200710240929twhsi時間管理 線上課程(1)WHY GTD? 時間管理健身房 73/100

南來北往講了許多場的研習會 ,也有許多的心得,我也一直都希望編寫出研習會的補充教材,希望能讓參加的朋友有更多的收益。前天晚上想到一個點子,"何不以研習會的投影片為架構,寫出一篇篇部落格文章,這不就是補充教材了嗎?"。

一來,可以把巨大的工作
分割成每天的例行工作,減少工作量;
二來,這一系列有
架構的文章,正可以作為一套線上教材,讓有興趣的朋友自修時間管理;
三來,可以藉由讀者的
回饋修正自己的教材,讓教材的品質更加完善

我預計這一系列的線上課程約有20堂,而且是連貫的,所以歡迎大家一起來學習,更歡迎留下您的建議,我們互相切磋,話不多說,我們開始,



首先第一個問題是"
為何我們想要時間管理呢?",在研討會中,我拿了這個問題問了好幾百人,每個人的答案雖不同,但是整理下來,大致是這幾個答案。

紀錄了很多事,卻沒執行
記憶力不好
腦裡面的東西太多
頭痛、睡不著
做事沒系統,不會計畫
時間分配不佳
有時間,卻沒有好好運用
上網msn時間很多重要的事情沒時間作
沒時間學習英文(看書、思考、運動、好好休息、陪家人)


我發現,許許多多的人為了時間傷透了腦筋,卻找不到一個合宜有效的方法來解決問題。有一次,我在某個討論區中看到一句話"
做事是靠系統,而不是靠感覺 ",這句話是知名華人講師林偉賢老師講的,我覺得很有道理。GTD講的就是時間管理的系統,他把"時間管理",分解成幾個流程,讓我們檢視每一個流程做的好不好。

這就好像游泳,學
自由式時,教練要求我們學手部的動作、學打水、學換氣,最後才把動作組合在一起,讓我們在水中前進。學時間管理也是如此,練習收集及加工組織,學排程及行動,學習檢視和更新,最後才組合起來,讓我們能夠搞定生活中的問題。"做事是靠系統,而不是靠感覺 ",感覺是一時的衝動,系統卻讓我們能夠在任何狀況之下都能做好事情。

長期實行GTD這種時間管理方法下來,我發現GTD有三個很大的好處,
"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏",我們一個個來討論。


1 "處於沒有壓力的狀態"
回頭看看我們需要時間管理的原因,有許多是"
頭痛、睡不著 "、"記憶力不好"等和壓力相關的問題,適當的壓力讓我們精神專注、全力以赴,但是過多的壓力,讓我們頭痛、厭倦工作、甚至犧牲了和家人互動的品質。

GTD希望我們把雜事放到
大腦以外的地方,讓我們事前計畫要做的事情,讓我們的大腦清空,降低壓力,找回專注,這是我覺得GTD的第一個好處。


2 "增強信守承諾的能力"
"
好,沒問題,我明天上班時email給你"、"我回辦公室後,馬上和您聯絡。"、"老婆沒問題,我下班後會去買一罐醬油",在生活中,我們常常做了許多的承諾而不自覺,但是人們承受的壓力,有許多就來自許下作不到的承諾。

承諾常常作不到的原因是,我們常常在無意間許下承諾,可是並沒有紀錄在一個可靠的
系統中,或者許下承諾了,卻沒有釐清承諾如何作,何時何地來處理這件事情,或者紀錄了一大堆承諾,就沒有定期檢視,導致時間到了,卻沒有去執行。

GTD提供了,收集、加工、組織、檢視等流程,讓我們有一個好的系統來達成我們做出的承諾,有時我們真的太忙,也能在評估之後,和對方說聲抱歉,無法答應這個承諾。


3 "掌握快慢之間的節奏"
很多人覺得時間管理就是「快」,快速解決掉事情,就能擁有更多
生產力。但是姚仁祿老師的一句話,改變了我的想法,

生活就該像麥可. 喬丹打篮球一樣,看起来是非常快速的切入上籃,但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。

為甚麼要「慢」?因為「慢」做事才能夠確實,才能有品質。「慢」就是
確實運行下一步行動,是做人做事的基本動作。我們要提升生產力,要變得更有效率,重要的不只是求「快」,而是要把每一個下一步行動考量好,執行好。該快則快、該慢則慢,快的時候從容不迫,慢的時候,掌握品質。做好快慢的切換,這是時間管理很重要的一環,要靠日積月累的練習,不是一蹴可及的。

結語
許多人遭逢了時間管理的問題,或許他們面對
大大小小的考試,被無數的專案纏身、被流水般的email包圍,讓他們無法找到自己內心的聲音,找到內心的火焰。但是我覺得在某個程度,GTD時間管理可以幫助他們,學會紀律,學會自我管理。讓我們一步一步,學習"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏",用系統幫助我們解決問題。也預祝大家在這一系列的線上課程中,有所收穫。

延伸閱讀
twhsi各場研討會心得
8/100 時間管理健身房 時間需要管理嗎?
46/100 時間管理健身房 Why GTD?
如何成為時間管理的黑道高手
GTDER.ORG

 


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