久,行動的數量就會持續增加,變得不能用腦子記了,此時我們需要有合適的組織工具來存放,以下是幾個行動清單工具的例子。


Ada使用萬用手冊來存放自己的清單


朋友老K使用wince智慧手機上listpro軟體


朋友awhii則是利用Microsoft Outlook軟體來放置所有的行動清單


朋友prdro是使用一個叫做MLO的軟體工具來存放


我和一些使用蘋果電腦的朋友則是使用一個叫做iGTD的軟體來存放


不管使用哪一種工具,要組織好自己的行動清單,有場合分類的概念很重要,我自己會把行動規劃成 自己動手、當面溝通、打電話、思考/規劃、電腦工作等幾種場合來分類,這些場合大致上是依照電話、電腦等工具種類工作性質分類,可以讓我們在同一個場合,批次處理自己手上的行動,節省大量的時間。一般而言,利用一些科技工具比較有效益,可以節省時間,但是也要依個人風格及喜好來選擇工具,不一定是3C工具就一定好。

結語
我們這一課講的是建立完整行動清單的重要及方法,這個習慣的培養需要一段時間的學習及嘗試,但是我常常覺得結夥攻頂、事半功倍,我們可以利用各種網路的工具來加快學習的速度。最後也希望大家能夠建立好自己的完整行動清單,這樣的益處是,可以早日成為時間管理的黑帶高手,擁有時間去追求自己的夢想


接下來的課程,介紹的是第一個流程"收集",請繼續加油。

延伸閱讀
iGTD時間管理軟體介紹59/100時間管理健身房

如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇

好友蘋果核的的文章開始你的GTD
萬用手冊達人 Ada的部落格
好友awhii寫的用outlook時間管理文章Outlook也能搞定GTD-簡便數位式任務管理方法
好友pedro的部落格 ,也有些時間管理的探討

 


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