201208132356Google表單x Word 信件合併= 簡易大宗郵件寄件教學(圖文教學)

這邊假定每個人家裡都有word和excel和google帳號,而且有以下物品:

 

大小適合的信封、一台印表機、一本大宗郵件單子、一疊寄件條碼貼紙、一個膠帶台(可省略,如果你的信封買上面已經有雙面膠的那種就不用膠帶了)、一個印刷物印章(可有可無)。

 

如果沒有,那本教學並不適合你,還是另外想辦法吧!

 

步驟一:尋找大宗郵件指定局

請先去郵局網站查詢你家附近的郵局是不是大宗郵件指定局,如果不是,附近也找不到大宗郵件指定局的話那麼步驟會稍微不同,留到後面再說w

 

 



 



如果是的話請跟他拿大宗郵件的單子和貼紙




至於印刷物印章如果寄的東西都是印刷物(書、漫畫、通知信等)的話個人是建議準備一個,有的郵局會要求蓋「印刷物」的章,有的不會。


大宗貼紙我家這邊是只有藍色字啦,似乎還有紅色跟黑色字(郵資付款狀態不同),這個可以跟郵局人員問問看,我家這邊是拿藍字貼紙貼好再一起去櫃台寄件付錢就可以了w

 

 

步驟二:建立GOOGLE表單

好的,郵局部分確定沒有問題之後我們開始從GOOGLE表單下手!

 

請先登入GOOGLE帳號,並選擇文件服務:

 

 

 

建立一個給收件人填寫的表單這樣地址出錯就不關你的事


 

 

編輯頁面下方的這一列:


 

就是你表單的網址啦!把這個網址給別人他就可以填寫表單~

如果忘記把這個網址記下來,進入後台EXCEL畫面的話不用緊張,只要選表單→前往即時表格他就會到填寫頁面了☆

編輯好記得按右上角的儲存,然後就可以關掉編輯畫面了。

 

這時候在後台會看到這種畫面:

 

點檔案名稱進去就可以看到收件者填寫的結果:

 

 

這邊GOOGLE表單有個缺點,就是第一個字不能顯示為"0",他會把你的0吃掉,導致手機號碼永遠少一號.......

這邊的解決方式有二:

一、請把電話號碼中間加橫槓,例如:09XX-XXX-XXX 這樣填寫,就能夠正常顯示號碼。

 

二、把儲存格格式改為純文字,這樣輸入什麼就是什麼,唯一缺點就是這樣的數字不能進行函數計算。

 

 

 

 

步驟三:匯出GOOGLE表單

等收件者都填寫好之後就可以把表單匯出啦!




 

請選擇XLS或CSV檔,因為接下來要搭配WORD信件合併使用。

順帶一提,CSV檔可以匯入成為電子郵件的通訊錄,如果用GOOGLE表單蒐集了大量的電子郵件,要一次寄信的話可以將表單匯出為CSV檔案,再匯入到自己的信箱裡w

 

 

步驟四:調整WORD版面(以WORD 2007示範)

好的,現在我們有一個xls檔,一疊貼紙,和一疊信封,要怎麼快速的把信封搞定呢?

請先測量你的信封大小,將WORD版面調整成信封的尺寸:

 


 

 

 

然後調整邊界,注意封口的地方要多留一點,地址也不要太靠邊,以免內容物放進去把信封擠變形反而看不到地址:


 

雖然信件合併裡面也有個「信封」的選項,不過他的SIZE(可以自訂)跟邊界設定很討厭,沒有直接設定版面來的快。

 

 

設定好之後四個角角中間的區域就是我們可以打字的地方了:

 

 

 

把信封上不會變動的部分先打上去:


這邊請特別注意信封書寫規格(採自郵局網頁):

 




請注意收件人跟寄件人的填寫區域!不然可能寄了老半天又寄回家XDDD

 

其他部分暫時留白備用。

 


這邊雖然可以使用WORD函數來讓收件人欄位顯示為先生或女士,但是那樣會變成GOOGLE表單必須先做一個性別的欄位,WORD裡才能夠使用IF函數去變動(IF 性別=男,先生,OR=小姐)這種東西.........

特別問別人性別也怪怪的,所以用最保守的「先生/小姐 收」,也避免有些中性的名字看不出性別XD



步驟五:匯入名單,進行信件合併

WORD 2007跟2010的信件合併操作模式差不多,介面也放在外面比較好找,對於從來沒使用過信件合併的人來說,應該比2003貼心一點?

 

上面的功能標籤區請選到郵件,然後啟動信件的合併列印(不是信封喔!)


那個逐步合併列印精靈就是2003傳統的一步一步帶你做這樣w

按下去之後word不會有任何反應是正常現象,接下來就是選他旁邊的選取收件者,使用現有清單,選擇剛剛的XLS或是CSV檔案:





WORD信件合併其實也接受WORD表格的檔案(ACCESS資料庫吃不吃我就不清楚,因為我不會用XD)

只是這篇主要教學是把WORD跟GOOGLE表單做結合,所以以XLS和CSV檔案為主。


如果選擇匯入XLS檔案,他會叫你選要使用哪個工作表?因為基本上GOOGLE就是簡易版的EXCEL,所以同樣會有工作表的問題:





選好你要的那個之後按下確定,接著進行下一步,編輯收件者清單:





可以選擇哪些人匯入、哪些人不要,甚至還可以合併重複的收件者:





通通按好之後你的WORD畫面還是不會有任何反應是正常現象,因為重點是插入合併欄位這個動作

所以你的表格欄位一定要有名稱(不過從GOOGLE表單來的我相信欄位都有名稱)






點下去之後你會發現游標反白後出現了附帶灰底的字,這樣就是匯入成功了!


接下來點隔壁的預覽結果就可以看到《姓名》函數的地方換成每個收件人的資料:




箭頭可以選擇上一個收件人或下一個。




看完之後為了保險起見請按完成合併→編輯個別文件




可以選哪些要合併哪些不要:





按下去之後會跳出一個新的WORD檔:





請檢查一下是不是有遺漏?有時候WORD會瘋瘋癲癲的沒把全部資料合併進來.........

把原本那個檔案先儲存之後再重新完成合併可能可以解決這個問題,不過每人電腦狀況不同不敢保證。



 

步驟六:列印信封及寄件

檔案確定都可以了之後請打開你的印表機,把你的信封塞進去列印,這樣就完成了w

原則上五封以上的信件就算大宗郵件,就必須填寫以下單子(一式二份,一份你自己留著,一份給郵局,是複寫紙材質):

 

 

 

 

所謂掛號號碼則是搭配貼紙來看:

 

那個088091就是掛號號碼,下一封就是092、093一直下去.........

姓名欄位填寫收件人,地址部分填寫郵遞區號即可

如果是印刷物後面記得要打勾,印刷掛號會比一般掛號便宜一點w

至於信件追蹤碼則是貼紙下面那一串 088091 200024 18

如果你拿到的貼紙跟我的不一樣(我這個很早之前拿起來放的,現在不確定還是不是這種)

那麼就跟郵局人員問一下他們的郵局局號跟信件種類碼(上面單子左上角的格子),整串丟給收件人他就可以查詢了w

如果很不幸的附近沒有大宗郵件指定局,那掛號號碼直接空白,交給郵局人員,有的還是會弄出大宗單給你,有的則是一張一張掛號這樣。


原則上大宗郵件的信件內容物應該都差不多,如果其中幾個不一樣的要特別挑出來秤重

還有保險起見,每個信封後面最好另外按照順序寫編號,091寫1,092就寫2這樣,郵局人員就算看單子眼花,也可以用你後面寫的編號排序信件


一整疊丟給郵局櫃台,然後一起付錢就可以了,有沒有很簡單呢☆

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一個很懶的傢伙,能不出門就不出門.........

你可以約我出來玩,不過千萬不要讓我千里迢迢的跑到外面去,可是卻做一件非常沒有意義的事= =+.......

喜歡晴天,可是我很怕光.....

活躍時間與溫度:26~29℃,晚上八點到凌晨兩點。:)

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