200611011505董事會議事辦法相關問題

(Revised 2010.02.22)

[ 董事會議事規範 ] 第十七條 董事會之授權原則

除第十二條第一項應提本公司董事會討論事項外,在董事會休會期間,董事會依法令或本公司章程規定,授權行使董事會職權者,其授權層級、內容或事項應具體明確,不得概括授權:

() ……

() ……

請問這條文的意思是什麼?

 

公開發行公司董事會議事辦法

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7 

公司對於下列事項應提董事會討論:

一、公司之營運計畫。

二、年度財務報告及半年度財務報告。

三、依本法第十四條之一規定訂定或修正內部控制制度。

四、依本法第三十六條之一規定訂定或修正取得或處分資產、從事衍生性

    商品交易、資金貸與他人、為他人背書或提供保證之重大財務業務行

    為之處理程序。

五、募集、發行或私募具有股權性質之有價證券。

六、財務、會計或內部稽核主管之任免。

七、依本法第十四條之三、其他依法令或章程規定應由股東會決議或提董

事會之事項或主管機關規定之重大事項。

公司設有獨立董事者,對於本法第十四條之三應經董事會決議事項,獨立董事應親自出席或委由其他獨立董事代理出席。獨立董事如有反對或保留意見,應於董事會議事錄載明;如獨立董事不能親自出席董事會表達反對或保留意見者,除有正當理由外,應事先出具書面意見,並載明於董事會議事錄。

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8

除前條第一項應提董事會討論事項外,董事會依法令或公司章程規定,授權執行之層級、內容等事項,應具體明確。

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您可以參考這個網頁第17條的說明:

http://www.csa.org.tw/downdoc/company/7%E8%91%A3%E4%BA%8B%E6%9C%83%E8%AD%B0%E4%BA%8B%E8%A6%8F%E5%89%87--OTC.doc

 

董事長或總經理等在董事會休會期間,應依據類似『董事會核決權限表』來行使董事會職權。但涉及公司重大利益事項(公開發行公司董事會議事辦法 [7] [1] 所規範之 [ ~ ],仍應經由董事會之決議。

主要用意是:

涉及公司重大利益事項,依法令或相關規章規定應提董事會、獨立董事之職權及關係人交易事項,仍應經由董事會之決議。而其他董事會之授權內容或事項,應具體明確(須逐條列示),不得概括授權,以免架空董事會功能。

 

例如:

XXX公司董事會得授權董事長於董事會休會期間行使董事會職權,除依法令或相關規章規定、涉及公司重大利益事項或關係人交易事項,仍應經由董事會之決議外,其授權內容如下:

1、子公司(含海外分支機構)董監事及代表人之選派。

2、本公司組織調整及組織規程之修訂。

3、監督及管理本公司從事衍生性商品交易。

4、增資或減資基準日、現金股利配發基準日、配股或認股基準日等之核定。

 

董事會開會七日前要通知,EX97.06.21要開董事會,是不是要在郵戳97.06.14日以前通知呢?

 

開會七日前:97.06.21 – (8) = 97.06.13 ()以前

(亦即,自通知翌日起至開會前1日止共7)

因此,若97.06.14日才發通知,亦不符規定。

 

所謂『7 日前』通知,依經濟部95714日經商字第09502101500號函釋規定,應適用民法第119條、第120條第2項不算入始日之規定,自通知之翌日起算至開會前1日,算足公司法所定期間。

 

 

董事會開會7日前要發開會通知單給各董事監察人,如果公司沒有照做,現在想補救的話,是否可在開會通知單的受文者欄填上各董事及監察人及填上交付日期即可(用打字的,無簽名。),還是需要各董事及監察人各一張通知單再附簽名呢(那要補很多耶)

 

如果想補『董事會之召集通知書』,主要重點就是:

1、列示日期。(7 日前---自通知翌日起至開會前1日止共7 )

2、保留『召集通知書』之寄送軌跡。

3、保留『會議資料』之寄送軌跡。

 

寄送軌跡,應以簽收(本人或其代理人)、郵寄、傳真等書面通知方式來證明。

 

有關董事會議事常見缺失可參考此篇:

www.sfb.gov.tw/reference/magazine/9703/ss1a.pdf

淺談「公開發行公司董事會議事辦法」強化董事會功能及相關配套機制推動情形

……

十三、董事會議事常見缺失

(17)

2. 作業程序不完備

(1) 董事會之召集,未於7 日前(自通知翌日起至開會前1日止共7 日)將召集通知或足夠之會議資料寄送各董事、監察人。

(2) 董事會之召集,召集通知未列示日期或未保留寄送軌跡,致無法查證是否於7 日前寄送各董事、監察人;另召集通知書上未有「一併寄送」議事內容相關資料之軌跡,致無法判斷是否提供足夠之會議資料。

(3) 董事會開會時未能完成錄音或錄影。

(4) 董事會議事錄寄送各董事及監察人之憑證,未妥善留存。

 

 

董事代理出席委託書一定要正本嗎?如果只有蓋章後傳真給公司可以嗎?還是要事後補收回正本?好像沒有明確規定。

 

我有洽詢證期局,回覆如下:

1、董事代理出席委託書『傳真』,是否具法律效力,由經濟部商業司認定。

2、證期局要求事後補『正本』存查。

 

也請有被審查過類似案例的同業分享經驗囉~~~~

 

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公司法

205

董事會開會時,董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理者,不在此限。

董事會開會時,如以視訊會議為之,其董事以視訊參與會議者,視為親自出席。

董事委託其他董事代理出席董事會時,應於每次出具委託書,並列舉召集事由之授權範圍。

前項代理人,以受一人之委託為限。

董事居住國外者,得以書面委託居住國內之其他股東,經常代理出席董事會。

前項代理,應向主管機關申請登記,變更時,亦同。

 

 

董事會議事辦法內明訂:

3

董事會應至少每季召開一次,並於議事規範明定之。董事會之召集,應載明召集事由,於七日前通知各董事及監察人。但有緊急情事時,得隨時召集之。

請問:董事會的通知必須以書面為之……,可否以電子郵件作為書面通知之依據呢?有無法令解釋函呢?

 

 

97年度上市公司重大訊息宣導說明會問題與說明

 

問:請問董事會之召集通知能否以電子郵件方式寄送?

答:依主管機關公布之「公開發行公司董事會議事辦法」第3條及第5條規定,董事會之召集通知和會議資料,應於會議七日前寄送通知各董事及監察人,至寄送方式則未明文規定,須回歸公司法之規範。

經詢問經濟部商業司表示,關於董事會召集通知之寄送方式,公司法第204條未明文規定,惟為明權責,尚不宜以電子郵件方式分送。但為提升公司有關業務之作業效率,本公司將再擇機與相關主管機關研商,爭取開放多種寄送方式之可行性。

 

97年度上()櫃公司應行辦理事項說明會相關問與答

Q:董事會之召集,可否以email代替書面通知?

A:依「公開發行公司董事會議事辦法」第3條第2項、經濟部95714日經商字第09502101500號函及901029日商字第09002526570號函規定,董事會之召集應載明召集事由,於7日前通知各董事及監察人,且通知須以書面為之。至於以Email通知是否符合前述規定,因目前證期局尚未有明確規定,故仍建議以書面方式通知,俾便日後稽考。

 

(Revised 2010.02.22)

(經濟部九八、七、一七經商字第0九八0二0九0八五0號函)

http://gcis.nat.gov.tw/elaw/query/LawToCons.jsp?LAW_CO=0860625010&ART=204&DASH=0

△電話或口頭通知皆無法載明事由

按公司法第204條規定:「董事會之召集,應載明事由,於7日前通知董事及監察人。但有緊急情事時,得隨時召集之」。但書規定「有緊急情事,得隨時召集之」,乃指有緊急情事時,得不於7日前通知召集,並未排除載明事由之規定。準此,鑒於「電話或口頭通知」皆無法載明事由,登記實務上,不准類此之章程登記。又基於應載明事由之規定,倘公司章程規定之董事會召集通知,係以電子郵件(E-mail)或傳真為之者,尚無不可。

 

 

依據「公開發行公司董事議事辦法」第三條、第五條、第十八條規定,我將這些條文重點縮減為:董事會之召集,應載明召集事由,於七日前通知各董事及監察人,並於召集通知時提供充分會議資料一併寄送。且董事會之開會過程全程錄音或錄影存證,並至少保存五年,其保存得以電子方式為之。

 

目前我在敝公司查核上發現董事會召開情形,係有依規定於會議前七日(不算起始日)將會議事由通知各董事及監察人,但是董事會議資料皆為事後補之,並未於召集通知時一併寄送給各董事及監察人。另外,其中有一次董事會之開會過程,錄音作業失敗。(本公司是採全程錄音存證)

 

目前搜集到的資料,只有針對董事會召集通知有沒有達到七日(不算起始日)之規定,且這一部份也有滿多公司被主管機關罰款(未達七日前召集),但未對會議資料提供及錄音失敗作相關解釋或罰則。

 

因此,針對會議資料應於開會召集時一併寄送給各董監事這部份,議事單位係跟我表示因資料來不及作業,所以未於召集通知時一併提供,不過最晚當日董事會開會前議事手冊一定會完成。但依我的角度就是在查是否有依規定執行,所以這部份我列入缺失要求議事事務單位依規定執行。

 

但錄音失敗這部份,係機器故障而非人為故意破壞,也不可能因錄音失敗再重新召開一次董事會議吧!

 

所以想請教,若日後主管機關查核時,是否可以用解釋方式來說明,如果主管機關不能接受,會不會有罰則上的問題。且為了避免日後再發生錄音失敗之事件,已建議議事事務單位於自下次董事會起,再多一台錄音設備來錄音,以確保錄音作業成功。

 

我也不知日後主管機關查核時,是否可以『錄音機器故障』來解釋過關。我個人是認為主管機關不大可能接受。

 

有關董事會議事常見缺失可參考此篇:

www.sfb.gov.tw/reference/magazine/9703/ss1a.pdf

淺談「公開發行公司董事會議事辦法」強化董事會功能及相關配套機制推動情形

 

董事會開會時未能完成錄音或錄影,也是有裁罰案例。

http://www.fsc.gov.tw/news_detail2.aspx?icuitem=3973470

亞全科技股份有限公司96822日召開董事會,未於議事錄確實記載臨時動議之提案人姓名、董事及其他人員發言摘要,且未妥善保存開會過程之錄音存證資料,核有違反公開發行公司董事會議事辦法第17條及第18條之規定。

 

http://www.fsc.gov.tw/news_detail2.aspx?icuitem=5193986

大恭化學工業股份有限公司97331日召開董事會未全程錄音,核有違反證券交易法第26條之38項及「公開發行公司董事會議事辦法」第18條第1項規定。

 
回應

  Hansen 內部稽核 (許瀚升)  

~ 平安快樂便是福 ~

手捏青苗種福田,低頭便見水中天

六根清靜方成稻,退後原來是向前

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