200806130904論專案風險管理﹝上﹞
論專案風險管理﹝上﹞
1. 前言
專案風險 (Risk)是指當一項不確定的事件或是狀況發生時，會對至少一項專案 (Project)目標，如時間、成本、範疇、品質或績效等產生正面或負面的影響。風險管理 (Risk Management)之目的在於運用有系統的方法及早識別風險的屬性與找出緩和的辦法，以增加專案正面事件發生的可能和影響，及減少對專案不利事件發生的機率與衝擊。一般風險管理之流程大致內容如下：
(1) 風險管理規劃 (Risk Management Planning)
(2) 風險識別 (Risk Identification)
(3) 定性風險分析 (Qualitative Risk Analysis)
(4) 定量風險分析 (Quantitative Risk Analysis)
(5) 風險回應規劃 (Risk Response Planning)
(6) 風險監控 (Risk Monitoring and Control)
一個公司在任何專案初步規劃執行期間，面對可能發生的風險，管理階層應先訂定風險管理的政策，承諾將利用科學化的管理技術，主動積極及前後一致地管理風險，並將執行成果轉移至設計、施工及營運階段。
實際的做法首先要詳細列出預期可能發生的風險，分類記載其特性，再作定性分析及評估，以作進一步對專案影響輕重的優先順序排列。若有必要，並以量化的方式分析已識別之風險對專案總體目標的影響。接著，應該發展備選方案及行動，以提昇專案目標達成的機會，或降低對專案目標達成的威脅。同時，追蹤識別的風險、監視殘留的風險、識別新的風險、執行風險回應計畫，及評估它們的成效，使得本專案能在低成本、不增加工作範疇，又如期、如質的情況下順利完成。
2. 風險管理規劃
風險管理規劃為決定如何着手及執行專案風險管理活動。風險管理規劃之重要性在於確保風險管理的層級、類型和能見度，並提供風險管理活動充分的資源和時間，及建立獲得認同的評估風險基礎。風險管理規劃應於專案規劃初期完成。
參與專案的組織及個人對風險的態度和容忍度會影響到風險被處理的快慢及成敗。專案之風險管理規劃階段應完成風險管理計畫書，及訂定執行風險管理活動的基本計畫，包括定義風險成本要素、風險水準、風險機率及風險衝擊。風險管理計畫書為描述風險管理如何在專案中組織及執行。其內容包括下列項目：
(1) 角色及責任 (Roles and Responsibilities) – 風險管理計畫中各種類型活動組織，均有指派專人擔任主持人、幕僚群；如整合管理、時程管理、成本管理、範疇管理、合約管理、品質管理、設計管理及風險管理經理，並詳細述明他們的責任。一般專案風險管理之組織架構如下：(由於此處編輯工具之限制，組織架構圖無法顯現，故暫時省略，有興趣的網友可留言向本人索取。)
各主要人員於風險管理組織中所扮演之角色及其責任說明如下：
n 計畫主持人：應由公司高階主管擔任，負責推動風險管理計畫書之發展、修定、取消及年度審查，並應將風險審查小組同意之方案及建議向公司最高負責人報告。
n 風險管理經理：風險管理經理負責規劃、監督及管制專案所有可能發生之風險。首先，應將已經確認的風險分類後列入風險管理控制表 (Risk Logs)，並於每月進度會議中討論及更新後，將風險月報分發給計畫主持人及專案本部其他功能主管。其次，發起討論且確認減輕風險之方案符合專案時程，準備及確認主要風險之減輕方案 (Risk Mitigation Measure) 後提送風險審議小組，同時向計畫主持人報告專案較高之風險，及最高風險之減輕方案。
n 各功能部門主管：其職責為執行各個功能單位之風險管理、及早確定各個領域可能的風險、確認風險情勢的改變對該領域之影響、參與專案風險管理之月進度會議、討論各個領域之風險分類、責任指派、機率及對專案之衝擊，並決定減輕風險之因應對策。
(2) 風險管理流程 (Flow Chart of the Risk Management Process) – 為了能儘早發現及讓相關部門迅速確認風險，訊息交換務必迅速且無限制。風險管理主要是透過每月定期之風險審查會議來討論及確認專案可能的風險，以及依照風險對專案衝擊之大小順序研議出可能的減輕方案。風險管理從風險審查會議開始，經由風險管理控制表予以明確分類及管控，無論存在之風險是否影響專案其他部門，均應研議後續之減輕措施，並向專案計畫主持人報告後，提送變更審議小組決議後執行。專案風險管理流程圖如下： (由於此處編輯工具之限制，流程圖無法顯現，故暫時省略，有興趣的網友可留言向本人索取。)
(3) 風險類別 (Risk Categories) – 利用下面之風險分解結構圖(RBS)，有系統地將專案所有可能風險作適當分類，俾便風險管理規劃流程中預先審查，進而有助於風險識別的效果及品質。(由於此處編輯工具之限制，風險分解結構圖無法顯現，故暫時省略，有興趣的網友可留言向本人索取。)
(4) 報告格式 (Reporting Formats) – 說明風險登錄表及任何其他風險相關報告之內容與格式，及各階段產出之結果如何記載、分析與溝通。
(5) 追蹤 (Tracking) – 記載風險活動中之任何細節，以利目前及未來類似專案之需要。記載風險管理流程是否需要稽核及如何稽核。
3. 風險識別
風險識別是要決定什麼樣的風險會影響專案，並記載他們的特性。專案團隊參與風險識別的人員除風險管理經理外，尚應包括專案計畫主持人及專案本部相關功能部門主管。
風險識別首重資訊之收集，它除了可以從專案範疇聲明中假設事項之不確定性開始評估外，尚包括了公司內外之商業資料、學術研究報告等。在專案進行中可能會發現新的風險，所以風險識別是一個反複的流程。
專案團隊應先識別並確定對專案之風險後完成風險登錄表 (Risk Register) ，風險登錄表之內容包括了已識別的風險清單、潛在可能的回應清單、風險的肇因及更新的風險類別。
4. 定性風險分析
定性風險分析是將識別後之風險，經過評估依其可能發生的結果及機率排列出優先順序，再依據它們發生的機率及對專案目標產生的對應衝擊，如發生時機、增加成本、工期、範疇及影響品質等因素做分析，以決定是否採取進一步之行動，如定量風險分析或風險回應規劃。專案應藉由專注於優先度高之風險，有效地改善專案績效。
定性風險分析可藉由對風險發生可能之結果及發生機率之評比，而將每項特定風險給予等級評分。玆將風險發生可能之結果及發生機率之評比方式說明如下：
(1) 風險發生可能之結果：
風險如果不被控制或減輕，對專案可能有最壞的衝擊。風險的等級可分為極嚴重、嚴重、重度、中度及微小等五類，其對全計畫或分項工作之影響層面包括安衛﹝衛生及安全﹞、形象、環境、賭利、成本、工期延誤方面之衝擊。下表可作為風險發生可能結果之評分量測：
|
影響層面 嚴重度 |
安衛 |
形象 |
環境 |
賭利 |
金額 (單位/ 百萬) |
工期 延誤 |
評分 |
|
極嚴重 |
多次死亡事故 |
國際媒體報導 |
永久廣布之生態傷害 |
調查委員會 |
>20 |
多年 |
100 |
|
嚴重 |
數次死亡事故 |
持續的國內媒體報導 |
嚴重之生態傷害，復原費用高 |
行政調查 |
5-20 |
幾年 |
70 |
|
重度 |
嚴重傷害事故 |
地區媒體或短暫的國內媒體報導 |
重度但可復原之生態傷害 |
行政詢問或第三者調查 |
0.1-10 |
幾個月 |
50 |
|
中度 |
普通傷害事故 |
地方媒體報導 |
中短期有限度之生態傷害 |
提供正式資訊 |
0.01-0.1 |
幾週 |
10 |
|
微小 |
輕微傷害事故 |
短暫的地方媒體報導 |
短期輕微之生態傷害 |
小小的抱怨 |
<0.01 |
幾天 |
1 |
(2) 風險發生之機率：
風險發生最壞結果之機率可分為幾乎確定、多半確定、部分確定、不確定及難確定五等級，下表可作為風險發生機率之評分量測：
|
機率等級 |
說 明 |
評 分 |
|
幾乎確定 |
在大多數情況下事件被期待發生 |
5 |
|
多半確定 |
在大多數情況下事件可能發生 |
4 |
|
部分確定 |
事件在某些時候應該發生 |
3 |
|
不確定 |
事件在某些時候會發生 |
2 |
|
難確定 |
事件只有在特別的情況下可能發生 |
1 |
(3) 風險評估
專案團隊應以風險標準比較分析評分來確認風險優先處理的順序，並參考下表 (風險標準及處理選擇表) 將發生可能之結果與發生機率評比之乘積建立各個風險之總體評分，並填入附件一風險登錄表中之風險評分欄。下表之風險標準取決於特定風險元素之評分，可以從「可忽略風險」到「極高風險」。
(待續)
