201509301321內部稽核報告

今年已改選獨立董事,若有遺漏稽核報告交付【獨立董事】,是否可以請【獨立董事】補簽方式處理?若不這麼做,是否有罰責?

 

能補簽當然最佳。

是可以裁罰,但此類型之裁罰案例不多。(可能是主管機關放水~~~)

 

http://www.fsc.gov.tw/pda/home.jsp?prg=penalty_view.jsp&dataserno=201506160011

……

() 1.未將內部稽核報告交付監察人查閱,……

 

 

稽核報告須交付監察人及獨立董事:

1、 若用E-mail方式,只要留存寄件備份即可,或需要另做簽收單請董監簽收呢?
(
公司使用Gmail無已讀回傳功能)

2、 另對於無E-mail的董監以傳真方式交付報告,如何保留交付軌跡?

 

交付方式可採面交、郵寄、傳真或電子郵件等任何可保留交付軌跡之方式辦理。交付軌跡,如簽收單、投遞單、回擲聯等,應有交付日期可考,以做為業依規定交付監察人查閱之證據。

 

稽核人員之責任至『保留交付軌跡』即可。至於,監察人是否簽名,依交付方式自行決定。

 

反過來說,當主管機關問:

如何證明稽核報告有交付各監察人獨立董事』查閱時,你的佐證依據是?

 

Q1

Gmail無已讀回傳功能,那麼至少要能證明:

1、該監察人(獨董)同意以該Gmail帳號接收稽核報告。

2留存寄件備份,『保留交付軌跡』

 

Q2

以傳真方式交付報告,應回傳『簽收單』為宜。

 

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公開發行公司建立內部控制制度處理準則問答集  製作日期:1031118

三十、

稽核報告及追蹤報告應交付「各」監察人,若監察人眾多或不常到公司,是否能及時於稽核或追蹤項目完成之次月底前交付?

答:

稽核報告及追蹤報告需於稽核或追蹤項目完成之次月底前「交付」「各」監察人查閱,交付方式可採面交、郵寄、傳真或電子郵件等任何可保留交付軌跡之方式辦理。交付軌跡,如簽收單、投遞單、回擲聯等,應有交付日期可考,以做為業依規定交付監察人查閱之證據,至監察人是否於稽核或追蹤項目完成之次月底前查閱完畢,則視其執行監察權需要而定。

 

 

今年6/10董監改選含獨立董事

5月的稽核報告於6月底前呈送監察人,是否亦須呈送給獨立董事?

 

是的,須送『各獨立董事』查閱。

卡在這段交接期間,5月份的稽核報告即便6/10前已有呈『各監察人』查閱,最好6/30前也再送『各獨立董事』查閱。

 

6月份的稽核報告則均須在7/31前呈『各監察人』(如果公司屆時還有監察人)及『各獨立董事』查閱。

 

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公開發行公司建立內部控制制度處理準則

15

公開發行公司應於稽核報告及追蹤報告陳核後,於稽核項目完成之次月底前交付各監察人查閱。

公開發行公司內部稽核人員如發現重大違規情事或公司有受重大損害之虞時,應立即作成報告陳核,並通知各監察人。

公開發行公司設有獨立董事,於依前二項規定辦理時,應一併交付或通知獨立董事。

 

 

上個月中(8)敝公司董事改選,我8月的稽核報告要交付給新的,還是舊的董事長以及獨立董事呢?

另外,像8月的稽核計畫是在7月底擬定的,是要給新任還是舊任董事長簽核呢?

 

這個應該不會有太大問題,新舊董事的權責是以【交接日期】做分界。

假設8/15交接,8/15()以後呈送的稽核報告,當然給新任董事長簽核。

有些時候,舊任者為避免爭議,也會將手上案件先擱置,留給新任者裁決。

但若是舊任者簽核【交接日期】後之文件(例如:8/17),那當然不行。

 

 

最近監察人反映他在其他公司稽核報告只要簽核一個地方即可,怎麼我們公司要每張稽核報告都做簽核,每次都簽很多張很累,問我是否可以彙整一張做簽核就好,請問可以嗎?

目前稽核作業幾乎承襲前人作法,每個循環裡每個作業項目就會有一張稽核報告,所以一個循環大概會有3~5個稽核報告要簽,有時監察人一次就簽十幾張稽核報告,所以哀哀叫,要怎麼改才好?

 

稽核報告陳核後,交付各監察人(or獨立董事)查閱

(但其不一定需要在稽核報告上簽名)

建議先與各監察人(or獨立董事)溝通,看看他們喜歡的交付方式是哪一種?

 

稽核報告係應於稽核項目完成之次月底前交付各監察人查閱

交付方式可採面交、郵寄、傳真或電子郵件等任何可保留交付軌跡之方式辦理。交付軌跡,如簽收單、投遞單、回擲聯等,應有交付日期可考,以做為業依規定交付監察人查閱之證據。

 

稽核報告應陳核董事會授權之『董事會成員』。(簽名)

法令上是沒有規範應如何簽名之細節。

但通常在稽核報告上面簽名是比較好的作法,因為有時候董事長可能會在稽核報告上面直接批示意見及辦理事項。

 

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不管何種方式均可,只要能達成:

1、稽核報告應陳核董事會授權之『董事會成員』。(簽名)

2、稽核報告應交付各監察人查閱(依『交付方式』而定,不一定要簽名)

 

設計簽名表格,也是不錯的方式。

(例如:同月份一批稽核報告,列在一張清單簽收,簽一處即可。)

 

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1、讀取回條上有收件者/主旨/傳送及讀取日期,應可作為交付之證明。

2、若交付方式採電子郵件,公司內部控管機制宜清楚交代:
已建立監察人之電子郵件帳號資料。
監察人知悉(同意)接收電子郵件後之『讀取回條』,亦即表示稽核報告交付監察人查閱之證明。

3、稽核人員之責任至『保留交付軌跡』即可。至於,監察人是否簽名,依交付方式自行決定。

 

 

本公司申請上櫃轉上市,證交所之主辦針對本公司之稽核報告應先經董事會核示,請本公司進行改善。

另本公司提送稽核報告之程序,先呈送總經理再提送董事長,再送監察人,本程序是否因稽核報告提送總經理而有疑慮呢?

 

應該由董事會授權的『董事會成員』(例如:董事長)核准『稽核報告』。

 

稽核報告會簽(不是陳核喔~~~)『受查部門』(特別是有稽核缺失的受查部門)總經理等,主要是基於『禮貌』、『對查核結果之溝通』,但會簽也並非是絕對必要。

 

併同參考:

http://www.lia-roc.org.tw/index06/law/Other23.htm

保險業應加強內部稽核作業以落實內部稽核功能

 

行政院金管會檢查局99.3.23檢局()字第0990160043號函

主旨:為落實內部稽核功能,請貴會轉知所屬會員公司加強內部稽核作業,請  查照。

 

說明:本局辦理保險公司檢查發現內部稽核作業之常見缺失如下,請各保險公司自行檢視現行作業機制有無相關缺失並落實改善,本局將列為檢查重點:

 

一、對管理單位有漏未辦理一般查核或未列入年度稽核計畫者。

二、總稽核有兼任或稽核單位隸屬總經理,缺乏獨立精神。

三、內部稽核作業手冊有未配合法令規章及組織適時修訂情形。

四、內部稽核報告有未依規定內容揭露;或揭露內容與所附工作底稿查核結果不符;或未留存完整之工作底稿。

五、內部稽核報告有未於查核結束日起二個月內函送主管機關。

六、專案查核結果,有以內部簽陳方式處理,或以調查報告等其他名稱為由,未交付監察人查閱並函報本會者。

七、內部稽核報告有先呈總經理核轉董事長核定之情事。

八、對稽核室人員之任用、免職、升遷、獎懲、輪調及考核,未由總稽核簽報,經董(理)事長核定後辦理者。

九、督導自行查核有查核人員查核本身所經辦業務未督促改善者。

十、稽核部門對各單位之自行查核作業情形,未確實審查並督促改善。

 

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公開發行公司建立內部控制制度處理準則問答集  製作日期:1031118

三十八、

內部稽核隸屬董事會,則稽核報告及稽核人員給薪及差勤等日常行政管理是否均須由董事長核准?

答:

依處理準則第11條第1項規定公開發行公司應設置隸屬於董事會之內部稽核單位,董事會成員除董事長外,尚有副董事長、常務董事、董事、獨立董事或審計委員會等,公司董事會要如何在維持稽核人員獨立性及兼顧執行效率下管理稽核人員稽核作業及日常行政,可由公司董事會視管理需要,授權予不會干擾或限制稽核人員獨立客觀執行稽核業務之董事會成員。

 

 

總經理是受查單位(經理部門)最高主管,董事長要求稽核報告逕送給他,無須經總經理,合理嗎?該如何溝通?

 

會簽(不是陳核喔~~~)『受查部門』(特別是有稽核缺失的受查部門)及總經理等,主要是基於『禮貌』、『對查核結果之溝通』,但會簽也並非是絕對必要。

 

董事長要求稽核報告逕送給他,並無不合理。(尤其在金融保險等機構)

或許可先與其溝通看看:

重大弊端或疏失』之案件無需會簽稽核報告逕送董事長。其他的案件,會簽總經理無妨。

 

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公開發行公司建立內部控制制度處理準則

14

公開發行公司內部稽核人員應與受查單位就年度稽核項目查核結果充分溝通,對於評估所發現之內部控制制度缺失及異常事項,應據實揭露於稽核報告,並於該報告陳核後加以追蹤,至少按季作成追蹤報告至改善為止,以確定相關單位業已及時採取適當之改善措施。

 

23

公開發行公司自行評估內部控制制度之結果,以公司之內部控制制度是否能合理確保下列事項,分為有效之內部控制制度或有重大缺失之內部控制制度:

 () 董事會及總經理瞭解營運之效果及效率目標達成程度。

 () 報導係屬可靠、及時、透明及符合相關規範。

 () 已遵循相關法令規章。

 

http://www.lia-roc.org.tw/index06/regulation/99regu33.htm

七、 內部稽核報告有先呈總經理轉董事長核定之情事。

 

 

關於稽核報告,有些事情跟您請教:

1、目前已完成的六月份稽核報告,如果我要回傳至台灣公司給獨立董事看,請問我要上傳的文件有哪些呢?因為底稿、憑證、單據蠻多的,是不是只要上傳稽核報告即可?還是要看他們需要哪些資料我再上傳?另外目前稽核報告上有稽核員與公司董事長簽核。

2、如果4月的缺失有寫一份4月的稽核改善聯絡單,於5月追蹤並改善並將結論寫在5月的稽核改善聯絡單,並於5月份稽核報告有提到追蹤4月份的缺失,這樣方式是否OK? 

3、『年度內部稽核年度稽核計畫(或實際執行情形)申報表』這份資料是否待年度結束,我們才上傳?

4、公司內部稽核報告基本上是屬機密文件,所以公司任何人都不可任意瀏覽,除非獲得允許,應該外部人員(外部稽核或會計師)也不可隨意瀏覽,是嗎?

 

1

宜先與各獨立董事溝通,看他們所需要查閱『稽核報告』資料的繁簡程度。畢竟各獨立董事可能也很忙碌,通常可建議:

1-1『無開立缺失』的稽核報告:交付『稽核報告、工作底稿』。

1-2『有開立缺失』的稽核報告:交付『稽核報告、工作底稿、缺失樣本』。

交付方式可採面交、郵寄、傳真或電子郵件等任何可保留交付軌跡之方式辦理。交付軌跡,如簽收單、投遞單、回擲聯等,應有交付日期可考,以做為業依規定交付監察人查閱之證據。

 

2

只要『該5月份稽核報告』足以證明其為『原4月份稽核報告』的『追蹤報告』即可。

 

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公開發行公司建立內部控制制度處理準則

14

公開發行公司內部稽核人員應與受查單位就年度稽核項目查核結果充分溝通,對於評估所發現之內部控制制度缺失及異常事項,應據實揭露於稽核報告,並於該報告陳核後加以追蹤,至少按季作成追蹤報告至改善為止,以確定相關單位業已及時採取適當之改善措施。

……

 

15

公開發行公司應於稽核報告及追蹤報告陳核後,於稽核項目完成之次月底前交付各監察人查閱。

公開發行公司內部稽核人員如發現重大違規情事或公司有受重大損害之虞時,應立即作成報告陳核,並通知各監察人。

公開發行公司設有獨立董事,於依前二項規定辦理時,應一併交付或通知獨立董事。

 

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公開發行公司建立內部控制制度處理準則問答集  製作日期:1031118

二十九、

稽核報告係應於稽核項目完成之次月底前交付監察人,請問追蹤報告則應於何時交付監察人?

答:

追蹤報告應於追蹤項目完成之次月底前交付「各」監察人。例如:A稽核項目於9月中完成,則應於10月底前完成陳核並交付「各」監察人,若其缺失及異常事項之追蹤係於11月中完成,則追蹤報告應於12月底前完成陳核並交付「各」監察人。

 

三十、

稽核報告及追蹤報告應交付「各」監察人,若監察人眾多或不常到公司,是否能及時於稽核或追蹤項目完成之次月底前交付?

答:

稽核報告及追蹤報告需於稽核或追蹤項目完成之次月底前「交付」「各」監察人查閱交付方式可採面交、郵寄、傳真或電子郵件等任何可保留交付軌跡之方式辦理。交付軌跡,如簽收單、投遞單、回擲聯等,應有交付日期可考,以做為業依規定交付監察人查閱之證據,至監察人是否於稽核或追蹤項目完成之次月底前查閱完畢,則視其執行監察權需要而定。

 

3

(97)12月底前申報的次年度(98)『內部稽核計畫』與(99)2月份申報的上年度(98)『實際執行情形』是同一份表(格式)

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1月底前申報內部稽核人員名冊。

2月底前申報上年度稽核計畫執行情形:
*
年度內部稽核年度稽核計畫(實際執行情形)申報表

4月底前申報內部控制制度聲明書

5月底前申報上年度內稽查核所見缺失及異常事項改善情形:
  #
年度內部控制缺失及異常事項改善情形申報表

12月底前申報次年度內部稽核計畫。
  *
年度內部稽核年度稽核計畫(或實際執行情形)申報表

 

4

是的。借閱或影印須經核決權限核准。

 

 

稽核報告是否需要經監察人查閱過後才能送董事會報告?
8
月完成的稽核報告,於9月底前送監察人查閱,若公司於9月中開董事會,則8月的稽核報告尚未經監察人查閱,是否可於9月中提董事會呢?

 

 

 

1-1、通常案例:

若貴公司是由董事會授權『董事會成員』(例如:董事長)核准『稽核報告』。

8月完成的稽核報告(已陳核『董事會成員』(例如:董事長)核准),該稽核報告應於9月底前送監察人查閱。

『稽核報告』並不需要提董事會。(當然,要提也可以。)

稽核主管列席董事會須做『內部稽核業務報告』。

 

1-2、少數案例:

若貴公司董事會未授權任何『董事會成員』核准『稽核報告』。

那麼,依法令規定,『稽核報告』理應陳核『董事會』核准。

8月完成的稽核報告,因8月份無召開董事會,所以於9月董事會陳核『董事會』核准,該稽核報告應於10月底前送監察人查閱。

『稽核報告』必須提董事會。

稽核主管列席董事會須做『內部稽核業務報告』。

 

 

若以E-mail方式每月寄送稽核報告予各位獨董及監察人且郵件設有讀取功能,但因並未收到每位獨董或監察人的讀取回條,不知這樣是否有違反處理準則的規定?

 

若未收到每位獨董或監察人的讀取回條,表示『交付監察人查閱之證據』並不完整,是違反處理準則。稽核人員可再向獨董或監察人反應溝通看看,如果還是無效,那也沒輒。就讓他們自負責任囉~~~

 

 

我要編稽核報告的簽名表格,因為我是用您寄給我的稽核報告去撰寫的,下欄有總經理和董事長的簽核欄,事務所的人建議我另外根據稽核的編號去設計一簽名表格,以免報告要改時,名字要重簽。請問一下,總經理和董事長要不要也要簽呢?

我要注意的點除了以下外,還要注意什麼呢?

1、『各』監察人都要簽名。

2、簽核時間的日期要在次月底前。

 

通常公司可由董事會授權『某董事會成員』(例如:董事長、副董事長、董事等)核准『稽核報告』。

 

稽核報告陳核後,交付各監察人(or獨立董事)查閱

(但其不一定需要在稽核報告上簽名)

 

稽核報告及追蹤報告陳核後,應於稽核項目完成之次月底前交付各監察人查閱

例如:

3月完成的稽核報告(陳核『董事會成員』(例如:董事長)核准),該稽核報告應於4月底前交付各監察人查閱

 

會簽『受查部門』(特別是有稽核缺失的受查部門)及總經理等,主要是基於『禮貌』、『對查核結果之溝通』,但會簽也並非是絕對必要。

 

稽核報告係應於稽核項目完成之次月底前交付各監察人查閱

交付方式可採面交、郵寄、傳真或電子郵件等任何可保留交付軌跡之方式辦理。交付軌跡,如簽收單、投遞單、回擲聯等,應有交付日期可考,以做為業依規定交付監察人查閱之證據。

 

設計簽名表格,也是不錯的方式。

不管何種方式均可,只要能達成:

1、稽核報告應陳核董事會授權之『董事會成員』。(簽名)

2、稽核報告應交付各監察人查閱(依『交付方式』而定,不一定要簽名)

 

 

敝公司稽核報告係呈報給董事會授權之某位董事,惟這位董事身兼公司財務主管,請問這樣是否有違反相關法令,或者有違反獨立性之虞?

 

的確是不妥。

董事會應授權予不會干擾或限制稽核人員獨立客觀執行稽核業務之董事會成員。

除非董事會自己有意識到此問題並主動更換授權之董事,否則很難兩全美。

可考量之作法如:

1、私下先向『較友善』之董事會成員反應『主管機關問答集之說明』。

2、私下先向監察人(獨立董事)反應『主管機關問答集之說明』。

3、在座談會反應『主管機關問答集之說明』。
(
『上市上櫃公司治理實務守則』第3條:董事及監察人就內部控制制度缺失檢討應定期與內部稽核人員座談)

4、在董事會反應『主管機關問答集之說明』。

5、外部專家意見。(例如:會計師)

如果董事會知悉此問題後,仍無意願改善,那就自行斟酌囉~~~~

希望該名董事也不會干擾或限制稽核人員獨立客觀執行稽核業務。

 

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公開發行公司建立內部控制制度處理準則問答集  製作日期:1031118

三十八、

內部稽核隸屬董事會,則稽核報告及稽核人員給薪及差勤等日常行政管理是否均須由董事長核准?

答:

依處理準則第11條第1項規定公開發行公司應設置隸屬於董事會之內部稽核單位,董事會成員除董事長外,尚有副董事長、常務董事、董事、獨立董事或審計委員會等,公司董事會要如何在維持稽核人員獨立性及兼顧執行效率下管理稽核人員稽核作業及日常行政,可由公司董事會視管理需要,授權予不會干擾或限制稽核人員獨立客觀執行稽核業務之董事會成員。

 

 

稽核報告上可否只秀出抽核的範圍及建議改善的事項,而其他全部的稽核重點及查核項目則放在稽核底稿中說明?

 

稽核報告的及內容有可能因為組織或稽核型態不同而異,但至少應包括稽核的目的、範圍、及結果。但也無要求標準的報告格式。

 

稽核報告之內容如:

1、接受稽核單位

2、稽核作業項目

3、稽核作業目的

4、稽核範圍

5、稽核時間

6、稽核程序摘要說明

7、查核說明

8、異常檢討及建議

9、結論

10、會簽部門主管意見及改善期限

 

假設經風險評估後,【採購及付款循環】安排稽核CP101~105CO108,共6個控制作業。

(若行有餘力) 最好儘可能將此6個控制作業所含的稽核重點全查,不要再精簡。

 

詳細的『稽核報告』、『稽核工作底稿』編製要領,您可參閱如:

[ 內部稽核理論與實務 ]  [ 林柄滄 ]

11 稽核報告

4 稽核證據

 

 

請教撰寫稽核結論的問題。目前查核工作是背書保證之管理作業,敝公司背書保證今年1-6月有新增交易,7-9月的餘額已維持,無新增背書保證,請教您要如何寫稽核結論?

我的草稿如下:

作業期間1007月至9月無新增之背書保證、負債承諾及其他或有事項管理情形。7月餘額xxx8月餘額xxx9月餘額xxx係因匯率波動而造成之差異。

 

依『公開發行公司資金貸與及背書保證處理準則』第18條第2項之規定,內部稽核人員應至少每季稽核背書保證作業程序及其執行。

 

稽核報告的及內容有可能因為組織或稽核型態不同而異,但至少應包括稽核的目的、範圍、及結果。但也無要求標準的報告格式。

 

您寫的稽核結論也OK~~~~,只要能簡明扼要地讓高層了解『有無問題』、『問題在哪』、『嚴重程度如何』即可。

 

我的稽核結論大概如下:

經查核1007月、8月、9月背書保證作業:

(1)未新增任何背書保證作業。

(2)累計背書保證金額合於規定上限。

(3)均依規定於公開資訊觀測站申報背書保證資訊。

(4)勾稽公開資訊觀測站上傳資料、『資產負債表』等資料,查證相符。

以上,未發現有異常之情形。

 

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可併同參考稽核人員的重要工具書:

[ 內部稽核理論與實務 ]

[ 11 稽核報告 ]

 

 

請問稽核例行性查核或主管交待專案查核之查核報告是否要送監察人?

 

1、(法令規定如此)

2、至少年度稽核計畫所列稽核項目之稽核報告都應該交付各監察人查閱。(如果內部溝通後,監察人也不想查閱這麼多份稽核報告。)

 

 

在執行生產管制的查核過程中發現,公司銷售給特定客戶的產品並未按內控規定依生產流程填寫相關表單(流程多為委外,並未填委外工單),經詢問相關單位人員,該特定客戶產品的生產流程全由財務主管(亦為董事之一)負責。

所以我向財務主管了解情況,他的回答是這批產品涉及公司營業機密未經董事會許可不便提供查核資料,要我換樣本,而我的稽核報告需經該財務主管同意後,才可能送出簽核或向董事會報告。

這項稽核作業讓我擔心的原因還有下列:

1、抽核該客戶產品主要是該客戶產品之銷量占公司營收之比例非常高(7成以上)

2、此客戶接單時係由財務主管簽名負責,其他客戶接單則由業務主管簽名(財務主管說這是人脈問題)

3、該產品銷售至今從未發生退貨及折讓或其他客訴問題,且應收帳款之帳齡越拖越長。

4、我詢問負責生產排程之人員及製造部之主管,所有人均推說不清楚或不知道有這產品存在。

5、每月產品毛利率變動起伏非常大。

6、其他客戶產品之生產流程則依正常流程執行,並無重大異常狀況。

基於上述原因,讓我對整個交易覺得很詭異,但又提不出實質證據。(會計師查核並未發現其他異常,輔導券商雖有同樣疑問,但以同樣理由駁回。)

其他循環查核時,也會遇到受查者以涉及公司營業機密未經董事會許可不便提供查核資料為由,拒絕提供資料或說明。(即使我已簽定保密協定)

內控自行檢查時,我又如何在生產管制或其他相關自檢表上表達意見?(因我也不曉得內控是否OK?)

這問題困擾我很久,我想說在這次董事會中報告:

特定客戶或特定產品因涉及公司營業機密,故暫不查核或不提供查核資料,看董事會是否同意。但又想到董事會同意就代表免除我的責任嗎?在有重大的流程未經查核的情況下,可以說內控是沒問題的嗎?

我已打算在這次董事會結束後提出辭呈,想請問前輩在這樣的情況下,我該如何處理才是適當的?

 

幾個思考點供參:

1、稽核報告可如實記載『未符合內控作業』的缺失項目。(稽核人員依稽核證據說話)

2、可試試由會計傳票及其後附憑證,逆查看看。(例如:銷貨收入傳票)

3、先詳閱貴公司的內部稽核實施細則或規程。
通常,條文內容都會列示如:『稽核人員從事稽核工作時,得調閱一切檔案,被檢查單位不得拒絕或隱匿,若屬機密性檔案,可先報准後始得調閱。』
所以,受查單位口說無憑,受查單位應提出其不便提供之資料是『機密性檔案』的『證明』。(亦即,董事會同意這些資料是『機密性檔案』的『證明』。)

4、如果你想查這些『機密性檔案』,可先報准。(請示尚方寶劍,最好用書面簽呈。)

5、如果董事會不同意查,就不查。(稽核報告也可如實寫,『機密性檔案』不查之簽呈附件等)

6、可以將上述內部稽核執行困難點,直接找監察人溝通看看(口頭也行)。這些報告不一定要經過該財務主管(董事)同意才能送。

7、內部稽核只要依稽核證據說話,不作偽證,沒有營私舞弊圖利自己,那就安啦~~~~,沒啥責任的。內部控制制度聲明書上稽核主管也不用簽名的,簽名的是董事長、總經理。

 

 

某單位中階主管要求稽核室在將稽核報告呈給董事長前先給他看過,以免稽核室寫出不利他部門的事。

我在稽核過程中,若有缺失,會開立缺失單給各單位做回覆,呈給董事長的稽核報告也是從開立的缺失單彙總而成,他要求看稽核報告,我認為有些不妥,畢竟稽核報告上有其他單位的缺失,前輩對於此事有什麼看法?

 

先查閱貴公司『內部稽核實施細則』之相關規定。

例如,有些公司會述及:

稽核人員於實地查核工作結束時,就稽核結果與受查單位主管充分溝通,給予澄清解釋機會,必要時取得受查單位之改進計劃及預計完成日期,稽核人員並應追蹤改善行動。

 

所以,重要的是要能佐證:與受查單位有對『查核結果充分溝通』,其他的就不用太拘泥於小節。

 

我自己的做法是:

除了少數查核『舞弊案件』、『機密資料』的稽核報告(或是發現重大違規情事或公司有受重大損害之虞時)不先會簽『受查單位』外,其他一般性質的稽核報告都會先會簽『受查單位』。

主要用意也是在『確認』與『受查單位』雙方『對查核結果之溝通』。當然,會簽也並非是絕對必要。

 

至於如何改善(或修訂內控或評估成本效益後決定不改善或放寬標準……),則由『受查單位』負責。

若受查單位有異議,也毋需與受查部門爭辯,稽核報告會簽受查部門,將雙方意見併陳即可。

回應

  Hansen 內部稽核 (許瀚升)  

~ 平安快樂便是福 ~

手捏青苗種福田,低頭便見水中天

六根清靜方成稻,退後原來是向前

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