200905071146零用金

實務上如何區分公司採購物品時用『請//驗』流程或是『零用金』方式?

1)金額大小?

2)採購項目?

敝公司目前除了車資、餐費等費用項目不適用『請//驗』流程而可用零用金報銷以外,其餘物品不論金額大小皆要附請//驗單據,我個人認為此法好處是可避免各部門間重覆採購,但缺點是有時連金額零星物品採購皆要附單據而增加簽核作業(本公司另有針對金額設定標準以決定是否需詢、比、議價),請教您有何建議可在內控原則與作業效率尋求平衡點?

 

敝公司主要是以金額區分:2,000元以下可用零用金報銷。另外差旅費、交通費等費用項目雖超過2,000元,亦可用零用金報銷。

考量點供參:

1、支付性質或金額是否超過零用金之規定範圍。憑證是否合於規定,並經核准。

2、依採購案件之重大性原則,小金額採購(如:2,000元以下),是否透過零用金管理辦法,或其他小額採購案件作業程序,由使用部門自行採買即可?簡化文書及採購作業程序。

3、當然各公司行業特性、企業文化、風險成本等之考量不同,內控制度也有差異。

 

簡單來說,在零用金流程中通常是『使用者』兼『採購』兼『驗收』,如果管理過於鬆散,就可能容易有『使用者』自肥或浪費的風險。

 

另摘錄之前稽核同業回文供參:

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若公司設有原物料採購及總務,那該職務是否也該明確劃分,即採購負責原物料採購,而總務負責一般非原物料採購(如消耗性用品及固定資產等)…?

 

其實,總務到底要不要負責庶務用品的採購,是見人見智。個人拙見,只要負責採購者,其一定要對採購標的要有一定的認識,所以,你家的總務應該有庶務用品的採購能力,但有固定資產(如:機台、電腦設備)的採購能力嗎?

因此,為使組織單位之職責簡單明確及表單控管方便,個人係較傾向統一由採購單位進行公司的採購交易(會用到「採購單」者),並由不同採購人員負責不同的採購標的(有人專買原物料、有人專買固定資產等),原則是採購者對採購標的要有一定的認識。

至於無需「採購單」之小額庶務採購,建議可由總務走零用金程序。

 

回應

  Hansen 內部稽核 (許瀚升)  

~ 平安快樂便是福 ~

手捏青苗種福田,低頭便見水中天

六根清靜方成稻,退後原來是向前

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