200610150806如何成為時間管理的黑帶高手

 

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感謝鴻欽的邀稿,才讓我有機會在會刊上面分享我的時間管理心得,我一直對研究時間管理很有興趣,經過多年來的嚐試,也整理了一套自己的時間管理系統,趁著月刊發行的機會和大家分享切磋。我先引一段我的朋友RAINBOW的一段文字

……………….有系統才有高效能,但如何舉出更生動的例子來說明呢?我發現用"加法"和"乘法"來打比方,會更清楚,很多書也會舉出一系列的原則,但因為原則間系統聯繫性不強,其效果好像是加法,若每個原則的有用性是十分,三個原則就是三十分,但若原則間系統性很強,其效果則像是乘法,若每個原則的有用性是十分,三個有系統的原則,若能切實實踐,所發揮出來的力量,就是一千分。

一個好的系統是相互影響的,連結性很強,下面是我的時間管理系統圖,先看一下,細看文章時就會更容易瞭解。系統裡每一個圓圈代表時間管理的一個步驟,

大部分人可以做好一個或數個步驟,但是大都沒有辦法串聯成一個完整的時間管理系統。


基本上,每天我們生活或工作上遇到各種事情(老闆或客戶的要求,對朋友的承諾等)數量相當的大,需要一套完整的系統來儲存,上圖紅色的部份,是指需要儲存的資料庫,我們必須有紙筆或PDA等工具來記憶,統統放在腦子裡是記不起來的。以下就逐一敘述各個步驟的意義及執行方法。

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1. 收件匣

時間管理的第一步是將雜事收集到收件匣。

何謂雜事?其實所有進入您精神及現實世界的事,包括實體(紙張,文件等)及虛擬(心中的念頭,上司的指令,對他人的承諾等)的事,都可以算是雜事。
在我們的生活中充滿了雜事時,我們是無法採取任何行動的,當我們生活上工作上帳單,企劃案,備忘錄滿天飛,電腦中塞滿了EMAIL,腦中裝滿了各種的約會、承諾、想法,我們就聽不到自己內心真正的聲音,我們必須將這些雜事做好整理,這樣才不會在工作時成為我們的絆腳石,阻礙我們前進。

一般人把雜事記憶在頭腦之內,但這樣子是記不住的,上帝造人的時候,為人類設計了一個強而有力的CPU但是RAM(隨機記憶體)給的很小,這樣造成人類的短期記憶空間很小。我們必須把雜事記在頭腦以外的地方,例如小記事本或者是PDA,這樣子我們才可以容納這麼樣多的雜事。

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2. 加工及分派

我們將雜事由收件匣中拿出來後,就必須將雜事加工成可以做的行動,我們才可以處理,我們將雜事加工成行動的流程分成最重要的三個問題。

a. 這件雜事是什麼?

面對一大堆雜事,我們通常沒有機會好好思考,事實上我們要先知道”這是一件怎樣的事?”,才能繼續處理,當一本雜事的筆記本,裡面塞滿了200個備忘事項,你會知道這個問題是很重要的。

b. 這件事情需要我採取行動嗎?

有些事無法行動(例如您小記事本中紀錄的餐廳地址及電話號碼。),所以這時候您有不可行動項目的處理選擇,將之好好的紀錄在另一個地方。

c. 下一個行動是什麼?

針對可以行動的項目,您必須將之釐清為可以行動的敘述,你可以問自己兩個問題,”對於這件雜事,你希望達成怎樣的成果?”及”要達成這個成果的下一步行動為何?”

當小記事本或PDA中的每一件雜事都加工成行動了,這時候我們必須將之分配出去,依照這件事情可否採取行動,分成兩大類”TO DO”及”資料”。

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3. ”TO DO”及”資料”

當雜事經過加工及分派後會被放到兩種不同的地方,可以行動的部份就放入了”TO DO”資料庫。這件事情是無法採取行動的,就放進了”資料”。 這個過程和寄信後郵局發送郵件的過程很像,每一件加工後的雜事,都有一個他應該放置的地方。

“TO DO”就是一般人所說得”待辦事項” 。

包括了行事曆及一些要執行的事項清單,這些事情我們可以選取需要的部份利可執行。如果這件事情處理的時間在兩分鐘之內,就不要拖延,立刻解決掉。如果超過兩分鐘,就要放入我們的系統內,追蹤處理。

資料”則是一些無法處理的事情,可分為以下幾類

a. 垃圾:最佳的歸宿是垃圾桶。

b. 參考檔案:每個人應該有一套文件檔案系統來放置這些東西。

c. 夢想清單:這些事我們想做的事情,但是現在作不到,例如,學開飛機,買保時捷,到孩子到非洲探險,這些都算”資料”內的夢想清單。

我們必須把可執行及不可執行的事項明確分開,才不會讓我們的資料量太大,讓我們可以迅速找到待辦事項,並開始執行。

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4. 排程

我覺得在我學習及實踐時間管理時,有一件事情很重要,就是如何規劃好今天要做的事情。我每天早上都會將自己前一天發生的事情作整理,接著製作一張”每日工作清單”出來,這樣一個工作"就叫做"排程"。

排程的事項來源有兩類,第一來自”TO DO”,包含"行事曆"及"待辦事項",有時間性的事項是屬於行事曆,沒有時間性的事項則放在待辦事項。人的時間及精力有限,所以我們需要考量事情耗費的時間,處理的次序,事情的重要性,

逐項放日每日工作清單中,並加以調整,刪除或延後較不重要的事情,讓一天的工作更有效率。另一類來源是”TO BE”,我們會在講到”TO BE”的時候再做解釋。

在排程時有三個重要的問題,"我有多少時間?","我有多少精力?","我有多少待辦事項?",要將這三點詳加考慮。每週開始時,我們也可以作一週的排程,能每週每日持續不斷做好周排程及日排程的人,我們可以稱他們是時間管理的黑道高手。

排程的方法和把積木放入積木筒的過程很像,在體積有限的積木筒中放入超過積木筒體積上限的積木,除了買一個更大的積木筒外,另一個方法就是捨棄不需要的積木。作好排程,我們已經為即將來臨的一天做好準備,現在的問題是,上午十點三十八分,我們要做甚麼?

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5. 執行

每天早晨,當我們做好了一份”每日工作清單”,我們也通常準備好要出門了,到了上班的地點,你又要如何來運用這分清單呢?首先,你需要一些工具,包括一個倒數碼表鬧鐘,一包3M的即可貼,當然還有你的清單。

我每天的上班日開始往往是這樣一個畫面,走進辦公室後,難免有一些迎面而來要處理的問題或電話,經過了一陣子忙亂後,你開始有了一些可以自己掌控的時間,這時你就可以開始運用”執行” 。

首先,我會由清單中選出3-5件要做的事情,先寫下3M的即可貼上,在每個事件的右邊標上10這個數字,接著設定倒數碼表鬧鐘到10分鐘,並開始專心的處理第一件事情

重點是,在這10分鐘內,絕不要去作3M的即可貼以外的事情,就算有干擾(如電話進來,老闆叫去講話等)把倒數碼表鬧鐘按下暫停,處理完干擾我們的這件事,回來繼續計時。10分鐘到了,就強迫自己停下來,開始作第二件要做的事情。若10分鐘還沒到,我們已經做完第一件事情,那你就直接作第二件事情。

這樣一個方法,讓我們輪流的處理3M的即可貼上的所有事情(通常也是作重要的),每十分鐘切換工作的目的是,讓我們對要處理的事情充滿新鮮感,不會厭倦。每三十分鐘,則要作一次真正的休息,花個五分鐘,去作自己想做的事情(喝水,看報等,也要設鬧鐘),等鬧鐘響了再回來,繼續作3M的即可貼上的事項,直到全部完成。再繼續列3-5件要做的事情繼續行動。

有一個期限(如10分鐘),就逼的自己把心思放在眼前的事務上,強迫自己處理這個問題,而10分鐘又不算太長,因此自己對處理這件事情的排斥感也不大,所以是一個很好的策略。這個心理學上的原理稱之為期限效應,這樣一套方法稱之為"輪動系統",可以大幅增加我們執行事情的效率,提供大家參考。

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6. 檢討

檢討為成功之母,每天做事完後,本來就應該針對自己處理事情的方式及態度作一個檢討,若能養成寫日記的習慣,更是一個自我檢討的好方法。每週也應該要作一個周檢討,並趁機訂出周計畫,周檢討的方式如下:

a. 將所有雜事放入收件匣,處理並組織所有的雜事。雜事包含以下項目(散落的紙片:記事小紙片或即可貼, 名片, 收據,筆記本資料,日記型式資料:日記, 會議記錄, 隨手抄錄的筆記.等)

b. 行事曆檢視:檢討之前一週的行事曆,檢討未來一週的行事曆

c. 清空你的腦袋:寫下所有你想的到的清單,如下一步行動,任務 ,夢想清單等清單,將腦中所有新的想法都納到系統中。

d. 檢視清單,檢查所有清單並作整理及調整,清單包含以下種類,

. 任務清單:各種專案的清單

. 下一步行動清單:所有的可行動待辦事項

. 任何相關清單(購物等):可以安排下ㄧ週的購物行程

. 夢想清單:看看本週可以實現哪一些自己的夢想

定期做好檢討工作,我們能夠更加瞭解自己,發現自己的優缺點,如此才能在做事的時候,做出更好的選擇及決定。

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7. TO BE

<<第八個習慣>>的作者柯維博士曾經提到"….第四代時間管理,是兼顧人與事,是TO BE加上 TO DO,而一般的時間管理,則以"TO DO LIST"為主""。這句話真的是一針見血的點出了時間管理的要義。縱然確實的執行前述的六個步驟,可以讓我們生活及工作更有效率,但是我們真的就找到我們內心的聲音,往成為心目中的理想自我(TO BE)而前進呢?這是很令人懷疑的。

簡而言之,TO BE就是由更高一點的角度來看我們的生活,著重於"我想成為一個怎樣的人,這週我要做哪一些事情來成就這個目標?",也要落實成為行事曆或待辦事項這些可以執行的項目,例如想做一個好老公,就要ㄧ周陪ㄧ次老婆大人約會單獨吃晚餐,想要有健康身體,就要每週三次的運動。這些TO BE的事項,可以每週計劃後,加到"排程"之中,在每天的生活中執行。

要成就TO BE也是一個大話題,要整合手上專案,做好角色平衡,要設定長期目標,要知道自己最想做的到底是什麼事情,由於本篇文章鎖定在時間管理,篇幅有限,有機會再討論。

結語

對於一般的人來說,認識自己並不容易做到, 但是如果想認識時間,只要有心,每一個人都可以做到。 --彼得.杜拉克”

 

時間管理系統可以大幅增強我們信守承諾的能力,並用確實而有效的方式,組織我們每日的工作,是個值得您學習的好習慣。各位親愛的會友,金錢和時間都是我們一輩子需要好好管理的東西,何不花一些功夫,好好的研究一下呢?

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