iGTD的介紹（3）不同圖標的意義時間管理健身房 63/100 @ twhsi的BLOG

2007-08-10 14:07 iGTD的介紹（3）不同圖標的意義時間管理健身房 63/100

下一步行動是GTD的重要單位，當我們集中注意力在現有的行動時，便可能增加效率。之前的文章提到批次處理是解決下一步行動的好方法，但是在iGTD要如何做到呢？這就是這篇文章的要旨。

使用iGTD一陣子之後，可能會發現，自己的行動清單和上圖紅色陰影處一樣，出現了一些小記號。一開始，我被這些符號迷惑了許久，不知道如何分辨，後來我也作了一些功課，整理了一份圖表，為大家做個介紹，先看一張總表。

下一步行動的英文叫做task，在iGTD中下一步行動有各種不同的表達方式，利用這些的方式，可以讓我們操控下一步清單的效率提昇。

--可以連結到場合及任務（參見iGTD第一篇文章）
--可以標示旗標
--可以標示someday/maybe事件
--可以標示授權給他人處理事件
--可以標示現在及未來事件

一開始我想，好複雜喔，怎麼有這麼多圖標，後來才發現，當我有上百個行動後，這些圖標，可以協助我迅速標示各種行動。透過iGTD的filter功能，減少自己需要檢視的行動數目（例如設定在未來的行動不出現等），很快的開始執行，或者當行動的內容改變後，迅速的找到要改變的行動，所以真的想精通iGTD的人請繼續加油喔，以下就對各個圖標作一一的介紹，這樣子就簡單多了。

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1 旗標符號
這個符號可以讓我們在一群行動中，標示出我覺得最重要的，並且讓自己一目了然，也就是MITs（Most Important Things）的概念。快速鍵是空白鍵，請試試看

您可以看出，那一個行動值得我們先瀏覽，立刻採取行動
左邊的場合檢視欄中，還會將標示旗標的行動數目，用橘底白字來顯示
（數字5，表示這一個場合檢視中，內含5個旗標事件）

也可以利用快速的filter視窗（在任一個檢視畫面task和note之間）
將上圖的"Flagged only"打勾，把有旗標符號的行動一次列出來

看所有最重要的事項都列出來了

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2 someday/maybe事件符號
當有些行動，我覺得只是自己的想法，還不一定要實行，這是我就加上這個符號，在GTD中屬於someday/maybe事件，中文叫做夢想清單。快速鍵是蘋果鍵＋shift鍵+M

當我們要檢視清單時，可以利用快速的filter視窗（在任一個檢視畫面task和note之間）

利用下拉式選單選擇"Maybe"項次即可

看，一次就全部列出來了，這就是我的夢想清單呢

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3 "wait for"圖標
在GTD有一個概念是"wait for"，有些行動，自己處理後，就要等待別人的回應，或者在有些狀況，我們需要授權給他人處理，這些行動，就可以分派到"wait for"清單，有時間時一起檢視，看看有沒有必要要關心一下別人處理的狀況，以免有預期之外的事情發生。快速鍵是蘋果鍵＋shift鍵+W

當我們要檢視清單時，也可以利用快速的filter視窗（在任一個檢視畫面task和note之間）

利用"To wait for"的項次，一次列出來

這樣子不是很明確可以追蹤我們交派他人的事項嗎？

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4 現在圖標

5 未來圖標

這是這篇文章中比較難理解的地方，iGTD有兩種日期的設定 start date及due date，中文可以翻譯成行動開始日期及行動截止日期。

未來，就是指行動開始日期在今天以後，這比較容易理解，

行動開始日期在未來，圖標就變成很像一般CD唱機上的快轉符號，橘子色表示行動截止日期在明天

現在，則有三種狀況
（1）沒有設定行動開始日期者，這在GTD中稱為ASAP (As soon as possible) NA，需儘快完成的行動
（2）設定行動開始日期為今天，這時行動會變成有點黑色、橘子色或紅色。（黑色表示無截止日期，橘子色表示行動截止日期在明天）
（3）設定設定行動開始是過去（表示這件事情已經在進行中），這時行動會變成有點紅色。
ps 顏色的邏輯可能有錯誤，還請大家指教

上圖是三種不同顏色的日期設定狀況，一次合乎我們的（1）（2）（3）原則
下圖就是設定日期的快速鍵，不是很好記，有時候會按錯