成衣製造商德式馬企業 @ 資訊科技應用與實例 :: 隨意窩 Xuite日誌
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    201203081537成衣製造商德式馬企業
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    IT要和使用者站在同一陣線 德式馬導ERP克服少量多樣難題

    德式馬企業資訊中心經理陳宗偉讓IT和使用者站在同一陣線,降低使用者的抗拒,順利在2007年導入ERP系統

      企業導入資訊系統時,使用者的接受程度往往是影響導入成敗的關鍵,尤其是ERP系統,如何說服使用者放棄慣用的作業流程,來符合系統要求的操作,往往是IT部門的難題。不過,對老字號的成衣製造商德式馬企業而言,這個眾人的難題卻是他們最輕易完成的事,也是德式馬順利導入ERP的關鍵,德式馬企業資訊中心經理陳宗偉透漏其中的秘訣就是,「要讓使用者感覺到,IT和他們站在同一陣線。」
     
     
    成立超過30年的德式馬,是全球知名的平織女裝製造商。以臺灣接單,全球生產的製造模式,長期代工歐美知名服飾品牌,或是大型量販自有品牌的女裝產品,如GAPJ.CrewLane BryantTalbotsJCPenney百貨、Wal-Mart連鎖超市等。
     
     
    為了拓展全球市場,1986年後,德式馬開始將工廠外移,並陸續在多個國家設立據點。為了管理多國據點,1995年時,德式馬企業董事長黃華德決定發展電腦化,找來陳宗偉擔任德式馬的第一個MIS
     
     
    3年參與每一場業務會議,掌握產業知識
     
    剛開始,畢業於中原電子系的陳宗偉,只有電腦維護公司的從業經驗,對成衣業一竅不通。德式馬董事長的訓練方式是要求陳宗偉,參與每一個公司會議,而且要場場擔任會議記錄,這一做就記錄了3年。
     
     
    有時,國外廠主管回來參加業務會議,主管輪流開會,而陳宗偉則是從早記錄到晚全程參與,非常辛苦,但這樣努力的成果是甜美的,陳宗偉不僅了解了成衣業的產業知識,還熟悉了德式馬每一個內部業務和上下游供應鏈的運作流程等。這些經驗也成為他日後導入系統時的最大助力。
     
     
    德式馬從文件電腦化,進一步開始發展流程資訊化,1999年時,陳宗偉自行開發了第一套訂單控管系統,公司高層開始感受到流程e化的效益,擴大建置規模,在2000年採購了一套套裝成衣業資訊系統,來協助全球布局之用。
     
     
    雖然當時ERP系統已逐漸成熟,但陳宗偉發現,任何一套資訊系統都無法符合成衣業的需求。例如像製造業必備也是ERP系統最基本的物料需求單(BOM表),就完全不符成衣業的產業特性。
     
     
    在製造業的BOM表中,使用的每一種零件都有對應的料號,即使來自不同廠商的訂單,也可以套用固定的BOM範本,只是採用的零件和組裝不同。
     
     
    但是成衣業的情況截然不同,即使是兩張完全使用相同布料和配件的訂單,因為服飾設計的不同,剪裁、打摺、縫製位置的變化,都會讓這兩張訂單產生的BOM表不一樣,換句話說,每一張訂單都得建立新的BOM表,而且裡面的布料料號因為樣式的改變,無法使用原有的布料,料號當然也不能相同。
     
     
    再加上要描述一款衣服的訂單規格,包括了尺寸和顏色兩個維度,比一般製造業還多了一個向度,一張訂單要生產的貨品組合比當時的高科技製造業更加複雜。
     
     
    尤其,近十幾年來,服飾流行周期越來越短,往往一個流行風潮可能只有幾個月或甚至是幾周就過氣,女裝服飾更是必須不斷推陳出新,形成少量多樣的產業銷售型態,一種款式可能只製作數萬件,只有少數大單才會有10萬件的等級。所以,負責代工的德式馬必須能勝任各種設計的訂單需求,訂單管理的複雜度非常高。
     
     
    成衣業不只是複雜度的挑戰,還有快速變動的難題
     
    成衣業的挑戰不只是複雜度,還有變動。為了趕流行,女裝可銷售的時間很短,而且風潮一改,設計就要跟著改變,訂單也就隨時要能變動,甚至陳宗偉有遇過,訂單已經生產完畢,準備包裝出口的時候,還要修改設計,只好撤回產品打開包裝重新縫製。在2000年時,一般ERP系統都無法滿足成衣業的需求,只有產業專屬的成衣業資訊系統可用。
     
     
    有了資訊系統的輔助,德式馬順利展開全球布局,客戶遍及歐美,營收從1995年時的1,400萬美元,到了2006年時更超過了1億美元。
     
     
    不過,陳宗偉表示,隨著營收的增加,訂單量和採購量也變多,這套採用dBase資料庫的成衣業資訊系統,從2002年就開始出現資料庫效能和容量不足的問題,甚至到了2005年時,陳宗偉必須每天執行一次資料庫重整,才能維持當天的存取效能,有時也會發生資料庫當機的情況。所以,德式馬高層決定導入新的ERP系統。

    先整理公司SOP,了解知道企業的需求
    不過,下了決定,陳宗偉並沒有馬上展開系統評選的工作,反而花了足足1年的時間,先整理出全公司各項流程的標準作業程序(SOP)。他解釋,雖然德式馬累積多年已經有了一套作業方式,但各部門實際執行時,仍會因不同的需求或特殊考量,而逐漸有差異,尤其像是要控管訂單從生產到出口所有程序的業務人員,業務1部的員工和業務2部的員工即使每個人都執行相同的流程,但作法或執行順序上卻有個別實務上的調整而不同。

    陳宗偉認為,企業要先確定自己的需求,廠商才知道要提供什麼,若企業都不知道自己的需求,要來評選系統,等於是打迷糊仗,廠商和企業用戶雙方都只能互相猜測,無法判斷這套ERP是否合適。

    「你得知道你需要什麼,你才能做好這件事。這是我一直秉持的觀念。」陳宗偉說,而且有SOP之後,就能確立導入範圍,免得未來進入功能客製時,才發現還需要增加很多功能,導致專案規模越來越大而難以結案,這也是不少企業導入ERP專案失敗常見的原因。

    除此之外,德式馬是由執行董事帶頭,陳宗偉輔助,召集了所有人參與這一年的SOP制定與核對工作。陳宗偉解釋,這麼做的好處是,可以讓每一個人知道,未來ERP系統的模樣,每一個流程需要執行的動作有哪些,有助於降低使用者對系統導入的不安。

    釐清SOP了解需求,甚至撰寫出需求規格書之後,2006年,陳宗偉開始評選ERP系統,再度面臨ERP系統架構不符成衣業產業需求的難題。不管是哪一家的ERP系統,都無法100%符合德式馬的作業流程。

    最後,陳宗偉選擇採用了SAPBusiness One。一方面因為其他廠牌過於強調料號機制,但德式馬無法產生像製造業那樣的料號。另一方面,這套軟體的建置規模較小,陳宗偉打算用這套系統來滿足後端財務作業的需求就好,而自己客製所有前端流程作業需要的系統,來滿足成衣業特殊的少量多樣生產型態。從訂單輸入、生產,到請款為止,全程自行開發,等到請款完成後,再將相關資料匯入ERP系統,來進行會計和財務的分析和稽核。

    自行開發前端業務流程,確保作業彈性
    不過,為了降低自行開發的門檻,德式馬還是委外給SI廠商來開發第一版的前端流程系統,然後再由內部開發人員接手維護,並分段修改局部的系統功能,逐漸調整來滿足未來的作業需求和新功能。光是為了找出訂單資料允許異動的最佳彈性點,陳宗偉就花了不少功夫,例如讓業務人員可以自己修改訂單內容,即使在生產中,甚至到了要出口的時候,陳宗偉都允許業務人員可以自行修改訂單內容,而不是像一般ERP系統,訂單完成後無法任意變更,必須經過一定變更程序才能修改資料。他說,這麼做才能滿足成衣業產業複雜又變動的特性,「系統要能適應客戶要求,才能成功導入。」

    甚至為了更符合工廠作業的需要,陳宗偉特別派了一個IT人員,進駐到工廠參與生產作業長達7個月,實際了解使用者端發生的情況和運用系統時的問題或需要,再回頭來修改系統功能,甚至是自己重新改寫整套子系統。

    就像當年陳宗偉花了3年時間記錄所有業務會議的過程,他認為,IT人員必須長時間貼近現場,才能了解第一線人員的感受。但是,IT人員進入現場,要做的事情和現場的成衣作業人員不同,IT要從實際參與的過程中,有邏輯地歸納出現場作業的方法,形成SOP,作為未來系統開發的參考。不是要學會如何縫製衣服,是要歸納出縫製作業的流程邏輯。

    這套ERP系統在2007715日正式上線,但是陳宗偉用了1年時間來修改和調校系統,讓臺北總部作業順暢之後,再擴大導入到海外工廠,逐廠導入的過程中,他還是不忘時時檢視流程是否符合需求,甚至重新改寫了一些原有前端作業的系統。直到2011年,才完成所有工廠的導入。相當於花了5年時間,才完成這套ERP系統的導入。

    成功導入之後,也讓德式馬營運資訊充分透明化。原本海外工廠的營運資訊要花上12周才能彙整完成回報總部,而且不時還有誤差。現在總部很容易就能隨時掌握全球產線的生產動態。系統也能預先稽核訂單排程是否會發生問題,未來6個月的產能是否穩定等。各部門得到的營運資訊也能一致,不會因時間落差造成過時資訊,而影響決策和產生人員爭執。甚至可以依據品牌業者提供的銷售資訊,來預測生產數量,提供按需生產的DCMDemand Chain Management)供貨模式,能在品牌商所屬國內供貨,減少品牌商庫存成本,提高了爭取訂單的競爭力。

    許多ERP專案因使用者抗拒改變而失敗,但德式馬幾乎沒有感受到使用者端的阻力。為了向使用者說明,陳宗偉帶領IT親上第一線,長期深入現場感受使用者的處境,具備與使用者溝通的產業知識,並邀請使用者共同參與IT建置歷程,看見系統未來的樣貌,甚至導入時會花好幾個禮拜的時間,親自示範來帶著使用者一起操作系統,讓他們清楚感受到系統的效益而願意接受。

    陳宗偉說,MIS要能清楚地讓使用者了解,IT不是來找使用者的麻煩,而是要幫助使用者,「IT要讓使用者知道,IT是和他們站在同一陣線,這是成功導入資訊系統的關鍵。」也是他16年來帶領德式馬IT最重要的心法。文王宏仁

    德式馬企業
                           
    成立時間:1975
    業務介紹: 平織女裝製造,以臺灣接單全球生產模式,提供成衣代工製造與代工設計
    董事長:黃華德
    營收:約1.5億美元
    員工人數:全球約8千人,臺北總公司約150

    直屬主管:執行董事
    資訊部門名稱:資訊中心
    資訊部門人數:6
    資訊部門分工:程式開發2人、內部電腦管理1人、工廠導入2

    IT
    部門大事紀:
    ● 1996
    年:開始進行文件電腦化
    ● 1999
    年:開始建立第一套訂單資訊系統
    ● 2000
    年:德式馬展開全球布局,也購買了第一套成衣業資訊系統,來協助海外據點的營運發展
    ● 2001
    年:導入電腦打版,讓生產時程縮短了3
    ● 2004
    年:導入VoIP
    ● 2005
    2006年:建立企業內部作業SOP並釐清ERP需求
    ● 2007
    715日:SAP ERP Business One上線
    ● 2011
    年:完成海外各據點ERP系統導入

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