200612180959ERP系統---多聯式表單可減聯否

有員工反映,公司既已導入ERP,相關單據查閱通常會透過電腦系統查詢,是否可以省略部分單據之存查以節省人力與紙張成本。例如:業務部建立訂單後會一聯留存製造部,則該聯是否可省略,改由業務部告知已建立訂單,而由製造部上機查詢內容,業務部留存訂單即可。

 

可上網參考 [ 內部控制相關問題與討論 ] 這篇:

http://www.sfi.org.tw/newsfi/curriculum/all.pdf

 

……

二、表單、憑證之設計與使用:

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多聯式之表單在公司內部各單位分送時,各承辦部門應於承辦時即留下屬於本單位之一聯表單,還是應待所有相關承辦部門均簽署完畢後,再取回屬於本單位之那一聯?

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應採前者。因為採用多聯式表單之目的,本為在交易進行中,即可掌握交易之情況,與配合各部門分工之設計。若待交易完成,所有部門均簽畢後,方才取回屬於本部門之一聯表單,雖該聯上之簽名完備,但已喪失採用多聯式表單之目的。因此,各承辦部門應於交易之流程中即留下屬於自己之一聯,並利用該聯發揮其預定發揮之功能。惟當一個公司電腦化程度愈高時,交易資訊均存在電腦之中,使用多聯式表單的必要即愈低。

回應

  Hansen 內部稽核 (許瀚升)  

~ 平安快樂便是福 ~

手捏青苗種福田,低頭便見水中天

六根清靜方成稻,退後原來是向前

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