2008-07-06 10:16 黃金通訊錄十招 打通人脈任督二脈 twhsi電子報 第六期
標籤 ： 大 多數人的通訊錄通常是這樣的，email放在web mail的通訊錄，電話號碼放在手機中、筆記本中，名片躺在書桌的抽屜理，同樣一個人的人脈聯繫資料就這樣四分五裂。其實通訊錄中一個人應該只有一筆資 料，架構好一個單一的黃金通訊錄，並根據需要，將通訊錄和不同的工具做好整合（手機、skype、web mail中），根據我多年來建立將近2000筆有用人脈資料庫的經驗，想要建立好整合的黃金通訊錄，有黃金三原則：
a 用軟體建立單一資料庫
b 名片資料數位化
c 把電腦和手機同步通訊錄
史丹佛大學研究中心曾經發表過一份人脈的調查報告（出處"人脈存摺"一書），一個人賺的錢，12.5％來自知識，87.5％則是來自於關係。也就是說即便在以專業掛帥的知識經濟時代，人脈仍是攸關賺錢與否的重要關鍵。 經營人脈是一件一輩子的事情，雖然架構通訊錄的工作並不簡單，但是今天我們將之整合成十個步驟，只要一步步踏實做好。就能夠運用黃金通訊錄十招，打通人脈任督二脈。
1 建立電腦通訊錄，打造黃金人脈
很多人收集名片，但很少人好好在電腦上面建立完整的人際通訊錄。目前PC上面的 Microsoft Outlook及蘋果電腦內建的通訊錄，都是相當優異的通訊錄軟體。想要架構數位化人脈，第一步就是將自己原來的通訊錄架構到電腦上，我也列舉以下好處：
只要有打字的能力，電腦上修改增刪資料相對容易
方便同步到行動電話，備份起來也比較簡單快速
所有的資料整合在一起（手機、電話、emails、生日等），要查詢資料待在一個地方
有更多運用資料庫方式（例如可以利用群組功能批次寄出電子郵件、簡訊）
利用群組概念，批次、分眾做好人脈關係維持的工作
古 代農業社會，人際關係相對簡單，終其一生，可能只認識數百人。現代社會中，人和人互動頻繁，人脈累積速度比起以往速度快得多，只有將人脈資料庫數位化，統 一整理，才能將數量不斷增加的死人脈（雖然拿到名片，卻從不聯絡），活化起來。個人人脈管理用現成的通訊錄軟體，即可擁有成本最低、相容性最好的好處，值 得大家好好學習。
7/5 我所屬的員林青商舉辦總會"一個邁向成功的機會"的研習活動，身為主辦者之一，也藉機認識了許多好朋友，交換了二十張左右的名片回來。要是照我以前的作 法，就會把名片放在書桌上的收件匣，可能很久都不處理。但是由於科技的進步，隔天早上我就會將今天收到的名片，轉化成數位通訊錄資料，並配合拍攝的相片， email到新結交的好朋友信箱中，建立數位溝通的第一步。這一個幫助我快速將名片資料數位化的神奇科技發明，就是名片掃描器。
試想，我們若是只利用實體的名片資料夾來管理人脈，超過三百張名片以上搜尋就相當困難。若是利用名片掃描器轉化成數位資料，輸入Outlook之類的通訊錄軟體中，就算是三千筆資料，一樣是放在同一台電腦中，不增加任何重量和體積。
以前用手工打字輸入名片，20張名片就要花上半個小時，現在用名片掃描器仍然要花上一些時間。因此名片處理要採取批次處理的 原則，不要拖，每天把昨天的名片批次掃描進去，這樣子逐步累積，日就便成珍貴的人脈資產。愛默森說"好習慣是由一些小犧牲所養成的"，想要有好用的人脈資 料庫，就要花時間學習數位工具，並定期整理收到的名片。
如果一開始名片量不大，也可以一筆一筆輸入名片資料，最重要的資料包括姓名、手機、emails，只是這樣子耗時會較久。
建立黃金人脈數位資料庫，第一步是將資料放到單一通訊錄軟體，第二步將名片數位化，第三步就是將電腦及手機的通訊錄同步
先 說個故事，2004年7月，老大剛學走路，最喜歡玩把東西丟到桶子的遊戲，一天早上，他一手拿起老婆的手機丟到了馬桶裡面，於是，當天下午，老婆就擁有了 一台全新Sony Errison的白色T610手機，隔天，老大又手癢，拿起我的手機就往馬桶丟進去。好多人都羨慕我們夫妻感情好，連手機都一起買T610黑白雙色手機， 面對好友的稱讚，我們也只能苦笑.......
老婆本來總是認為自己對數字及電話號碼記憶力很好，手機掉進馬桶後，才發現長久以來的朋友電話都不見了，也因為這次的慘痛經驗，讓我們對電腦和手機的同步更加重視。目 前永錫是將蘋果電腦macbook透過Missingsync這個軟體，和我的treo650手機同步，為避免碰到亂碼問題。我只更蘋果電腦的通訊錄資 料，同步時是將蘋果電腦資料覆蓋到treo 650上面。除此之外，我在蘋果電腦通訊錄中有一個分類是老婆專用，可以將老婆的通訊錄和她的iphone同步。也就是同一份通訊錄，同時和兩個不同的手 機同步。
做到這三個黃金三原則，我們的通訊錄資料就轉變成非常強力的人際關係工具，接下來，我們也介紹其他七個招數，讓我們的加速打通人脈管理的任督二脈。
4 建立數位通路最重要的資訊-emails,手機號碼
剛 開始認識人，大家往往不知道如何逐步將人際關係的互動層次提昇，其實一般而言，人際關係由認識、熟悉、信任、默契、理性溝通，有有其一步一步的過程。而想 要運用數位通路和他人建立關係，初期最重要的兩個資訊是emails和手機號碼。我常常在參加完外面課程或開完會議時，回程就傳手機簡訊給互動很好的講師 或學員，之後並利用email將相片寄給對方，利用emails和手機號碼，表示感恩及建立關係。
日本趨勢專家大前研一，將實體碰面的人際網路稱之為 hot network，利用數位方式聯絡的人際網路稱之為 cold network，利用數位方式聯絡，最重要的就是速度，在互動的關係溫度冷卻之前，就建立了溝通的管道，這樣子就是做好熟悉階段的工作。
每 月初，永錫也會精心書寫電子報文章，email給好友們，一方面可以讓大家分享到我們專業（時間管理）上的一面，另一方面，好朋友接到電子報也會知道自己 的近況。也常常因此，我也會收到好友關心及鼓勵的信函，讓人倍感溫馨。發行的頻率要適當，一個月一次就好了，以免造成收信朋友的負擔。
由於emails,手機號碼這兩個資料如此重要，當收到他人名片時，我都會問"這是您最常收信的email信箱嗎？"，若是公司高級主管，常常沒留手機號碼，我也常常會請教可否給予手機號碼，這樣子才能讓自己的資料庫更加完善。
打 開電腦螢幕的桌面，若是只有20個檔案，只要放在桌面即可，每次就能夠輕鬆開啟自己要工作的檔案。但是我們有200個檔案時，統統放在桌面上絕對不是一個 好主意，倒是可以建立幾個資料夾，把檔案分類放在其中。但是當我們有2000個以上的檔案時，放在檔案夾也不敷所需，這時google desktop之類的桌面搜索軟體就變成一個更好的選擇。
我們想在手機上快速找到聯絡人的情 況也類似，當通訊錄筆數很少（50人以下）時，用預設的選單來選擇就可以快速找到聯絡人，但如果我們開始運用黃金三原則建構通訊錄，並讓電腦和手機通訊錄 同步，聯絡人的數量就會迅速增加，此時迅速找到想要聯絡的人脈資料，就可以依照筆數，使用下列方式來處理：
a 資料夾分類法（50到500人）
一般手機都內建群組分類，利用資料夾（家人、工作、同學、親友、廠商等）分類。建議同一個人名下要有所有的電話（公司、私人、手機），這樣子資料比數才不會過多。
b 姓名拼音分類法（500到5000人）：
如果您的資料比數在五百人以上，您就會發現用資料夾是不夠的，一點下去資料夾，出來80筆資料，翻頁就要很久，這時候可以採用姓名拼音分類法，在姓名前面 加上注音輸入法各字的英文第一碼。例如 江洋 是je、張永錫是 juc，雖然第一次將姓名依照拼音分類很慢，但是以後任何手機，都可以用此方法快速索引，不需要為了不同手機調整通訊錄
c 全資料庫搜尋法（數量非常大時）
很多手機都內建了通訊錄關鍵字搜尋功能，要找"江洋"，輸入姓名一部分，就可以找到。我通常會在通訊錄放入許多資訊（職業、居住區域等），如外出有需要，查詢"律師"就可以找到法律專才方面的人脈，搜尋"雲林"就可以找到住在雲淋的朋友。
在手機上快速找到聯絡人，才可以節省許多時間，達到工具使用上行雲流水的境界喔 :>
在我學習人脈管理的初期，楊舜仁老師的個人CRM概念給了我很多的啟發。楊老師將通訊錄的資訊分為水平及垂直關鍵字兩個領域，讓關鍵字的搜尋威力更加強大。
a 水平的關鍵字，通常是名片上所提供的資料
例如姓名、工作、地區、職稱、各種電話、email，這時候有一台名片掃描器對自己的幫助很大。
b 垂直的關鍵字，也就是自己加上的關鍵字分類
例如碰面的日期及場合、專業能力、居住地區、親疏關係、各種紀念日（生日，結婚等）。
這樣子就可以在自己的通訊錄中做到關鍵字搜尋，例如組合"台中"、"律師"，就可以找到台中的律師，組合"高雄"、"仲介"就可以找到高雄的房地產經紀人。一旦名片數位化、關鍵字化，列印標籤、同時發送千份電子報、發簡訊給數十人等都原本費時費力的工作，都不再是難事。
6/3 我們ITM站長會議利用了skype多方通話會議，五位站長分在台灣各地，卻能夠聚集在一起舉行會議（上限10人），真多虧了skype的多方通話功能 （而且免費）。從2003年至今Skype使用者之間的免費通話已經突破了一千億分鐘，可以說全世界的國大部分際電話，都使用skype來進行。不僅如 此，就算國內一般長途電話、手機通話，也可以節省許多費率，真是創業初期不可或缺的好夥伴。
8 別自個兒用餐，兼顧人脈的專業及感性層面
5/18 我在彰化舉辦了一日時間管理研討會，並在會後安排到風尚人文餐廳用餐，一群人談談笑笑，到了八點半才依依不捨的告別。這場研習會中交了不少朋友，也促成了 5/20 In the morning（ITM）時間管理社群平台的產生，更讓我體會到好的人脈經營，要兼顧人脈的專業及感性兩個層面。
a 專業是要串連供給及需求的那一座橋
*將身邊認識的人組織起來定期聚會(以我自己為例是參加各種社團，如青商會、華人講師聯盟等)
*提供專業，幫助別人(我利用時間管理研討會來幫助他人)
*成為朋友間的專業訊息傳送平台(寄送每月電子報)
如此一來，不用喝酒、應酬、高爾夫，一樣可以經營客戶及人脈。
b. 經營人脈的感性成分需要時間
真正能發揮作用的人脈，一定要經過時間的發酵，但是常常我們太急於見到結果，反而欲速而不達。其實兒時玩伴，以往同學，這些交情都經過時間的發酵，我們正 可以好好地結合感性的層面，建立更深厚的關係。以前的主管及職場前輩也是很好的感性人脈，沒有同輩間的複雜利害關係，我們可以由和對方分享我在職場的心得 及成長的角度出發，建立良好的關係。有時吃吃喝喝，大家聚餐一下，更是卸下新防，增加互動的好方法。
別自個兒用餐，無論大小場合，找機會將別人一起拉進你的活動，提高自己的能見度。讓別人感受到我們的熱情，熱情的力量可以融化一切，興趣分享是建立關係最好的方法，我們一起共勉。
9 運用簡訊做好非同步溝通
7/4是我的好友Rebecca的生日，在生日的前一天，我就在PDA手機上寄出一封簡訊，祝賀她生日快樂。簡訊是很貼心的人脈利器，比起email可以更加即時傳達訊息到收簡訊人的地點，而且對方就算很忙，還是可以瀏覽一下訊息，屬於我所謂的非同步溝通。穩們可以在下列時機應用簡訊來傳遞訊息:
a. 在特殊節日，傳簡訊給好友，讓其感受到自己的用心（生日、紀念日等）。
b. 利用簡訊統計參與人數，例如開會的人數。
c. 電話打不同時，立刻傳簡訊，請其回電
d. 事前通知活動細節，例如集合時間及地點。
e. 不方便聯絡時，用簡訊溝通（看電影、開會中，朋友打電話來）
市場研究公司Gartner預計，2008年包括日本在內的亞太地區手機短信發送量將達1.7萬億條，這是相當驚人的數字，您開始使用簡訊來為您的人際加分了嗎？
我的好友數位達人阿寶哥，曾任我們青商總會副總會長，提到利用數位工具建立個人品牌的四個絕招。
a 24小時數位溝通管道建立:在社交場合結識朋友，拿到名片，24小時內發email或簡訊給對方，主動建立數位溝通管道
b 發行每月電子報：藉由每月一次電子報，傳遞自己的品牌訊息及專業，並讓親友可以了解自己的動態。平日就保持一定程 度的接觸，不需要沒事就打上三百通電話去跟每個人保持接觸。
c 經營個人部落格：利用電子報打造自己專業地位，並累積讀者群。
d.累積、循環並持續下去：簡單的事情，重複地做，讓時間的因素發酵。
永錫在上課後也深受啟發，也因此每天勤寫部落格，每月發行電子報，用一篇篇的文章，為好朋友們送上自己這個月精心思考的時間管理小禮物。
結語
真正的「人脈」，必須要有「友誼」的成分在其中，讓對方未來在「被你所用」的過程中，不但心甘情願，還有鞤助朋友的喜悅在裡面。(摘自《做個職場大紅人》，聯合文學出版，邱文仁著 )
以前上課時講師提到過一句化"要多築橋，少築牆"，我深以為然，這次寫電子報是因為好友蘋果核建議可以利用通訊錄及emails管理為題，好好寫篇文章，這一路寫下來，我蒐集了很多資料，問了許多親朋好友如何建立人脈資料庫，讓我自己受益良多。
想要落實黃金三原則，架構黃金通訊錄，確實要付出努力，但是也會有相當多的收穫，我也在此鼓勵大家好好運用通訊錄，打通自己人脈的任督二賣喔。
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☆ 張永錫 ( twhsi) 敬上 ☆ ～追求幸福的行動家～
時間管理講師
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