201409240653上收規範之補充說明

國內函件特約戶上門收件作業應行注意事項補充規定   九十三年四月八日

壹、特約戶(含專案議價戶)之申請、核准、維護與管理:

一、各指定收寄局受理特約戶申請,應將申請書一式二份送責任中心局營業管理科核定編號後,申請書一份自存,並影印送管轄會計單位、指定收寄局及郵件處理單位各一份備查,另份則寄退指定收寄局轉交客戶收執

上述相關單位均應指派專人建立客戶資料檔,俾利後續收寄、郵資複核、帳務處理及客戶追蹤管理。

 

二、專案議價客戶如欲簽訂為特約戶,應由受理局或招攬局(單位)負責輔導或完成特約申請手續,並依右一規定送責任中心局營業管理科核定編號列管。營業管理科應於特約申請書上加蓋「專案議價及核復編號」,並影印一份送該局企劃行銷科,其餘與前述手續同並請專檔管理。專案議價客戶如已申請為特約戶者,責任中心局營業管理科應於收到總公司密送之「專案議價核復單」時,將特約戶申請書抽出於其上加蓋「專案議價核復編號」,合併專檔保管。特約申請書另影送該局企劃行銷科一份併專案議價核復單存查,以利後續追蹤議價條件履行情形。

 

三、上述特約戶(含專案議價戶)之管理作業,分屬營業管理科或企劃行銷科者,於二等以下責任中心局統一由該局營業行銷科辦理。

 

貳、國內函件上門收件門檻及業績分配標準,由各等郵局視地區狀況及現有資源自行衡酌訂定。

參、國內函件特約戶上門收件作業手續與流程:

一、特約戶(含專案議價客戶)通知派員取件時,上收單位或指定收寄局得請客戶預先填妥「特約郵件郵費單」一式四份(上收者一律改為填寫一式四份),並加註特約戶(或專案議價戶)編號及指定收寄局,依下列方式辦理:

()上收人員自行取件者:

1、上收人員取件時負責點件、計費,並於相關「特約郵件郵費單」四份上加蓋「上門收件專用戳」。

2、「特約郵件郵費單」一份交客戶收執,一份由上收單位留存外,並即於當日傳真指定收寄局供作收寄登錄。收件人員傳真後,應再行以電話向該局經理或主管人員查證並確認已完成收寄登錄,避免郵資漏卮。

3、另「特約郵件郵費單」二份由上收人員隨郵件送郵件單位(或郵件處理中心)複核。

()指定收寄局派員會同上收單位收件者:

1、點件、計費及收寄完畢後,於相關「特約郵件郵費單」四份上加蓋「上門收件專用戳」,並由指定收寄局及上收人員共同簽署。

2、「特約郵件郵費單」一份交客戶收執,一份由指定收寄局人員攜回作登錄作業。

3、其餘「特約郵件郵費單」二份交上收人員隨郵件移送郵件單位(或郵件處理中心)複核。

()特約戶(或專案議價客戶)未預先書寫「特約郵件郵費單」一式四份時,應依下列方式為之:

   1、上門收件時,指定收寄局人員或上收人員應隨時攜帶「特約郵件郵費單」及「上門收件專用戳」備用。

  2、倘特約戶未填寫前述郵費單時,應由會同收件之指定收寄局人員、或上收人員於收件時當場代為填寫開立,加註特約戶(或專案議價戶)編號及指定收寄局,並分別依上述(一)或(二)之作業手續辦理。

肆、郵件單位(或郵件處理中心)複核作業:

一、郵件單位(或郵件處理中心)收到特約或專案議價函件時,經查核相關「特約郵件郵費單」二份所記載之函件重量、件數、郵資金額是否相符(與專案議價核復單副份有無相符),有不符者,應即發驗指定收寄局查明補正。如有未隨附特約郵費單者,概不予處理,並即以電話催補並驗知改善。

二、郵件單位(或郵件處理中心)除應依存檔之特約申請書或專案議價核復單所訂條件,確實複核,經複核無誤之函件或其裝載棧板應以暗號註記,以免漏計。另應做好作業場所人員管制,以維郵件處理之安控。

三、郵件單位(或郵件處理中心)複核後,應將「特約郵件郵費單」一份寄送指定收寄局所屬責任中心局會計單位記帳,郵費單另份退指定收寄局核對勾稽,並自行影印一份歸檔存查。

伍、特約戶或專案議價客戶月結郵費之收取:

一、約定自行繳費或派員收取者,應由指定收寄局專人負責收款及逾期催繳工作。

二、以劃撥繳費者由指定收寄局所屬責任中心局會計單位負責寄發劃撥存款單通知繳款,並辦理收款及逾期催繳事宜。

三、如有逾期未繳者應即依「大宗函件處理須知」第二十二點第四款規定辦理,並同時簽報經理核示。

陸、嚴禁各局逕將收寄之大宗函件交由包裝業者直接載運至郵件處理中心所在之轉運局,以利大宗函件之複核點計,並避免占用該轉運局營業場所空間,違者,經查屬實,按章議處。另重申非指定局或轉運局不得收寄大宗分區捆紮函件,如有不按規定者,除追回郵資折扣外,該收寄局經理及相關業務主管將按

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