20130125055430th 台北場 幸福行動家時間管理研習會 課後心得


時間是在下午一點半,看著Mr. Children的「Kurumi」,眼眶微濕,聽過這首歌曲無數次,但是還是常常被感動,或許是因為和一群幸福行動家一起聆聽,聽得時候,總讓我想到很多事情,觸動內心深處。

幸福行動家並不是只有時間管理,固然這是課程的基石,但是還有社群,還有幸福的追求,這些更加重要,幸福才是目的,其他都是手段。

這篇文章討論了「FAST原則」、「GTD Style 桌面」、「在一起」,希望大家可以由這三個角度,一窺幸福行動家奧妙。

Keynote
1 FAST原則
這個故事,要從個馬桶說起,上週五,我回到台北家準備隔天的30th時間管理研習會,早早入睡,一覺到二點,卻發現馬桶有漏水的聲音,起來處理,糟了,關 不掉。回到床上,屢睡屢起老是睡不好,後來只好早早起床修改投影片,沒想到因禍得福,把之前的FAST原則融合到第二天的課程中。

FAST是什麼?就是青蛙(Frog)、行動(Action)、支持 (Support)、任務(Task) or 時間(Time),第一天我們使用八頁小書,管理好兩三天的事情,第二天,我們使用客制化的工具,管理一年內的任務,並可以套用在自己客制化工具中。這樣 一個概念,貫穿了兩日的課程。

FAST原則就像是CPU,讓從「收件匣」(有多種形式,如隨身、電郵、 Legal Pad等)收集進來的雜事,經過FAST的加工,就變成清單及資料,除了放到行動或任務清單外,還可以放入43 folder及行事曆(日期相關),以及檔案櫃及六個高度(大量文件及人生長期規劃),形成完整的系統。

有了FAST原則作為理論基礎,就可以針對不同行事的專案工作,不同組織的職位功能,設計不同的時間管理工具因應,因為一個讓我睡不著覺的馬桶,卻得來了很棒的靈感,不知是該喜該悲,人生真是奇妙呀...

預覽程式
2 GTD Style桌面
時間是上午十點半,同學全神貫注看著我示範的桌面,搬移文件書寫筆記,就像是想到自己工作時火力全開,有如八爪章魚,面對湧入的電話、各種email、同 事溝通、大量文件、腦中想法等,卻能好整以暇,從容以對。這是因為我們設定好的GTD Style的桌面,可以處理大量數位及非數位的訊息、有處理干擾(Interruption)的良好對策,雖然日理萬機,但是確認讓各種行動事項,資料 「各就各位」。

這個橋段本來只有30分鐘,但是在同學的熱情下,花了大概一個小時才結束,這個GTD Style桌面其實就是我們的「工作站」,應該在辦公室及家中要各自設定一個,常出差的人,也需要設定一個隨身工作站,「檔案管理」才可能做得好。

這幾年講授時間管理下來,發現我們還是脫離不了紙張,因此,有個GTD Style 桌面,才可能處理更加複雜的任務管理問題,也就是FAST原則中的「支持」(Support)。

像是理髮師的剪刀,外科醫生的手術刀,畫家手中的畫筆,音樂家手中的鋼琴,慢慢覺得每個人都應該好好思考自己的GTD Style 桌面,在學會時間管理的所有理論後,就要落實在每日基本操作上,這是我們執行事情的關鍵所在,這裡面學問還很多,我們持續認真學習。

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3 「在一起」很重要
朋友和我說,最浪漫的三個字不是「我愛你」,而是「在一起」,一開始,覺得是一個笑話,但是體會日久真的如此。夫妻、家人、夥伴,都是一樣的,越是常常在 一起,互動關係才能良好,信任才能增加,長久下來,就能形成更好的人際關係(Interpersonal Relation)。

在幸福行動家兩天的課程中,助教、學員在時間夠多,又有很多深刻的活動,每當進行 到某一個階段,就會產生感動或震撼,因此,學員從彼此陌生,因為執 行共同任務(小組討論、自我介紹、分享生命深刻之處、相互協助訂計劃等),人際關係互動快速增加,課後再借由Facebook及微博這類工具相互連結,並 且舉辦課後聚會,形成一個人際網路,擁有更多朋友。不僅如此,我們在多城市有沙龍,有些人陸續成為講師,用心帶領及推廣,終究形成了一個幸福行動家生態 系。

這個幸福行動家生態系,雖然不常碰面,但是卻在各種SNS(Facebook、新浪微博),形成一個流通網路(Distribution Network),聲息相聞,非常熟悉,等到有沙龍活動,又能聚會,升高溫度,著實帶給我們許多幸福感。

我的朋友臧賢凱前兩天留言給我「幸福行動家是一種「分佈式「的聯繫,參與者像分佈 在各處的芯片,通過網絡「連接「起來,形成醞釀群體智慧的生態系 統,適應,學習,進化。但避免內部聯絡的緊密,趨向傳統組織的「中心化「(以永錫為中心),而需要不時地出現新的物種」說得真是太好了,我一直找不出話語 來形成幸福行動家,但是賢凱幾個字就講得清清楚楚,真是高手呀。

不是只在交朋友,而是在交朋友時,一併把網路給架設起來,但也要注意賢凱所說的要「去中心化」、「增加新物種」,這樣才能把幸福行動家社群及生態系做好,這也是我持續努力的目標。

Photo 36
結語
這次研習會要感謝主辦人俊明及許多辛苦認真不遠千里而來的義工及助教,還有七分鐘講員,這次特別的是來了兩位我身邊親密的人─老婆及堂姐,讓課程場域大為不同。感謝所有的學員,您們真的是最棒的。

下次研習會是3/30在廣州,這是第31屆幸福行動家時間管理研習會囉,期待和華南的朋友碰面。

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