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在練習"組織"的能力時，其實也是一套掌控人生的功力，花四年半的時間，學到掌控人生的方法，看似很慢，其實很值得，因為許多人道了四、五十歲，還是無法掌握自己的人生。

今天我們要講組織，就要釐清收件匣、行動清單、任務清單、六個高度這幾個名詞，首先要介紹”整體、部分、新整體”這個概念，因為這個概念可以貫穿這幾個名詞。


（1）”整體、部分、新整體”的基本介紹


我第一次看到整體、部分、新整體的概念是在多年前Steven Covey的書”與時間有約”（大陸翻成”要事第一”）,他以Pizza當成整體，切成五片後變成部分，最後又可以組成一個新的整體。

前幾天看大前研一出道之作”新。企業參謀”沒想到又看到類似圖表，先從整體開始思考（整體：方形）在拆成部分（找出關鍵部分），組成新整體（整體：圓形）。


這兩個”整體、部分、新整體”的概念讓我深思，在我看來，這就是”蒐集、加工、組織”中的組織，藉由清空收件匣及每週檢視等活動，讓新的整體產生，也請看看下面的內容喔。



（2）從收件匣到行動清單

我們之前一直講的”蒐集、加工、組織”流程，三者搭配起來，會成為一個很強力的工作系統。

當我們蒐集雜事之後，可以把收件匣其中的東西當做一個”整體”，加工成為一個個行動是，則是”部分”，最後一起放到行動清單後，變成了”新的整體。”

原本雜事的狀況，被加工成行動，這個圖形比較像是大前研一的模型，因為有些雜事加工成行動前就覺得不重要刪除了。

這是我們套用在收件匣到行動清單的第一個例子，在這個階段，我建議的時間管理工具是一般的代辦事項軟體，例如Outlook的todo，只要能夠按照場合分類即可。

（2）任務清單



其次，我們要管理任務時，會用比較複雜點的模型，首先收件匣本身可以加工成任務及其下一步行動，可以累積任務清單。（我用樹代表任務，把即可貼中有一棵樹當做任務清單）

但是長久累積任務清單，就會逐漸分出年度目標、五年計畫、角色責任等比較長期的東西，我們稱之為六個高度。

因此，每週檢視，我們先從收件匣加工出新的任務，但是我們也會檢視六個高度
（更長期的目標）來看看有無需要啟動新的任務。

這個層次，收件匣和六個高度是一個整體，我們每週檢視找出想要修正的任務及其下一步行動，這就是部分（請注意，這裡任務也變成部分了），接著又組成新的整體-任務清單。


這個階段我建議的工具是類似樹枝狀結構的軟體，蘋果電腦上我建議用Taskpaper這個軟體，PC上我以前用的Mylifeorganized，可能是不錯的選擇（不好意思，我已經用蘋果電腦很久了，PC上的程式不熟）。


（3）六個高度

我2007年擔任講師時，就設定了2017年影響一百萬人成為追求幸福的行動家最為我的願景，也將之寫在我的六個高度中，這幾年下來，不斷地往這個目標邁進，我可以說這個目標改變了我自己。

但 是追究起為何我會有這個想法，是因為我做到了”每週檢視”並養成習慣。每週檢視任務清單，自然會產生一些更高高度的想法（角色責任、長期目標、願景等）， 因此任務清單和六個高度是一種try&errot的過程，我們設定了更高層次的目標，但是藉由完成一個個的任務，採取一個個行動，在每週檢視來回 驗證，卻認識自己長期執行的目標。

每當我們每週檢視任務清單這個整體，若是想到更長期的目標或角色責任（這就是部分），就可以放到六個高度之中，打造新的整體。


這個階段我認為好用的軟體是蘋果電腦上面的Omnifocus，這個軟體做得非常好，因此能夠管控六個高度─任務清單─行動清單，三個大的層次。

結語

我喜歡求知，也喜歡思考，更喜歡寫作、演講分享，這是一個求智的過程，更讓我覺得高興的是我探討的主題是”時間管理”這讓我可以更有效率，除了面對好工作、生活的事情，更能夠有時間來做研究、思考。

昨天和好友蘋果核討論”整體、部分、新整體”這個概念，我們都覺得作為貫穿組織這個流程非常合適，所以也寫出一篇文章和大家分享，或許這個概念比較複雜，沒關係，我一定會努力寫文章讓大家理解地，呵呵。

永錫8/29要到高雄和大家分享"十倍速影像閱讀"分享閱讀的快樂喔，歡迎參加。

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