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    200710111857函數應用基礎

    一、函數應用基礎

     

     

    ( ) 函數和公式

     

     

    1 .什麼是函數 

    Excel 函數即是預先定義,執行計算、分析等處理資料任務的特殊公式。以常用的求和函數SUM 為例,它的語法是

    SUM(number1,number2,......)”。其中“SUM”稱為函數名稱,一個函數只有唯一的一個名稱,它決定了函數的功能和用途。函數名稱後緊跟左括弧,接著是用逗號分隔的稱為參數的內容,最後用一個右括弧表示函數結束。 

    參數是函數中最複雜的組成部分,它規定了函數的運算物件、順序或結構等。使得用戶可以對某個單格或區域進行處理,如分析存款利息、確定成績名次、計算三角函數值等。 按照函數的來源,Excel 函數可以分為內置函數和擴展函數兩大類。前者只要啟動了Excel 用戶就可以使用它們;而後者必須通過單擊“工具→增益集”功能表命令載入,然後才能像內置函數那樣使用。 

     

    2 .什麼是公式 

    函數與公式既有區別又互相聯繫。如果說前者是Excel 預先定義好的特殊公式,後者就是由用戶自行設計對工作表進行計算和處理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”為例,它要以等號“=”開始,其內部可以包括函數、引用、運算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函數,“A1”則是對單格A1 的引用(使用其中存儲的資料),“26”則是常量,“* 和“+”則是算術運算符(另外還有比較運算符、文本運算符和引用運算符) 

    如果函數要以公式的形式出現,它必須有兩個組成部分,一個是函數名稱前面的等號,另一個則是函數本身。 

     二) 函數的參數

    函數右邊括弧中的部分稱為參數,假如一個函數可以使用多個參數,那麼參數與參數之間使用半形逗號進行分隔。參數可以是常量(數位和文本)、邏輯值(例如TRUE FALSE)、陣列、錯誤值(例如#N/A)或單格引用(例如E1:H1) 甚至可以是另一個或幾個函數等。參數的類型和位置必須滿足函數語法的要求,否則將返回錯誤資訊。 

     

    1. 常量 

    常量是直接輸入到單格或公式中的數位或文本,或由名稱所代表的數位或文本值,例如數位“2890.56”、日期

    2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式計算出的結果都不是常量,因為只要公式的參數發生了變化,它自身或計算出來的結果就會發生變化。

    2. 邏輯值 邏輯值是比較特殊的一類參數,它只有TRUE()

    FALSE()兩種類型。例如在公式“=IF(A3=0,"",A2/A3)”中,“A3=0”就是一個可以返回TRUE()FALSE()兩種結果的參數。當“A3=0”為TRUE()時在公式所在單格中填入“0”,否則在單格中填入“A2/A3”的計算結果。 

     

    3. 陣列 

    陣列用於可產生多個結果,或可以對存放在行和列中的一組參數進行計算的公式。Excel 中有常量和區域兩類陣列。前者放在“{}(按下Ctrl+Shift+Enter 組合鍵自動生成)內部,而且內部各列的數值要用逗號“,”隔開,各行的數值要用分號“;”隔開。假如你要表示第1 行中的567889 和第2 行中的907680,就應該建立一個2 3 列的常量陣列“{56,78,89;90,76,80} 區域陣列是一個矩形的單格區域,該區域中的單格共用一個公式。例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作為陣列公式使用時,它所引用的矩形單格區域“B1:B3,A1:A3”就是一個區域陣列。 

     

    4 .錯誤值

    使用錯誤值作為參數的主要是資訊函數,例如“ERROR.TYPE”函數就是以錯誤值作為參數。它的語法為

    ERROR.TYPE(error_val)”, 如果其中的參數是#NUM!,則返回數值“6”。 

     

    5. 單格引用

    單格引用是函數中最常見的參數,引用的目的在於標識工作表單格或單格區域,並指明公式或函數所使用的資料的位置,便於它們使用工作表各處的資料,或者在多個函數中使用同一個單格的資料。還可以引用同一工作簿不同工作表的單格,甚至引用其他工作簿中的資料。 根據公式所在單格的位置發生變化時,單格引用的變

    化情況,我們可以引用分為相對引用、絕對引用和混合引用三種類型。以存放在F2 單格中的公式“=SUM(A2:E2)”為例,當公式由F2 單格複製到F3 單格以後,公式中的引用也會變化為“=SUM(A3:E3)”。若公式自F 列向下繼續複製,“行標”每增加1 行,公式中的行標也自動加1。如果上述公式改為“=SUM($A $3:$E 3)”, 則無論公式複製到何處,其引用的位置始終是“A3:E3”區域。混合引用有“絕對列和相對行”,或是“絕對行和相對列”兩種形式。前者如“=SUM($A3:$E3)”,後者如“=SUM(A$3:E$3)”。 上面的幾個實例引用的都是同一工作表中的資料,如果要分析同一工作簿中多張工作表上的資料,就要使用三維引用。假如公式放在工作表Sheet1 C6 單格,要引用工作表Sheet2 的“A1:A6”和Sheet3 的“B2:B9”區域進行求和運算,則公式中的引用形式為“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是說三維引用中不僅包含單格或區域引用,還要在前面加上帶“!”的工作表名稱。 假如你要引用的資料來自另一個工作簿,如工作簿Book1 中的SUM 函數要絕對引用工作簿Book2 中的資料,其公式為“=SUM([Book2]Sheet1! SA S1: SA S8,[Book2]Sheet2! SB S1: SB S9)”,也就是在原來單格引用的前面加上 [Book2]Sheet1!”。放在中括弧裏面的是工作簿名稱,帶“!”的則是其中的工作表名稱。即是跨工作簿引用單格或區域時,引用物件的前面必須用“!”作為工作表分隔符號,再用中括弧作為工作簿分隔符號。不過三維引用的要受到較多的限制,例如不能使用陣列公式等。 提示:上面介紹的是Excel 默認的引用方式,稱為“A1引用樣式”。如果你要計算處在“宏”內的行和列,必須使用“R1C1 引用樣式”。在這種引用樣式中,Excel使用“R”加“行標”和“C”加“列標”的方法指示單格位置。啟用或關閉R1C1 引用樣式必須單擊“工具→選項”功能表命令,打開對話方塊的“常規”選項卡,選中或清除“設置”下的“R1C1引用樣式”選項。由於這種引用樣式很少使用,限於篇幅本文不做進一步介紹。 

     

    6. 嵌套函數

    除了上面介紹的情況外,函數也可以是嵌套的,即一個函數是另一個函數的參數,例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1"

    RIGHTB(E2,1)="3"RIGHTB(E2,1)="5"RIGHTB(E2,1)="7"RIGHTB(E2,1)="9"),"","")”。其中公式中的IF 函數使用了嵌套的RIGHTB 函數,並將後者返回的結果作為IF 的邏輯判斷依據。 

     

    7. 名稱和標誌

    為了更加直觀地標識單格或單格區域,我們可以給它們賦予一個名稱,從而在公式或函數中直接引用。例如

    B2:B46”區域存放著學生的物理成績,求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在給B2:B46 區域命名為“物理分數”以後,該公式就可以變為“=AVERAGE(物理分數)”,從而使公式變得更加直觀。 給一個單格或區域命名的方法是:選中要命名的單格或單格區域,滑鼠單擊編輯欄頂端的“名稱框”,在其中輸入名稱後回車。也可以選中要命名的單格或單格區域,單擊“插入→名稱→定義”功能表命令,在打開的“定義名稱”對話方塊中輸入名稱後確定即可。如果你要刪除已經命名的區域,可以按相同方法打開“定義名稱”對話方塊,選中你要刪除的名稱刪除即可。 由於Excel 工作表多數帶有“列標誌”。例如一張成績統計表的首行通常帶有“序號”、“姓名”、“數學”、“物理”等“列標誌”(也可以稱為欄位),如果單擊“工具→選項”功能表命令,在打開的對話方塊中單擊“重新計算”選項卡,選中“工作簿選項”選項組中的“接受公式標誌”選項,公式就可以直接引用“列標誌”了。例如“B2:B46”區域存放著學生的物理成績,而B1 單格已經輸入了“物理”字樣,則求物理平均分的公式可以寫成“=AVERAGE(物理)”。 需要特別說明的是,創建好的名稱可以被所有工作表引用,而且引用時不需要在名稱前面添加工作表名(這就是使用名稱的主要優點),因此名稱引用實際上是一種絕對引用。但是公式引用“列標誌”時的限制較多,它只能在當前資料列的下方引用,不能跨越工作表引用,但是引用“列標誌”的公式在一定條件下可以複製。從本質上講,名稱和標誌都是單格引用的一種方式。因為它們不是文本,使用時名稱和標誌都不能添加引號。 

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