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我們之前提到幾次OPEN LOOP，但是從來沒有將，如何把open loop，放到外部工具的流程及工具講解清楚，<<Ready for Anything>>的第5及9章提到了相關的主題，我們也趁機將這個部份講一次，這裡面有些David Allen的理論，有些是我自己實做的經驗，大家可以參照<<Ready for Anything>>，結果第一，的書來看看。第五章，我著重在五個流程，第九章，我著重在六個資料庫。

第五章 GTD的五個流程

You must have the will to think.

--我的姑丈吳振和博士，很喜歡的話，是他Standford大學的教授送給他的。

GTD的五個流程是收集、加工整理、組織、行動及檢視，這五個流程其實是要把我們之前提過的open loop及腦海中許多的行動提示，清除到腦海以外的動作。

我們的大腦可以想像是一個容量有限的RAM（記憶體），如果我們把所有的承諾、約會、決定、懸而未決的事情等全部放到裡面，這樣子我們腦海理讓我們此時此課好好思考的空間就有限。

若是我們依照GTD的流程，將我們腦海中的open loop及這些行動提示，放外部的工具中，這樣子我們的大腦才能專注於眼前，好好思考當下我們要處理的這件事。

為了達到這個目的，我們就要收集所有的雜事，一一加工處理成行動，組織起來放到不同的行動提示系統（第九章會繼續討論），由行動提示系統中取出這段時間應改要作的行動，執行他，在每天、每週等定期，檢視我們作過的事情，並將改進的方法回饋到行動提示系統。平時有空時，也要不斷的更新系統，讓自己的系統和現實吻合，讓自己的內心，可以信任這個系統。持之以恆的採取上面的行動，您就可以成為一位時間管理的黑帶高手。

看到上面的紅字嗎？這些就是時間管理的流程，這些流程要一個個分開來作，每一個流程要當作是一個基本動作來做好。除此之外更新系統也很重要，系統更新包含了清空收件匣、更新下一步行動清單、更新任務清單等，每一次更新系統代表了我們對系統又增加了一次思考。

第九章 GTD的六個資料庫
在書中，David Allen一直要我們把事情記在外界的工具中，而不是記在頭腦裡面，但是那些東西要記在外部的工具中呢？我規劃了以下的六項，我稱為六個資料庫，前四項是david allen提到的，後兩項是我自己體驗出來的，第二到四項（下一步行動清單、任務清單、行事曆）合起來我取了一個名字，叫做行動提示系統。

1 收件匣
是我們雜事收藏的地方，還沒加工前的存放地點

2 下一步行動清單
已經加工過，並設定了場合及執行的時間，這部份的下一步行動事分成兩類

由雜事加工而來，這部份屬於水平檢視的部份，也就是只要做完這個行動，就不需要下一個行動

由任務而來，這部份屬於垂直檢視，也就是做完這個行動，會有其他的行動要作。

這兩部份的行動，我們用場合來組織，讓我們可以批次處理行動。

3 任務清單及其下一步行動
屬於垂直檢視的部份，也就是執行完一個行動後，還會有後續的行動。基本上，任務包含了三個部份，第一是預計任務的執行結果、第二是任務的下一步行動、第三是任務的支援資料。要有一些方式將之整合在一起（我目前是用mac上的一個程式IGTD，整合在我的macbook內），才不會花許多時間來回檢視.

4 行事曆
預定某一個時區內一定要作的事情，例如和女朋友約好要看電影的時間，在那段時間內絕對要作的事情

5 非線性的每日計畫表
我的每日計畫表，就需要每天事前看看行動提示系統（下一步行動清單、任務清單、行事曆），看那些事情一定要今天完成的，在有限的時間內，放入可以執行完的事情，這個過程我覺得很像剪輯影片的非線性剪接概念，在固定的時間長度內，放入不同的素材，完成一部感人的影片。

我們在一天的時間內，放入行事曆，某些下一步行動，推動某一些任務，將這一天變成一個有意義的一天，這就是非線性的每日計畫表。

6 晨間日記
這是我從日本的一本書"晨間日記的奇蹟"學來得，每天用excel來寫日記我已經寫了超過550天了，而這也就是每日檢視自己過的人生，並留下紀錄，以供檢視我也設定了每週檢視，及半年檢視，好好回頭省視自己的日記

 

結論

五個流程和六個資料庫結合起來，就形成了twhsi的時間管理系統，但是系統還需要搭配的工具，日後我們也會討論工具的問題。第五章時我們討論了五個流程的重要，第九章我們則討論了六個資料庫，這些原則讓我們把OPEN LOOP放在外部工具時能有有系統的方法來作，我們很快也會分享六到八章，介紹另一個概念"枝微末節的事項"。

 

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