200710251000twhsi時間管理 線上課程(2)三本好書和六個流程 時間管理健身房 74/100

這節課我們討論的是三本時間管理領域的好書,並簡介我的時間管理六個流程,這六個流程組成我的時間管理系統,讓我每日的工作更有生產力。首先先介紹的是三本好書,繁體中文版的書名是<<搞定!-2分鍾輕鬆管理工作與生活 >>、<<與時間有約 >>、<<晨間日記的奇蹟 >>。


1 Getting things done
這是我推薦書單的第一名,繁體中文版書名為<<搞定!-2分鍾輕鬆管理工作與生活 >>,是David Allen所寫的一本時間管理書籍書名,其英文書名縮寫GTD,
也是一種時間管理概念的簡稱,這本書也是我學習時間管理的起點。但是這本書的翻譯欠佳,有需要的人可以先詳讀其中的第二章,就可以快速的切入GTD這種時間管理概念。(簡體字版本是<<儘管去作 >>)

這是一本日本書,作者是佐藤傳,這本書沒有簡體中文版,在我的部落格文章中,晨間日記是最受歡迎的主題。利用Microsoft Excel來寫日記,利用早上來寫日記,利用曼陀羅圖來寫日記,是書中的三個很大的特色,我自己也用這一個方法寫了650天以上的晨間日記,對瞭解自己這件事情幫助很大,也很希望大家一起加入寫日記的行列。


3 First thing first
這是Steven Covey寫的好書,繁體中文版書名為<<與時間有約 >>,簡體字版本是<<要事第一:最新的時間管理方法和實用的時間控制技巧 >>,這本好書討論了角色、每週羅盤、平衡四大需求、內心火焰等許多重要的主題,在時間管理領域是一本重量級的著作。


由2002年到今天,五年下來,藉由閱讀、寫時間管理文章、討論區的討論、到近期的研討會,我也融合了各家之長,有了屬於
自己的時間管理架構,但是若是要打好時間管理的基礎,多看書確實是一個很有效的方法,有興趣的朋友也可以買這些書來看看。


接下來就要討論
六個流程,這六個流程是收集、加工與組織、排程、行動、檢視、更新六個動作,這是我自己逐步發展出來的時間管理流程,也由流程中整合出了我的系統,或許有人會很好奇,系統有什麼了不起的,我覺得我的老師RAINBOW的一段文字,充分說出了系統的力量


有系統才有高效能,但如何舉出更生動的例子來說明呢?我發現用"加法"和"乘法"來打比方, 會更清楚,很多書也會舉出一系列的原則,但因為原則間系統聯繫性不強,其效果好像是加法,若每個原則的有用性是十分,三個原則就是三十分,但若原則間系統 性很強,其效果則像是乘法,若每個原則的有用性是十分,三個有系統的原則,若能切實實踐,所發揮出來的力量,就是一千分。


生產力由系統而來,而系統又由六個流程所構成,這篇文章的目的在於介紹六個流程的架構,之後的文章也將針對各個流程詳細探討,就讓我們開始吧。


(1) 收集
生活及工作中會產生許多
雜事,這些雜事常常對我們產生干擾,讓我們無法投注心力於重要的事,但這些雜事卻不能置之不理。我們需要一個收集好這些雜事的方法,GTD一書中建議我們需要通過記錄的方式把頭腦中的各種雜事移出來,放入收件匣。通過這樣的方式,頭腦不用塞滿各種需要完成的事情,才能集中精力在目前進行的事上,這也就是時間管理的第一階段收集雜事



(2) 加工與組織
現在我們的收件匣中堆積了許多雜事,但是雜事無法管理,我們必須
加工成行動,並用不同的場合組織,這樣到了要執行時,生產力才能大增,這個階段有三件重要的事情。

a.
清空收件匣-就是將雜事一件一件的拿出來。
b.
將雜事加工-將雜事轉化成可以執行的行動。
c.
依場合放置-將加工後的行動放在行動清單。

建立完整的行動清單是一種聚沙成塔方式,加工處理每一件雜事產生行動,再將每一個行動,放到一個合適的場合,日積月累,我們的系統就放置了許多行動。一來,我們要做事時,可以依照場合批次執行,節省大量時間。二來,當我們擁有完整的行動清單,腦袋就不用擔心有哪件事情忘記了,壓力就減少了。加工與組織相當的重要,希望大家能夠好好的努力做好這個部份。


(3) 排程

排程就是
安排行程,我有三個要點與大家分享

a. 兩分以下馬上行動--若在安排行程時,想到一些小事情,落實在
兩分鍾以下的事馬上處理掉。
b. 每天分為數個時區--將一天分割成四五個時區,
事前規劃好哪個時區比較適合作哪個行動。(例如用早上寫晨間日記,寫文章)
c. 依照場合批次處理--在每一個時區內,
批次處理同一個場合的事情,做完了再切換場合


在每天我們要是能夠事前做好
每日計劃,這樣子的效率可以大幅的提升。


(4) 行動
回答一個問題"
現在到底要做哪一件事?",

若是我們的回答越好,通常也表示我們的生產力越好,這就是所謂的
行動抉擇。選擇行動的標準有四個,場合,時間,精力及輕重緩急

首先是
場合對不對?外出時沒有帶電腦,就沒有辦法收發email,這就是場合不對。
其次是
時間夠不夠?開會前三分鍾,才急著打重要電話給重要客戶,就是時間不夠。
接著是
精力足不足?昨天熬夜,今天要參加百米競賽,這樣子的精力名顯示不夠的。
最後才是
輕重緩急。一般人做事就是先評估輕重緩急,其實這種方式是比較草率的。

事前計劃好,又能做好當下行動的選擇,做起事情來就能夠
事半功倍


(5) 檢視
就如同車子需要定期保養一樣,我們的時間管理系統也需要
定期檢視

每日檢視,就是寫晨間日記,紀錄一天的事件及情感,並作檢討。
每週檢視,由較高的位置檢視我們的系統,掌握所有的任務及行動。

蘇格拉底說"沒有檢視的人生不值得活",我們想要活出精彩的人生,就要經由自我的檢視,化弱為強,精益求精。


(6) 更新
當行動清單,與事實一致時,我們就能夠
信任我們的系統。在我們行動的時候,環境也會跟著變化,事情的進展也隨之改變,所以除了檢視之外,我們也要注意更新我們的系統,在這個流程中有三件事情很重要。

時時清空--收件匣--從收件匣一一將雜事加工成行動,讓大大小小的事情都進入系統
再次加工行動清單--當我們執行完一個行動,要再重新加工行動,讓清單和事實一致
每週檢視任務清單--每週定時檢查自己的任務,看看有沒有要新增的行動,新的任務

能夠信任我們的系統,我們才會長期的使用這個系統,因為更新系統的動作是第六個流程。


六個流程,就可以結合成完整的
系統,也因而能夠產生高效能。也有些人會問,這樣的時間管理方法真的太複雜了,怎麼可能一下子就上手,其實,這一到六的流程是有次序的,一般而言,要先能夠做好收集、加工組織這兩個流程,建立完整的行動清單是第一步,之後則要學習排程及行動抉擇,第三階段才是做好檢視及更新清單的動作。所以如果您是新手,就不用急,先把建立完整行動清單這件事情做好即可。

接下來的課程會介紹我自己如何運用這六個流程在
每日的生活中,我也要求大家,有空時可以翻閱一下上面介紹的書籍,這樣的益處是,讓我們更加體會時間管理的理論層面,遇到問題時,就能迎刃而解。

延伸閱讀
如何成為時間管理的黑道高手
GTDER.ORG
用Excel寫出實現夢想的晨間日記(1) 時間管理健身房 69/100
iGTD時間管理軟體介紹 59/100時間管理健身房
3/100 時間管理健身房 每週檢視



回應
幸福行動家
網頁資源分享






如有邀約合作,還請聯絡 cristineshen@gmail.com 沈小姐

留言及訂閱電子報

twhsi 留言版

請輸入您的email不漏失每篇文章:

系統會寄出確認信到您的信箱中,確認後即可收文章。

Delivered by FeedBurner

請輸入您的email訂閱每月電子報:

系統會寄出確認信到您的信箱中,確認後即可收電子報。

Delivered by FeedBurner

    沒有新回應!
部落格觀察
counter Add to Technorati Favorites Powered by Stats 21
部落格貼紙
我寫晨間日記
Re:[操你妈的百度],By 操你妈的百度 於2015-11-29
Re:[les],By les 於2014-12-09
Re:[英国三大博彩_赌场游戏_去澳门娱乐城官网],By 英国三大博彩_赌场游戏_去澳门娱乐城官网 於2014-11-24
好友部落格聯播
累積 | 今日
loading......





Powered by Xuite