201008111618Word 2003 合併列印

      Microsoft Office Word 2003 的「合併列印」功能很好用,利用一個Word檔案,配合以Word、Excel或Access建立的名單資料表,輕鬆的就可以做「合併列印」的動作。這項功能會節省很多的時間與人力,適合用在「列印標籤、名條」、「邀請函」、「製作獎狀」、「感謝狀」...等任何想的到的文件都可以利用這個好用的功能。本文以製作感謝狀為例,說明Word 2003 「合併列印」的操作方法:

1.使用Word 2003 「合併列印」的功能之前,必須先建立一個資料表格,如圖示的Excel檔案,資料表格內含標題名稱和資料。

2.開啟Word 2003,製作一張感謝狀,如圖示。

3.點選「工具\信件與郵件\合併列印」,準備利用合併列印的功能,製作感謝狀。

4.文件類型選擇「信件」,點選「下一步:開始文件」。

5.選擇「使用目前的文件」,點選「下一步:選擇收件者」。

6.選擇「使用現有清單」,點選「瀏覽」。

7.選擇清單檔案,點選「開啟」。

8.選擇正確的工作表「姓名」,點選「確定」。

9.預設會選取工作表中所有的資料,您可以依照需要自行選取,點選「確定」。

10.如圖示,已經選取清單,點選「下一步:寫信」。

11.選取感謝狀的姓名「洪有愛」,點選「其他項目」,準備插入合併欄位。

12.選取「姓名」欄位,點選「插入」。

13.如圖示,已經插入「姓名」欄位,點選「關閉」。

14.選取感謝狀的稱謂「先生」,點選「其他項目」,準備插入合併欄位。

15.選取「稱謂」欄位,點選「插入」。

16.如圖示,已經插入「稱謂」欄位,點選「關閉」。

17.點選「下一步:預覽信件」。

18.出現必一筆資料「郭嘯天 先生」,點選下一筆資料的按鈕,可以預覽其它資料。

19.如圖示,為第4筆資料。

20.點選「下一步:完成合併」。

21.點選「檢視\工具列\合併列印」,開啟「合併列印」工具列。

22.點選「合併至新文件」,會合併所有文件,並開啟新的檔案。

23.點選「確定」,合併所有文件。

24.已經合併所有文件,可以檢查或者修改合併以後的資料。

25.點選「列印」,列印感謝狀,完成感謝狀的製作。

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