201409201729主管人員應定期檢討各段工作量,如有勞逸不均情形,主管人員應適時調整工作量及工作輪調

加強外勤投遞工作作業效能管理注意事項    101523日修訂

 

一、出班前局內作業:

 

()合理安排員工值班時段,並公告周知,另應加強作業場地管制,避免員工私自過於提前或非上班時間到局工作,影響作業場地及郵件安全。

()加強投遞前分揀、排信之作業效率,現場主管應確實監督管理,避免放任員工故意拖延,對於少數人員有怠惰(例如假借理由離開崗位或提前施作個人郵件路順排序…)應立即糾正制止,避免影響整體工作氛圍及效率。

()對於工作效率未達合理標準之人員,應檢視其工作方法及態度,瞭解原因並督導改善。必要時主管人員應視個案加強訓練及管理輔導。

()適度引進外包人力協助投遞前分揀,以縮短局內作業時間,減輕投遞工作負荷。另可研議擴大委外作業範圍,運用外包人力入段協助排信等作業,以輔助郵件量驟增區段或新進人員正式上段初期作業。

()可於每日出班前對每一區段之實際攜投郵件採秤重登錄,作為分析各區段業務消長、員工工作負荷及內部調盈補虛等管理運用。

()主管人員應加強走動式管理,了解員工作業及可否按時出班,尤其對當天郵件進口量有異常暴增時,應妥善處置因應。

 

二、局外投遞作業:

 

()督導投遞人員應於郵件理畢後儘速出班投遞,避免不當逗留。

()訂定各投遞班次預計出班時刻,以利控管,發現有故意拖延出班情形,應即查明原因,如無正當理由,應予告誡並列入平時考核,屢勸不從者專案簽報懲處。

()發現個別區段或投遞人員局外投遞時間異常時:

1.主管人員(郵務稽查、專員或股長)對出班投遞時間異常人員進行實際跟段,暸解其投遞過程及方法是否正確,以作為督導改善參考。

2.安排不同人員對同一區段進行實測,評估究係人為或郵件量或其它因素,俾為督導改善或調整投遞區段之參考。

()針對員工未奉准逾時工作,惟逾正常值勤時間仍未返局或結束工作時:

1.主管人員應即查明實際工作狀況與原因,並給予適時協助或糾正工作不力情況。

2.經查確有延時工作之必要時,應依規定補辦逾時工作申請手續。

3.如屬工作不力所致之逾時,應予以糾正、督導改善,必要時得請員工繕具報告述明原因。如員工執意申報「員工逾時工作登記單」,主管人員應將准駁理由於其登記單備註欄內載明備查。

()新進人員見習期滿正式接任初期,採漸次增加郵件交投量,並酌情派員協排、協投,俾利逐漸熟稔作業技巧、順利勝任,惟相關輔導適任情形,應納入試用考核成績之參據。

()視需要研議適度導入投遞車輛行車紀錄器衛星定位器之可行性,以利掌握執勤情形,並作為考核參考。

 

三、返局作業:

 

()投遞人員返局後,應督導立即處理未妥投郵件、結單上傳、繳帳及簽退事宜。

()發現有人員未依上(一)規定作業時,現場主管人員應即糾正要求立即作業並列入平時考核,屢勸不從者專案簽報懲處。

()各單位應明確規定投遞人員返局後應立即完成上(一)規定之各項作業後辦理簽退。

()有效運用內、外勤人員裕餘空檔時間相互支援、協助作業,以發揮人力統合運用之綜效。

 

四、為均衡工作負荷,各局應妥適調度尖離峰日郵件交投量及人力配置:

 

()彈性調度交投郵件量:各局應持續統計每日郵件進口量,確實分析掌握尖離峰郵件量起伏之趨勢,並運用現行授權彈性調度處理機制,得酌情將不影響時效承諾之普通大宗郵件,留置次日處理、投遞,並依規定填寫「當日未封(投)清郵件處理情形概況表」,陳主管核閱,俾兼顧工作量調度及時效管控。

()彈性調度投遞值班人力:根據前述尖離峰郵件量起伏之趨勢,將郵件量離日之人力適度挪移,以支應郵件量尖峰日加派人力處理郵件,以均勻外勤投遞人員工作負荷,並發揮現場郵務主管之應有管理功能。

()研議集中辦理投遞前分揀之可行性:為擴充委外作業時段,紓解作業瓶頸,請研議利用幹線運輸郵件進口與經轉區內投遞局之待運時段,評估由轉運局集中辦理投遞前分揀之可行性。

()各局應預先評估郵件尖、離峰之人力配置需求,適時檢討現員(含抵休人手)是否足夠,確實提報缺額供本公司據以辦理招考,俾利現場主管人力彈性調度作業需要。

 

五、其它:

 

()各局主管應根據業務尖離峰,彈性調度每日值班人力及當日交投郵件量。如因郵件量多有逾時工作之必要時,則按勞動基準法等相關法令規定辦理郵政員工逾時工作(加班)費之核發或補休。

()管轄局查核倘發現轄屬投遞單位有員工過於提早上班,應探究原因,如因工作負荷過重應設法調整改善,惟倘係員工本身能力不足或作業欠熟練則應予以輔導並確實考核

()各局得依所屬各投遞區段不同狀況,配合具體數據,由相關主管與員工共同商訂合理客觀之郵件投遞量,經輪值該區段員工簽章同意並公告後,作為核算逾時工作之參考。

()主管人員應定期檢討各段工作量,如有勞逸不均情形,主管人員應適時調整工作量及工作輪調。另對於未逾正常工作量,卻經常未能如期完成工作、工作不力或績效不佳之同仁,除應查明原因隨時記錄於「考核紀錄」加強輔導,定時追蹤適時處理外,並應確實列入年度考成、考核(試用人員列入試用考核)從嚴考核。

()簽到簿應由主管或主管指派之專人管理,並於上班、下班前適當時間放妥於管理人員處,切勿置於特定地點,任由同仁簽到、退。

()各局針對新進人員見習期間應選派優秀適當人員予以帶領指導,見習期滿正式接任時,仍應指派幹員持續關懷適任情形,並適時給予輔導協助。惟針對作業效能欠佳經輔導仍未達標準,或與公司文化(敬業、勤勉、以客為尊)不符、或不能融入者,應確依規定從嚴執行考核。

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