200610111612印鑑管理

印鑑管理 (Revised 2009.05.07)

 

通常比較重要的管制印鑑是:

1、經濟部登記章

2、銀行往來印鑑章

因為:

1、是公司與登記主管機關打交道與其他重要事項用的印鑑,公司負責人必須承擔法律上所有變更責任。

2、是關係到公司經濟命脈的印鑑。

 

建議您盤點一下貴公司檯面上的印鑑,不是每家公司都有印鑑管理辦法嗎?每一個印鑑都需蓋印模建檔並留存於管理部嗎?

 

即使是進出口專用章,請問:若進出口章拿去蓋用相關的進出口的合約,有沒有法律效應,此份合約代不代表公司?公司對供應商難道沒有法律責任嗎?若人資專用章拿去蓋用在與保險公司的團險契約上,請問:這份合約不代表公司嗎?公司可以不用負責嗎?

 

即使是專用章,都具法律效應。

所以:

1、所有的印鑑都要列冊保管。

2、每顆印鑑蓋用印的用途亦要規範清楚。

3、專用章(人資/進出口等)回歸到部門主管管控(不建議填寫用印申請單),但用印人員可建議給予教育訓練,或簽署用印規範書。

4、經濟部大小章及一般大小章或財會部門大小章等等,皆要大章小章分別保存(安全一點是跨部門保管)

5、大小章/專用章等的刻印程序要至公司經理人核准。

6、大小章/專用章的銷毀程序,亦要與以管控。

7、還有一些...譬如說:發票章...也要列入印鑑清冊中。

 

敝公司有設置印鑑管理辦法,但印鑑申請後是寄到中南部去讓他們自行用印,因為有些客戶是要到現場用印,無法由台北印鑑保管者用印,所以由他們自行用印。遠在中南部的分公司向台北公司借印鑑時,該如何控管中南部公司使用印鑑呢?

 

依照一般習慣,現場用印的機會不多,如果可以的話,應和客戶進行協商,請其先用印後,公司再用印;或先將文件送往台北用完印後,客戶再用印。避免印鑑於寄送途中遺失之風險。

 

如果必須現場用印:

1、必須注意印鑑寄送的安全問題。

2、印鑑管理及使用辦法應該再增訂中南部分公司相關之管理作業辦法,例如,管理人/核決人員及程序、印鑑寄送作業之控管(台北管理人寄出時如何聯絡中南部之管理人,中南部之管理人應於什麼時限之內回報,以及逾時未收到該如何追蹤處理,用印完成後應於何時寄回台北,以及雙方再進行確認作業等)

 

另外,也可考量依『核決權限表』(考量『重大性』原則、『授權』及『效率』等因素)來處理『合約簽定』、『用印』事宜。

例如:『隸屬各事業部業務之合約,在核決權限內由事業部負責主管以公司代表人身份代表公司簽約用印』。

 

『用印申請單』之保存年限?

 

公家機關的印信管理較嚴謹,但公司企業是否要沿用,就看各公司自行評估吧,有不少機關之『用印申請單』也是留存1年或3年後銷毀之。

(例如:用印申請作業為經常性業務,申請量龐大且無須留作統計、分析,本文件品質紀錄檔案不需備有索引,以達工作簡化,增進行政效率。用印申請單由行政室保存,保存年限1年。)

 

『印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法』第7條:

印信蓋用時,管理人員應備置印信蓋用登記簿,對於已核定需蓋用印信之文件,應載明蓋用印信之收 () 文字號;至於不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」,其格式由各機關自訂,惟內容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨用途、份數及蓋用日期等項目,陳奉核定後,始予蓋用印信,並將申請表妥為保存,以備查考。

前項登記簿及蓋用印信申請表,於新舊任交代時,應隨同印信專案移交。

 

敝公司之印鑑清冊格式如附件,經小弟觀察後發有缺失:

1、未有所有的印鑑都有列冊保管。

2、每顆印鑑蓋用印的用途無規範清楚。

3、印鑑移交未有留存軌跡。

現有疑問請教:

1、是否刻有公司名稱及負責人名稱之印鑑都要管理:包括如xx()公司採購課、 採購課合約專用等。

2、印鑑清冊是否要一鑑一卡較合適,且清冊上應註明其用途。

3、印鑑移交是否應於印鑑清冊上留存歷任保管人及移交日期等。

4、其他未考量事項請前輩指點

 

1、是。

2、原則上是如此。重要的是『保管人』簽名、及其主管簽名。

3、不一定。
也可考量舊的印鑑清冊保存一定年限後再銷毀,最新版本均只列現任保管人。最好能由如:『管理部』統一管理。

 

 

 

限定用途之大小章也一定要分不同人保管嗎?(例:公告專用章)

 

依證期局96.9.5金管證稽字第09600512697號函之規定,僅規範『印鑑』大小章應由不同人保管,尚無規範限定用途之大小章,故其他用途之大小章是否由同一人保管,應由公司自行評估其風險並於印鑑管理辦法中訂定相關規範。

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