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我 是一個很喜歡塗塗寫寫的人，總是要買很多筆記本或用回收紙來思考事情。當我想任務的時候也是如此，不拿一支筆總覺得不舒服。和別人開會，總要桌上有指有筆 才有靈感。以前都需要常常買筆記本，雖然紙製筆記本精美大方，但總是頁數有限，需要頻頻購買。剛剛買到iPad時，我覺得這就是很適合塗鴉筆記的工具，但 是軟體方面總是不如人意。
2011 年2月份在美國看到Maclife雜誌介紹Notes Plus，總算是找到自己可以接受的工具，不僅編輯單一頁面的功能齊全，也能夠做好大量的筆記管理。前幾天，我們介紹了運用Notes Plus來寫文章的技巧，今天我們回歸我的老本行，來看看對於時間管理Notes Plus能夠幫助我們什麼。

任 務清單是我時間管理中很核心的一部分，什麼是任務，就是需要很多行動才能完成的事情。舉凡買房子、籌備結婚典禮、找工作、賣出自己的二手車、到國外旅遊， 這些都算是任務。因為要完成任務，我們需要做腦力激盪、開會、思考任務的方向、列出工作清單，我們需要趁手的工具來這件事情，而我就是要介紹，如何運用 Notes Plus來管理好自已的任務清單。

(1) Notes Plus任務清單的單位-頁面

為什麼理論和工具可以結合得天衣無縫，因為”單位”是一樣的。

那麼"單位"是什麼意思？Notes Plus 的單位是什麼？任務清單單位是什麼？兩者又如何結合呢？

單位表示一個可以重複被使用的東西，而且存放的空間要趨近無限。Notes Plus 和任務清單的共同單位叫做index card（索引卡）

我把Notes Plus的一個頁面當做一張index card，這就是單位的名稱，在這張index card單位中，我可以在Notes Plus頁面中寫會議記錄、列行動列表、畫心智圖、甚至打字、錄音都能做到。

在任務清單中，這一張張index card能夠描述任務的樣貌，做出任務規劃、任務的下一步行動清單，任務的補充資料。

因此運用Notes Plus來做為任務清單非常合適

開會時，我就把這個任務的會議記錄當做任務補充資料。
回家後，整理會議記錄時，一面轉化成下一步行動。
清空收件匣時，就一面把有關於這個任務的點子寫到Notes Plus中。

除此之外，Notes Plus可以做出不同顏色，不同筆觸，還有Close-up（放大頁面讓我們可以細部修改筆記），真的非常的好用，建議您一定要試試看。

（2）將Notes Plus頁面組織成任務清單

我們寫了越來越多Notes Plus的index card後，就面臨到如何組織的問題，因為

一個任務，意味有很多的index cards
一個任務清單，意味有很多個任務
如何整理這麼大量的index cards就成為很重要的議題。

Notes Plus有很好的清單組織方式，讓我們輕易建構出任務清單，這個概念有點像是Window上面的檔案總管，利用樹枝狀的結構來組織。我用我自己的使用方式來舉例

第一層就是任務清單，我分成inbox，本月任務，長期任務和寫文章的靈感。

第二層屬於任務清單的列表，例如在本月任務中，我把近期的任務依照日期排列，這樣子輕鬆就可以掌握最新的任務。（上圖是我近期任務清單）

第三層是Notes Plus的頁面縮圖預覽，我們可以輕易找到自己想要找到的頁面，並可以搬移頁面（這個功能超級好用），還可以刪除頁面。（上圖是單意任務下面的各張index card）

本來凌亂的Notes Plus經過組織，就變成了實用強力的任務清單，真是叫人愛不釋手呀。

（3）更新任務的方法

昨天我開完了BNI的例會，並記滿筆記，回家整理時，本來是11頁的會議記錄index cards（收件匣），我先手繪整理心智圖再一張紙後（加工），重新寫回Notes Plus後變成6頁下次開會的計畫。（行動清單）

我這篇文章也是如此寫成的，本來是一個要把Notes Plus最為任務清單的想法，在Getideaz寫了一些概念（收件匣），後來又在紙上用心智圖整理出本書的結構（加工），最後在文書處理軟體上完成。（行動）

我 因此有了一層體會，覺得更新任務就是在不同的"容器"中切換的遊戲，手機、紙張、電腦都是容器，換了容器就換了想法，一步步提煉出更好的見解。一個好的原 始點子，從一個好的容器，跳到另外一個好的容器，或者是發散，或者是收斂，都讓原來的原始點子變得更加成熟，更加接近本質化的思考。

這是我最近的收穫，也和大家分享。

結論

俄羅斯文豪托爾斯泰認為「世界上該學的事情很多，但真正重要的只有一件，那便是如何生活。」

我之所以喜歡時間管理，很大的原因是，這些操練讓我們的生活品質更好。掌控好任務清單其實是非常重要的時間管理能力，超出了行動清單的繁瑣，專注在核心的任務上不斷提昇。

我 的比喻是兩個人在山腳下，一個人就在山腳下一直繞著這座山繞，一個人則是目標放在攻頂，努力往上爬。擁有行動清單就像是第一個人，一直繞著山，永遠看起來 很忙，絕對不會沒事做。另一個人則是選擇困難的攻頂，時時會遇到困難，但是一旦完成攻頂（達成艱難的任務）得到的成就很大，對自己能力的提升也大。

這篇文章雖然是藉著Notes Plus來講管理任務清單這件事情，但是裡面的原則(index cars、任務下一步行動、補充資料、任務規劃、任務清單)則可以廣泛運用在各種工具上，因為不必為了工具而被綁住了思考，大家加油。

又，這篇文章是送給我的朋友老K的，元宵快樂。

3/5第十六屆的幸福行動家時間管理研習會，一起來管理好自己的人生喔

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